Trong cuộc sống, việc mắc sai lầm là điều đương nhiên. Khi đó, xin lỗi là việc đầu tiên cần làm. Với hầu hết mọi người, xin lỗi là một việc khó, vì nói lời xin lỗi thường đem lại cho mọi người cảm giác xấu hổ và cảm thấy như mình đã làm sai một điều gì đó, gây ảnh hưởng không tốt đến người khác. Tuy nhiên, nói lời xin lỗi lại là một việc rất quan trọng trong văn hoá Nhật, đặc biệt là trong môi trường làm việc. Hôm nay, hãy cùng Tomoni tìm hiểu rõ hơn về nét văn hoá đặc biệt này nhé.
Gặp mặt trực tiếp: trực tiếp gặp mặt để nói lời xin lỗi có thể khiến bạn cảm thấy cực kỳ lúng túng nhưng điều đó hoàn toàn có thể thông cảm được thậm chí còn mang lại hiệu quả cao. Thông thường, nếu bạn nói chuyện với ai đó với khuôn mặt “đỏ rần” là việc rất thất lễ nhưng trong trường hợp này nó sẽ giúp ích cho bạn hơn.
Xin lỗi qua điện thoại: Về cơ bản, nên gặp trực tiếp đối phương để xin lỗi. Nhưng trong nhiều trường hợp, để truyền đạt lời xin lỗi đến đối phương một cách nhanh chóng thì nói lời xin lỗi qua điện thoại cũng là một giải pháp chấp nhận được. Trong trường hợp này, nên chú ý đến biểu cảm trên khuôn mặt (ngay cả khi bạn chỉ gọi thoại thông thường), vì biểu cảm trên khuôn mặt sẽ ảnh hưởng đến tone giọng, độ lớn nhỏ và cả hơi thở của bạn khi nói. Do đó, sẽ dễ dàng trong việc thể hiện thành ý xin lỗi hơn.
Xin lỗi qua email: Trong trường hợp buộc phải xin lỗi bằng email, nên chọn phong cách gần với ngôn ngữ nói thay vì viết một email đúng quy cách từng câu từng chữ để thể hiện rõ những chi tiết mang sắc thái xin lỗi hơn.
Trình tự khi nói lời xin lỗi
Nhận trách nhiệm và nói lời xin lỗi: Trước hết, cần nhận ra phần lỗi của mình, và nói lời xin lỗi một cách chân thành tới đối phương.
| 申し訳ありませんでした | Tôi thành thật xin lỗi. |
Cách khắc phục: Sau khi nói lời xin lỗi, để hạn chế thiệt hại đến mức thấp nhất và nhanh chóng giải quyết vấn đề hãy nêu lên cách khắc phục.
| 今回の対応策ですが… | Về cách khắc phục… |
Giải thích một cách chi tiết nếu cần thiết: kế tiếp hãy nói đến nguyên nhân dẫn đến lỗi lầm. Không nên nói điều này quá sớm vì sẽ mang lại cảm giác bạn đang ngụy biện.
| 今回、このようなことになった経緯ですが、… | Về chi tiết của vấn đề lần này… |
Giải pháp cần thiết để tránh lặp lại sai lầm: Cuối cùng, hãy nêu lên hướng giải quyết để lần sau không mắc phải những lỗi tương tự.
| 今後は、このようなことがないようにシステムを改善するようにさせていただきます。 | Chúng tôi sẽ cải tiến hệ thống để không lặp lại những lỗi như thế này nữa |
Cùng xem 2 ví dụ bên dưới
| Ví dụ 1 | Ví dụ 2 |
| 今回は○○の理由でウチの部署とそちらの連絡ミスで……。対応策ですが、今後は連絡を文書で行うようにしませんか？ | この度ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。そちらの要件をすぐに対応いたします。今回のミスの経緯ですが、…このようなことがないように連絡システムを改善して、今後は文書で連絡するようにさせていただければと思います。 |
Rõ ràng ở ví dụ đầu tiên, người nói chỉ tập trung giải thích nguyên nhân, điều này làm cho người nghe cảm giác lời xin lỗi khá qua loa, chưa đủ thành ý. Còn ở ví dụ thứ hai người nói đã nói lời xin lỗi và nhận trách nhiệm trước, sau đó mới nêu lên cách khắc phục, chi tiết vấn đề và giải pháp cần thiết để tránh lặp lại sai lầm nên người nghe sẽ dễ thông cảm hơn.
Những điều cần tránh khi xin lỗi
Im lặng: nếu bạn im lặng có thể khiến đối phương hiểu lầm là bạn đang trốn tránh trách nhiệm. Do đó, dù bạn có cực kỳ bối rối hay hoảng sợ thì việc chỉ “à, ừm vv…” cũng tốt hơn giữ im lặng.
Sử dụng từ ngữ gây hiểu lầm: trong quá trình làm việc, thỉnh thoảng bạn sẽ gặp trường hợp bị phàn nàn vì những lý do không hiểu nổi (Ví dụ: khách hàng hiểu lầm điều bạn muốn truyền đạt vv…). Dù trong trường hợp này bạn cũng không nên sử dụng 誤解(ごかい)を与えてしまって申し訳ありません. Vì những cụm từ như 誤解 cũng mang sắc thái “tôi không sai, chỉ do bạn hiểu lầm”, điều này sẽ chỉ làm đối phương giận hơn mà thôi. (Bạn có thể dùng ご心配(しんぱい)をおかけしてしまい/不快(ふかい)な思いをさせてしまい申し訳ありません)
Giải thích nguyên nhân quá nhiều có thể gây phản tác dụng: trong nhiều trường hợp, việc giải thích nguyên nhân dẫn đến lỗi lầm là cần thiết nhưng không nên nói quá nhiều và nói trước khi nói lời xin lỗi. Vì điều này sẽ khiến bạn dễ bị hiểu lầm là đang ngụy biện mà không có ý thức nhận lỗi.
Nói lời xin lỗi là một nét đẹp trong văn hóa Nhật Bản, nói lời xin lỗi không quan trọng về mặt “ngôn ngữ” mà quan trọng ở “thành ý” và “thái độ” của người xin lỗi. Nó thể hiện tinh thần trách nhiệm của bạn với công việc đang làm và những người bạn làm việc cùng. Vì vậy, đừng ngần ngại khi phải nói lời xin lỗi mà hãy cùng tìm hiểu “làm thế nào để nói lời xin lỗi phù hợp với văn hóa Nhật Bản” nhé.
Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.
Bình luận