Sau phần I của bài viết tìm hiểu chung về visa quản lý – kinh doanh, Tomoni đã nhận được khá nhiều câu hỏi của các bạn muốn tìm hiểu thêm các vấn đề chi tiết hơn xoay quanh loại visa này như: các giấy tờ cần thiết để xin visa, vấn đề gia hạn sau khi được cấp visa lần đầu, việc chuyển đổi quốc tịch sau khi lấy visa kinh doanh,….

   Vì thế, hôm nay Tomoni xin đi vào giới thiệu chi tiết hơn về loại visa này để các bạn tiện cân nhắc, tìm hiểu nhé. 

Tìm hiểu về visa kinh doanh tại Nhật (Phần 1)

   Visa kinh doanh được chia làm 4 loại dựa theo bạn sẽ kinh doanh, quản lý công ty quy mô như thế nào.

Category 1

Nếu công ty của bạn thuộc 1 trong những quy định sau thì sẽ được xem là doanh nghiệp lớn, các tổ chức công cộng, sẽ dễ xin được visa hơn.
(1) Công ty lên sàn chứng khoán của Nhật
(2) Công ty ngành bảo hiểm
(3) Các doanh nghiệp thuộc quản lý của nhà nước, địa phương (VN) muốn mở chi nhánh tại Nhật
(4) Các dịch vụ công cộng phục vụ công ích được nước Nhật, địa phương Nhật công nhận

Category 2

Trong bảng báo cáo kê khai và điều chỉnh thuế cuối năm của năm trước đó của công ty, tổng số của phần khấu trừ thuế trong phần tổng thu nhập và thuế trong năm là hơn 1,500 vạn yên.

Category 3

Công ty có nộp bảng báo cáo kê khai và điều chỉnh thuế cuối năm, và tổng số của phần khấu trừ thuế trong phần tổng thu nhập và thuế trong năm dưới 1,500 man yên.
(Thường các công ty gia hạn lần 2 trở đi là thuộc category 3)

Category 4

Không thuộc bất cứ category nào ở trên
(Thường thì xin thành lập công ty lần đầu tiên là thuộc category 4)

   Những giấy tờ cần thiết bạn có thể xem trên trang web chính thức của cục XNC tại link này

   Khác với các loại visa thông thường khác như visa lao động hay visa đoàn tụ gia đình,…chỉ đòi hỏi các giấy tờ của cá nhân, các giấy tờ để nộp xin visa quản lý- kinh doanh khá phức tạp (đặc biệt là các công ty thuộc category 3 hoặc 4), lại đi kèm theo khá nhiều thủ tục đòi hỏi trình độ chuyên môn cao như: đăng ký mã số kinh doanh, trình giấy thông báo trả lương cho nhân viên, nộp thuế cho cục thuế, trình bản kế hoạch kinh doanh,…nên đa số mọi người thường đều nhờ qua các văn phòng luật (行政書士事務所) . 

   Văn phòng luật MPHOUMU thuộc MPKEN Group cũng có tư vấn làm thủ tục này (có phí), nếu muốn tìm hiểu thêm bạn có thể  liên hệ tại: http://www.mphoumu.com hoặc gọi tới SDT: 03-3556-2348 để được tư vấn chi tiết hơn. 

   Ban đầu, khi đã có đủ giấy tờ, cơ sở vật chất cần thiết để xin chuyển visa quản lý- kinh doanh loại 4 tháng sang loại dài hạn hơn (các thời hạn visa có thể xin: 5 năm, 3 năm, 1 năm, 4 tháng, 3 tháng), Cục xuất nhập cảnh sẽ cho bạn visa 1 năm cho lần đầu tiên. Việc bạn có thể gia hạn visa vào các năm tiếp đó nữa hay không phụ thuộc rất lớn vào kết quả kinh doanh- hoạt động của công ty bạn trong một năm đầu tiên này.

   Để có thể tiếp duy trì công ty, doanh nghiệp tại Nhật thì có 2 điểm đặc biệt cần lưu ý, đó là “đảm bảo sự tồn tại của văn phòng” và “tính liên tục của doanh nghiệp”. 

   Theo luật, để thành lập công ty thì bắt buộc phải có văn phòng riêng, trụ sở riêng, phải có những thiết bị dành để phục vụ cho công việc như bàn ghế, máy tính, máy in, máy fax,… Phải đạt được 2 điều đó mới chứng minh được là bạn đảm bảo được sự tồn tại của văn phòng.

   Tuy nhiên, nếu văn phòng đó chỉ được thuê ngắn hạn, tính theo tháng, những xe bán đồ ăn không chuyên có thể dễ dàng bỏ đi sẽ bị xem là không có “tính liên tục của doanh nghiệp”, bạn hãy chú ý đến điểm này nhé.

   Bạn phải đạt được những yêu cầu sau:

– Có văn bản, giấy tờ chứng minh mục đích thuê là dùng để làm văn phòng
– Thuê văn phòng bằng tên công ty
– Người cho thuê hiểu và chấp nhận là văn phòng này sẽ được sử dụng bởi công ty này

   Vì ở Nhật, khi thuê nhà thì trong các hợp đồng thường có điều kiện ghi là “Ngoài mục đích sinh hoạt hàng ngày sẽ không sử dụng vào mục đích khác”, vì vậy bạn phải chắc chắn là hợp đồng của bạn cho phép dùng căn phòng này với mục đích làm văn phòng.

– Được người cho thuê chấp nhận việc sử dụng căn phòng này với mục đích vừa làm nơi ở vừa làm văn phòng
– Có phòng tách biệt với phòng ở, có các thiết bị phục vụ cho công việc như bàn ghế, máy tính, máy in, máy fax…
– Có giấy tờ chứng minh, hóa đơn thanh toán các khoản điện nước (công ty bao nhiêu %, người ở bao nhiêu %)
– Có bảng tên, biển hiệu của công ty treo ở ngoài

   Nếu như bạn thuê phòng này để ở trước rồi sau đó muốn dùng nó để làm văn phòng, thì sẽ được xem như là bạn (người thuê nhà), cho một công ty khác thuê một phần của phòng mình để làm văn phòng, đây gọi là 転貸 てんたい. Ở Nhật hầu như họ không cho phép 転貸, bạn phải có sự đồng ý của chủ nhà (người cho thuê), chủ nhà hiểu và chấp nhận, đồng ý cho bạn sử dụng căn phòng này với mục đích làm văn phòng.

   Ngoài ra, việc có bảng tên, biển hiệu cũng là một trong những điểm quan trọng để chứng minh “sự tồn tại của văn phòng”.

Ví dụ 1: Bạn A xin gia hạn visa để được kinh doanh quán ăn tại nhà. Trong hợp đồng nhà tuy ghi là “dùng cho mục đích sinh hoạt hàng ngày”, nhưng chủ nhà, người cho thuê biết và đồng ý cho bạn A sử dụng làm quán ăn.
→ Đảm bảo được sự tồn tại của văn phòng

Ví dụ 2: Bạn B nộp đơn gia hạn để tiếp tục công ty thiết kế. Tuy nhiên trong quá trình cục XNC kiểm tra thì phát hiện ra người đứng tên thuê văn phòng trong giấy tờ không phải là bạn B (giám đốc) cũng không phải là tên công ty, mà là một trong những nhân viên của công ty, thêm vào đó cũng không rõ chủ nhà có cho phép sử dụng căn phòng này để làm văn phòng hay không.
→ Không đảm bảo được sự tồn tại của văn phòng

Ví dụ 3: Bạn C xin gia hạn visa để làm công ty về buôn bán online. Tòa nhà có sẵn cửa sau cho phòng riêng, cửa trước cho văn phòng, có biển hiệu ở cửa, trong văn phòng có bàn ghế làm việc, máy tính, điện thoại, máy in.
→ Đảm bảo được sự tồn tại của văn phòng

Ví dụ 4: Bạn D nộp giấy gia hạn visa để tiếp tục với công ty game của mình. Tuy nhiên khi vào kiểm tra địa chỉ trong giấy tờ thì ngoài dụng cụ sinh hoạt cá nhân hàng ngày, không có các máy móc khác phục vụ cho công việc, cũng không có bảng lương, bảng làm việc của nhân viên, ở ngoài cũng không có để biển hiệu cho biết đây là văn phòng.
→ Không đảm bảo được sự tồn tại của văn phòng

   Ngoài việc có trụ sở, văn phòng riêng thì doanh nghiệp, công ty của bạn cũng phải phát triển, có tính tương lai về sau thì cục XNC mới có lý do để tiếp tục cho bạn gia hạn visa.

   Việc có đảm bảo được tính liên tục của doanh nghiệp hay không sẽ được dựa trên sự đánh giá hồ sơ tổng quát tất cả các hoạt động của công ty, chứ không chỉ dựa vào bảng quyết toán, báo cáo tài chính của một năm, vì trong một năm, có thể vì nhiều lý do khách quan khác nhau nên trên giấy tờ kế toán có thể bạn đang bị âm, đó cũng không có nghĩa là bạn làm ăn thua lỗ. Vì vậy, thông thường họ sẽ xem xét bảng báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, tình hình vay nợ của công ty, … của 2 năm gần nhất để đưa ra kết luận khách quan nhất.

   Sau đây là một số từ thường gặp về các giấy tờ này. Các bạn chú ý là hệ thống kế toán ở Nhật và Việt Nam khác nhau nên đôi khi sẽ có những điểm gây khó hiểu, các bạn hãy nhớ từ bằng tiếng Nhật và xem nó như là một hệ thống mới để học hỏi, chứ đừng so sánh với cách mình đã từng sử dụng ở Việt Nam nhé.

直近期　ちょっきんき
Kì gần nhất. Ý nói về bảng báo cáo tài chính gần đây nhất.

Ví dụ như công ty quyết toán vào tháng 9. Tháng 5/2016 bạn đi gia hạn visa thì kì gần nhất là bảng quyết toán của tháng 9/2015. Tuy không có quy định, nhưng ở Nhật thì thường bắt đầu 1 năm vào tháng 4 và kết thúc vào tháng 3.

直近期前期　ちょっきんきぜんき
Kì trước kì gần nhất. Ý nói bảng báo cáo tài chính của năm kia.

Ví dụ như công ty quyết toán vào tháng 9. Tháng 5/2016 bạn đi gia hạn visa thì kì trước kì gần nhất là bảng quyết toán của tháng 9/2014.

売上総利益（損益）うりあげそうりえき（そんえき）
Lợi nhuân gộp. Lấy doanh thu trừ đi chi phí sản xuất sẽ ra được lợi nhuận gộp.
Còn được gọi là 粗利 そり

剰余金 じょうよきん
Số tiền thặng dư. Tổng của vốn chuẩn bị pháp lý, số vốn thặng dư và số thặng dư còn lại.

欠損金 けっそんきん
Khoản thất thu. Nói về các khoản thâm hụt liên quan đến kì trước, các khoản lỗ vốn chưa thu lại.

債務超過 さいむちょうか
Nợ trên tài sản. Khi mà trên bảng cân đối kế toán, tổng số nợ cao hơn tổng số tài sản.

   Một trong những điểm quan trọng để xác định “tính tiếp tục lâu dài” của công ty đó là dựa vào lợi nhuận gộp (売上総利益, 損益）. Tuy nhiên, trong trường hợp có lợi nhuận gộp nhưng lại có nhiều khoản thất thu thì Cục XNC sẽ dựa vào tình hình mà quyết định.

Trong trường hợp kì gần nhất có khoản tiền thặng dư, hoặc không có thặng dư cũng không có thất thu.

• Trong cùng một kì mà vừa có lợi nhuận gộp, vừa có khoản thặng dư thì sẽ được xem là có tính tiếp tục lâu dài. Trong cùng một kì tuy có lỗ ròng, không có nhiều khoản thặng dư, nhưng không đến mức bị rơi vào khoản thất thu thì cũng không sao, vẫn được xem là có tính tiếp tục lâu dài.

Trong trường hợp cuối kì gần nhất có khoản thất thu.

• a/ Không có khoản nợ trên tài sản tới cuối kì.
  

  Khi kinh doanh sẽ có những lúc thất thu, những khoản chi trước cần thiết. Nếu có kế hoạch, giấy tờ chứng minh được những khoản thu nhập, lời lãi trong tương lai thì sẽ không sao cả.
  Có những trường hợp sẽ cục XNC sẽ yêu cầu bạn nộp giấy chứng nhận của các kiểm toán viên, các nhà chuẩn đoán chuyên môn có bằng cấp của nhà nước về việc thu nhập trong tương lai của công ty bạn.

• b/ Có khoản nợ trên tài sản trong kì gần nhất, nhưng không có khoản nợ trên tài sản trong kì trước kì gần nhất.
  

  Như trường hợp trên, có thể trong năm vừa rồi bạn đã bắt đầu một dự án mới cần đầu tư nhiều hơn, cần phải chi ra nhiều hơn. Nếu có kế hoạch, giấy tờ chứng minh được những khoản thu nhập, lời lãi trong tương lai thì sẽ được chấp nhận.
  Với điều kiện các giấy tờ, kế hoạch đó được những nhà chuyên môn có bằng cấp của nhà nước công nhận, và quan trọng hơn là KHÔNG bị nợ trên tài sản trên 1 năm, bạn phải giải quyết được khoản nợ trên tài sản này trong vòng một năm.

• c/ Có khoản nợ trên tài sản trong cả kì gần nhất lẫn kì trước đó
  

  Trong trường hợp này, bạn đã nợ trên tài sản hơn 1 năm và kéo thành 2 năm liên tiếp, chứng tỏ trong vòng 1 năm bạn không giải quyết được khoản nợ này, công ty không phát triển. Cục XNC sẽ xem là nếu duy trì công ty này thì nợ sẽ tiếp tục tăng, vì vậy cho nên sẽ bị xem là không có tính tiếp tục.

   Mục đích của doanh nghiệp là làm việc sinh ra lời, năm đầu tiên mà không có lợi nhuân gộp thì vẫn còn có thể được chấp nhận, tuy nhiên nếu cả 2 năm liên tiếp công ty đều không có lợi nhuận gộp thì sẽ bị xem là không có khả năng kinh doanh.

   Ví dụ như công ty có những khoản doanh thu khác không liên quan đến nghiệp vụ chính như là cho thuê văn phòng, cho thuê các tài sản bất động sản khác thì cũng không được tính. Vì đây không phải là kinh doanh dựa trên nghiệp vụ chính của công ty.

   Trong trường hợp này, doanh nghiệp của bạn sẽ bị xem là không có “tính duy trì” trong tương lai.

Ví dụ 1: Bạn A đi gia hạn visa lần đầu tiên sau khi thành lập công ty. Đây là năm kinh doanh đầu tiên, chưa có lợi nhuận gộp, tuy có thất thu nhưng không có khoản nợ trên vốn.
→ Vẫn được xem là có tính tiếp tục

Ví dụ 2: Bạn B đi gia hạn visa, tuy nhiên trong bảng quyết toán khoản thất thu của công ty lại gấp 2 lần tiền vốn đầu tư, cũng không có kế hoạch kinh doanh được các nhà chuyên môn công nhận.
→ Không được xem là có tính tiếp tục

   Để xin được visa kinh doanh dài hạn, điểm quan trọng đầu tiên đó là 2 năm liên tiếp có lời, điều này chứng tỏ là giám đốc cũng như công ty này có kế hoạch kinh doanh tốt và hiệu quả.

   Điểm quan trọng thứ hai là, lương của giám đốc và những người thuộc ban quản lý trên 25man/tháng. Đa phần những người xin được visa kinh doanh dài hạn đều có mức lương cơ bản là trên 25man/tháng, và lương của nhân viên của họ là từ 18man – 20man/tháng. Điều này chứng tỏ là lời lãi của công ty có được từ hoạt động kinh doanh chứ phải là vì ép lương nhân viên cũng như người thành lập công ty hy sinh lương của mình cho doanh thu.

   Xin visa này thì có dễ đưa người nhà sang Nhật hơn không? Thủ tục bảo lãnh người nhà sang Nhật (chồng/vợ, con) thì không khác gì với các visa khác. Tuy nhiên trong các trường hợp vừa mới sang, hay công ty chỉ mới thành lập được trên dưới một năm, chưa xin được visa kinh doanh dài hạn, hay là “tính duy trì, liên tục của công ty” chưa được đảm bảo, nếu như bạn (giám đốc) không được phép gia hạn visa kinh doanh nữa thì gia đình bạn cũng phải về nước theo.

   Nếu muốn bảo lãnh bố mẹ sang, bạn phải đảm bảo mình được đủ điểm để xin visa nhân lực chất lượng cao 高度人材ビザ (lương trên 300 vạn yên/năm, làm lĩnh vực chuyên môn (quản lý, giám đốc) trên 3 năm, N1, …) thì mới bảo lãnh bố mẹ được.

   Đọc thêm về các bài visa nhân lực chất lượng cao

Tìm hiểu về visa nhân lực chất lượng cao (高度外国人材)

Tìm hiểu về visa Nhân lực chất lượng cao (p2): Hướng dẫn tính điểm

   Nhiều người có thắc mắc là không biết xin visa này thì có dễ đổi quốc tịch 帰化 cũng như xin vĩnh trú 永住 hay không?

   Thật ra điều kiện để xin quốc tịch Nhật 帰化 là bạn ở Nhật 5 năm liên tiếp (không cần phải đi làm, tuy nhiên phải ở Nhật với visa đúng luật, ví dụ như visa gia đình 家族滞在 5 năm liên tiếp) và từ bỏ quốc tịch Việt Nam. Cho nên dù bạn ở Nhật bằng visa nào đi nữa thì khi đổi quốc tịch, điều kiện cũng không thay đổi, nếu bạn là visa kinh doanh thì doanh nghiệp của bạn cũng phải hoạt động ít nhất 5 năm thì mới đổi quốc tịch được, cả gia đình bạn cũng thế.

   Còn đối với vĩnh trú 永住, nếu là visa lao động thường, kể cả visa kinh doanh, bạn phải ở Nhật và đi làm, đóng thuế liên tiếp 10 năm mới được xin đổi vĩnh trú. Trong trường hợp bạn xin được visa nhân lực chất lượng cao 高度人材 thì thời gian đi làm đóng thuế sẽ chỉ còn 1-3 năm tùy vào visa của bạn.

   Nếu bạn muốn biết thêm về cách đổi quốc tịch cũng như cách xin visa vĩnh trú, Tomoni sẽ chia sẻ thêm trong bài viết khác.

   Thành lập một doanh nghiệp, công ty riêng không hề dễ dàng các bạn nhỉ. Ngoài giỏi về công việc chuyên môn của mình, để thành công được thì cần phải có tầm nhìn xa và rộng, bao quát toàn bộ các nghiệp vụ xung quanh khác như kế toán, chăm sóc khách hàng, …

   Mong là bài viết này của Tomoni đã giúp được bạn hiểu hơn về visa kinh doanh, quản lý tại Nhật.

MPKEN mới khai trương dịch vụ hỗ trợ xin visa cho người Việt với nhiều ưu đãi.

• Giảm 1 man cho những bạn đã từng tham gia event, lớp học do MPKEN tổ chức
• Giảm 5 sen cho những bạn đăng ký sớm (từ ngày 1-5 hàng tháng)
• Dịch vụ check hồ sơ do luật sư người Nhật giàu kinh nghiệm với giá chỉ 2 man 　➞ Đặc biệt, giảm 2 man khi có nguyện vọng chuyển đổi sang dịch vụ xin visa trọn gói

• Xem chi tiết về dịch vụ tư vấn visa tại link: https://www.mpkenhr.jp/houmu
• Form điền thông tin để nhận tư vấn về visa: bit.ly/VisaMpken

Truy cập ngay trang thông tin tuyển dụng của MPKEN để cập nhật các tin tuyển dụng mới nhất và hoàn toàn ko mất phí:

https://www.mpkenhr.jp

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.