Tìm hiểu công việc nhân viên điều phối & kinh doanh tại công ty du lịch

Giới thiệu một chút về công việc của bạn đi ?

   Hiện tại mình đang làm việc trong công ty du lịch FREEPLUS chuyên Inbound (đón khách nước ngoài đến Nhật) tại Osaka. Mình đã phụ trách chính thị trường Hà Nội gần 5 năm nay. Công việc của mình là Sale và Land Operator với các đại lý du lịch tại Việt Nam. Nghe có vẻ hơi khó hình dung nên mình xin phép giải thích ngắn gọn các bước cơ bản trong công việc của mình như sau:
– Gọi điện, gửi email hoặc gặp mặt trực tiếp các đại lý du lịch tại Việt Nam (ví dụ: Saigontourist, Viettravel…) chào bán các sản phẩm tour đã lên chương trình, mời chào hợp tác làm Land tour bán sản phẩm tại Việt Nam.
– Nhận yêu cầu từ bên đại lý và làm báo giá chi tiết các dịch vụ. (見積もり)
– Lấy dịch vụ sau khi thông nhất giá và hành trình (仕込み)
– Điều hành, chịu trách nhiệm hoàn toàn về dịch vụ tại Nhật Bản từ khi khách check in đến Nhật đến check out về Việt Nam.
– Thanh toán tour, xử lý công nợ (nếu có)


Lý do bạn lựa chọn công việc hiện tại là gì?

   Khi sang Nhật học trường tiếng năm đầu tiên mình vẫn chưa có hình dung hay định hướng gì rõ ràng cho việc học chuyên ngành gì tiếp theo hay là làm công việc gì sau khi tốt nghiệp. Đến năm 2, khi bắt đầu chọn trường thì bác của mình và anh họ đã tư vấn là học ngành gì có thể sử dụng tiếng Việt tại Nhật được. Mục đích là sử dụng lợi thế lớn hơn các bạn người Nhật là vốn tiếng Việt. Sau khi lựa chọn nhiều chuyên ngành khác nhau, nhận thấy du lịch là lĩnh vực có cơ hội phát triển mạnh mẽ trong tương lai nên mình quyết định chọn học về du lịch chuyên ngành 訪日科。

   Khi bắt đầu đi xin việc thì mình gặp trở ngại rất lớn đó là thời điểm đó các công ty du lịch chưa có định hướng mạnh vào thị trường Việt Nam nên nhu cầu về nhân viên người Việt gần như không có. Mình đi phỏng vấn rất nhiều công ty du lịch và hotel tại khu vực Tokyo nhưng đều thất bại. Quyết không từ bỏ mục tiêu xác định từ ban đầu, mình mở rộng phạm vi ra các khu vực khác và tìm được công ty FREEPLUS tại Osaka. Sau 3 buổi phỏng vấn, thử việc 3 ngày mình được nhận vào làm nhân viên chính thức ngay sau khi tốt nghiệp trường chuyên môn, được làm công việc đúng theo như những gì đã học và trải nghiệm tại trường.

Khi mới đi làm bạn có gặp khó khăn gì không? Và bạn đã khắc phục nó như thế nào??

   Khi mới đi làm mình gặp rất nhiều khó khăn, nhiều lúc tưởng chừng như không thể vượt qua được. Mình chưa bao giờ làm việc trong môi trường văn phòng bao giờ nên khó khăn lớn nhất đó là giao tiếp trong môi trường công ty, nhất là công ty Nhật.

   Mỗi ngày công ty có phần chào buổi sáng (朝礼), từng người phải thay nhau báo cáo việc hôm qua còn đang làm dở, vấn đề cần giải quyết trong ngày hôm nay. Thời gian đầu, khi chưa quen, các buổi 朝礼 này đối với mình cũng khá căng thẳng. Ngoài ra, do Tiếng Nhật còn hạn chế nên việc nghe điện thoại cũng là 1 áp lực không hề nhỏ đối với mình (Ở công ty mình, nhân viên mới bắt buộc tiếp nhận các cuộc gọi đến trong 6 tháng đầu).

   Bọn mình còn phải thường xuyên tính giá dịch vụ cho khách hàng trong 1 bảng tính phức tạp bao gồm cả tiếng Anh và tiếng Nhật, và mình đã mất khoảng 2 tuần để có thể làm quen và sử dụng được bảng tính này.

   Rồi trước khi đi về, mỗi ngày bọn mình đều phải viết báo cáo, trình bày con số mục tiêu của tháng, báo cáo TPI của ngày và các con số khác nữa. Việc tiếp nhận và xử lý các khiếu nại, vấn đề sau khi kết thúc tour từ khách hàng cũng lại là 1 công việc mà các nhân viên mới tụi mình phải làm quen.

   Việc về Hà Nội công tác và gặp trực tiếp các đại diện công ty du lịch để làm việc cũng là một vấn đề khó cho 1 bạn mới ra trường vài tháng như mình. Vì dịch vụ của công ty mình không phải là dịch vụ bán lẻ cho khách hàng, nên các buổi trao đổi công việc thường là phải làm việc trực tiếp với các trưởng phòng kinh doanh, trưởng bộ phận Out bound hoặc giám đốc của công ty tại Việt Nam. Tất cả đều lớn hơn mình rất nhiều, cả về tuổi đời lẫn tuổi nghề, nhưng phải làm việc như 1 đối tác ngang bằng trao đổi về mọi vấn đề nên làm thế nào để cân bằng, điều chỉnh trong giao tiếp và cử chỉ cũng là thử thách không nhỏ đối với mình khi đó. 

   Để khắc phục những khó khăn đó, cách duy nhất của mình là chú ý quan sát xung quanh và luôn để ý những gì mình còn thiếu để tự học hỏi mỗi ngày. Trong môi trường xung quanh chỉ là người Nhật, không có điểm tựa nào ngoài việc cố gắng hết sức để tự mình dần hoàn thành tốt các công việc được giao. Vì là ngành dịch vụ, thường xuyên phải tiếp xúc với khách hàng và đối tác, nên một trong những kỹ năng mình chú ý trau dồi nhất là tiếng Nhật chuyên ngành cũng như năng lực giao tiếp khi làm việc với đối tác Nhật và Việt Nam.

Điều gì ở công việc khiến bạn thấy hứng thú?

   Điều đầu tiên, đến bây giờ cũng là duy nhất để mình có thẻ gắng bó với công việc chính là phương châm của công ty: 人生に残る思い出をプレゼントする.

   Mỗi tour đưa khách Việt Nam sang Nhật đều do chính tự tay mình xây dựng chương trình, chọn nhà hàng, điểm đến để sao cho mỗi chuyến đi là 1 kỷ niệm khó quên đối với các vị khách đăng ký tour của tụi mình khi đến Nhật.

   Dĩ nhiên những lời chê trách cũng có nhưng khi nhận được lời khen, lời cảm ơn đầy tình cảm của khách hàng thì mình luôn cảm thấy như được tiếp thêm động lực để cố gắng nhiều thêm. Công việc giao tiếp với khách hàng nhiều nên đúng là khá áp lực, nhưng ngược lại mình thấy rất thoải mái với môi trường làm việc trong công ty, các bạn trong team rất hỗ trợ và luôn phối hợp nhịp nhàng với mình để xử lý thật tốt các vấn đề.

Bạn thấy mình trưởng thành thế nào qua công việc?

   Đến bây giờ mình vẫn rất tin câu nói “Khó khăn chính là cơ hội”.

   Khi mình mới vào công ty được khoảng 6 tháng thì trong công ty có sự thay đổi nhân sự đột ngột nên thành ra dù mới vào nhưng mình lại phải 1 mình phụ trách thị trường Hà Nội. Nói thật là khi nhận được yêu cầu của cấp trên mình cảm thấy rất hoang mang, không biết phải bắt đầu từ đâu cả.

   Nhưng chính đó sau này lại trở thành cơ hội giúp mình trưởng thành lên rất nhiều, và dần mạnh mẽ, bình tĩnh hơn khi gặp phải các tình huống xấu hay các khiếu nại từ khách hàng.
Mình luôn nghĩ nếu tại 1 môi trường khác để được những điều vậy mình cần mất 1 khoảng thời gian là 1 gang tay thì tại đây mình cố thêm khoảng nửa gang tay là được.

   Làm công việc liên quan tới du lịch thật sự rất nhiều áp lực. Áp lực từ doanh thu, áp lực dateline visa, phí hủy …. những khi vào mùa cao điểm là mọi thứ dồn dập vô cùng căng thẳng. Gần 5 năm gắn bó với nghề, cũng đã hơn 1 lần mình nghĩ đến việc từ bỏ khi gặp khó khăn nhưng lại tự bảo mình thôi cố thêm chút nữa. Và khi vượt qua được rồi thì khi nhìn lại lại thấy mọi thứ mình vừa trải qua thật bình thường, chả hiểu tại sao lúc đó mình lại nghĩ khó khăn, căng thẳng đến vậy. Công việc thật sự không chỉ giúp mình có thêm nhiều kỹ năng, mà còn giúp mình trở nên mạnh mẽ và trưởng thành hơn trước các thử thách gặp phải.

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...