Tìm hiểu các văn bản thường dùng trong nội bộ công ty Nhật

  Khi bắt đầu làm việc tại công ty Nhật, nhất là trong các bộ phận hành chính- nhân sự- tổng vụ hay sales, các bạn sẽ phải tiếp xúc với khá nhiều loại văn bản trong nội bộ doanh nghiệp, như: 報告書、企画書、議事録、稟議書、申請書、届出書…mà nếu không quen, chúng ta sẽ cảm thấy rất khó khăn trong việc nhớ hết ý nghĩa cũng như các quy tắc soạn thảo của từng loại.

Để các bạn có thể hiểu rõ hơn về các loại văn bản thường dùng trong nội bộ công ty Nhật, trong bài viết dưới đây, Tomoni sẽ giải thích ý nghĩa và tóm tắt một số quy tắc soạn thảo văn bản thường gặp. Hi vọng bài viết sẽ giúp các bạn mới đi làm ở các công ty Nhật đỡ bỡ ngỡ hơn.

Các loại văn bản dùng trong doanh nghiệp

 Trong nội bộ doanh nghiệp Nhật, tuỳ vào mục đích và nội dung của thông tin cần truyền đạt, mà sẽ có các văn bản với tên gọi khác nhau. Dưới đây là tên gọi và mục đích truyền đạt của 1 số loại văn bản thường dùng:

・報告書 (ほうこくしょ- Bản báo cáo):  Là văn bản dùng để cung cấp thông tin (về một sự việc nào đó) cho cấp trên hoặc cho những người có liên quan. Ví dụ: Báo cáo kết quả việc đi thăm công ty đối tác (企業訪問報告書)

企画書 (きかくしょ -Bản kế hoạch) : Là văn bản tóm tắt lại một cách dễ hiểu những nội dung cơ bản hoặc chi tiết về một dự án, ý tưởng mới mà bạn muốn thực hiện. Dựa vào bản kế hoạch này, cấp trên và những người có liên quan sẽ hiểu rõ hơn về những gì bạn muốn thực hiện, và đây cũng là căn cứ để xét tính khả thi của việc triển khai dự án, ý tưởng đó.

稟議書(りんぎしょ – đơn đề nghị phê duyệt): Là văn bản thường dùng khi muốn thực hiện một việc nào đó mà cần có sự phê duyệt của nhiều cấp trong công ty. Tuỳ vào từng công ty mà quy trình để tiến hành phê duyệt qua 稟議書 sẽ khác nhau, nhưng thông thường nó sẽ được trình tuần tự qua các cấp trong công ty cho đến khi được người cuối cùng có quyền quyết định việc đó ( ví dụ: trưởng phòng, giám đốc),… xét duyệt. Các tình huống sử dụng 稟議書 thường gặp: 不足人材の採用 (xin tuyển thêm người), 出張の可否 (xin đi công tác), パソコンなどの備品の購入 (xin mua thiết bị- máy tính mới),…

・届出書 (とどけしょ – Bản khai báo): Thường dùng để báo lại với công ty về một sự việc (事実) nào đó, ví dụ như: nghỉ phép (有給休暇届) , thay đổi địa chỉ (住所変更届) , đi muộn (遅刻届) , …Thường các công ty sẽ có quy định và form cụ thể cho những trường hợp này. Sau khi bạn nộp lên, phía bên bộ phận hành chính sẽ cần xử lý các thủ tục nội bộ công ty, nên bạn cần nộp sớm nhé.

 ・議事録 (ぎじろく- Biên bản cuộc họp)  : Là văn bản dùng để ghi chép lại nội dung cuộc họp, thường là trong nội bộ công ty.

・ 回覧文 (かいらんぶん – thông báo cần truyền tay xem và xác nhận):  Thường dùng để thông báo các sự kiện -thông tin trong nội bộ công ty. Văn bản sẽ được in và kẹp vào 1 tệp tài liệu để các nhân viên trong công ty truyền tay nhau đọc và đóng dấu xác nhận đã đọc. Như vậy công ty sẽ nắm được việc những ai đã đọc được thông tin. Điểm này là điểm lợi hơn của việc sử dụng 回覧文 so với dán thông tin trên bảng thông báo. 

Ngoài ra, còn có 1 số loại văn bản khác như: 指示文(しじぶん- Chỉ thị: Dùng khi cấp trên ra chỉ thị cho cấp dưới),  辞令 (じれい -Quyết định: Thường dùng khi thông báo chuyển người từ bộ phận này sang bộ phận khác), 伝言メモ( giấy nhắn, thường dùng truyền đạt lại nội dung cuộc điện thoại nào đó mình nhận được cho đồng nghiệp) 

Các điểm cần chú ý khi soạn thảo văn bản nội bộ công ty

a. Cách dùng từ: 

  • Không cần thiết phải dùng kính ngữ một cách thái quá mà có thể dùng thể lịch sự như ます、です.
  • Tùy tình huống mà ta sẽ sử dụng cách nói làm sao cho khéo léo nhưng vẫn phù hợp với tính chất văn phòng. Ví dụ, khi phát sinh lỗi do mình, thì văn bản gửi đi phải dùng kính ngữ trang trọng để thể hiện được cả sự kiểm điểm của bản thân. Còn khi memo lại lời nhắn cho đồng nghiệp mà dùng kính ngữ thì được cho rằng không phù hợp.

*Lưu ý: Không dùng lời mở đầu,lời chào thông qua việc nhắc đến thời tiết, hay hỏi thăm sức khỏe, cũng như không dùng lời kết.

b. Cách trình bày: 

  • Điều quan trọng nhất khi soạn thảo văn bản là trình bày nội dung rõ ràng, đúng sự thật. Có thể thấy số lượng các văn bản gửi lên cấp trên như bản báo cáo hay biên bản họp thường rất nhiều, nên hãy viết câu kết luận về nội dung chính trước tiên, sau đó viết ngắn gọn, khách quan lí do của kết luận đó.
  • Nếu có mẫu chung cho các văn bản thì viết theo mẫu, còn nếu các phòng ban có các mẫu riêng, hãy lưu ý sử dụng các mẫu văn bản cho phù hợp các bạn nhé!
  • Dưới đây là các phần cơ bản trong một văn bản thông thường:

 


①発信年月日 (Ngày gửi)
②あて名 (Tên người nhận) nhớ kèm theo 様、殿 hay 各位
③発信者名 (Người gửi): căn lề phải và nhập theo thứ tự Tên phòng ban, Chức danh, Họ Tên
④件名 (Tiêu đề)
⑤主文 (Nội dung chính) Chỉ viết nội dung chính, quan trọng
⑥別記 (Thông tin chi tiết)
⑦別記主文 (Nội dung thông tin chi tiết)
⑧副文 (Phụ lục): Các điểm cần chú ý khác hoặc thông tin thêm
⑨結び (Kết thúc)

Văn bản trao đổi trong công ty cần đảm bảo phải lịch sự ở mức tối thiểu, thay vì quan trọng hóa lời văn, hãy quan tâm đến việc truyền tải nội dung một cách rõ ràng và hiệu quả.

*3 điều cần chú ý:
– Đảm bảo rằng thời hạn gửi văn bản phải còn hiệu lực, nếu gửi quá trễ sẽ không giải quyết được vấn đề.
– Nội dung văn bản cần chính xác và dễ hiểu.
– Nếu văn bản quá 5 trang phải tóm tắt nội dung quan trọng trong các đầu mục.

Lời kết 


    Trên đây là phần khái quát chung về tên gọi và đặc điểm của 1 số văn bản thường dùng trong nội bộ doanh nghiệp Nhật, hi vọng sẽ giúp các bạn mới đi làm bớt bỡ ngỡ hơn khi có dịp gặp trong quá trình làm việc tại công ty.  Trong các bài viết tiếp theo, Tomoni sẽ đề cập cụ thể hơn về cách viết và cấu trúc của từng loại văn bản thường dùng như: 報告書、議事録 hay 企画書. Các bạn hãy đón đọc và cùng thực hành nhé. 

 

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...