Trong công việc, ấn tượng đầu tiên vô cùng quan trọng và việc gửi email cũng không phải ngoại lệ. Nội dung và hình thức của email nói lên rất nhiều điều, thể hiện trình độ của người gửi cũng như bộ mặt của công ty. Trong chuyên mục Business Manner lần này chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách để tạo được ấn tượng tốt với đối tác trong lần đầu gửi email nhé!
Ghi rõ nội dung và tên người gửi trong phần tiêu đề mail
Ví dụ các bạn cần tránh đặt tiêu đề chung chung như:
「お願い」「お世話になっております」「先日の件について」…
Thay vào đó hãy gửi mail với tiêu đề có cấu tạo như sau:
「〇〇要件名 【株式会社△△（会社名）・△△△△（氏名）】」
Ví dụ:
ジョブフェアの運営について（MPKEN・田中）
Trình bày gọn gàng, rõ ràng, từ ngữ dễ hiểu
Điểm cần lưu ý thứ hai nữa đó là cách trình bày mail.
Trong nhiều trường hợp dù đã đảm bảo phần tiêu đề email rõ ràng đủ ý, mà phần nội dung cụ thể không đảm bảo trình bày gọn gàng dễ hiểu, hay nói cách khác bằng tiếng Nhật là 「読みづらそう」thì sẽ bị một điểm trừ vô cùng lớn.
Đó là chưa kể trong rất nhiều email nhận được đối tác họ đều có thứ tự ưu tiên riêng, vì vậy để mất điểm trong trường hợp này sẽ càng khiến giá trị email chúng ta gửi cho đối tác bị đánh giá thấp hơn nữa. Hãy cách dòng hợp lý, không viết nội dung rườm rà nhiều chữ, tóm tắt ý chính ngắn gọn dễ hiểu để tạo được ấn tượng tốt hơn nữa.
Hãy thử so sánh hai đoạn email sau, bạn thích email nào hơn:
先日ご依頼を頂いた注文「社名入りペン」の見本が完成いたしましたので、是非松本様に現物をご確認頂き、ご意見・ご感想を聞かせていただきたいと思います。お忙しいところ恐れ入りますが、12月10日（水） 10～、12月11日（木）13時～、12月12日（金） 14時～のいずれかの日でお時間を頂けないでしょうか。
Và cách email dưới đây:
先日ご依頼を頂いた注文「社名入りペン」の
見本が完成いたしましたので、
是非松本様に現物をご確認頂き、
ご意見・ご感想を聞かせていただきたいと思います。お忙しいところ恐れ入りますが、
12月10日（水） 10時～、12月11日（木）13時～、
12月12日（金） 14時～のいずれかの日程で
お時間を頂けないでしょうか。
Như các bạn có thể thấy, về cấu tạo của 2 email ở trên, dù cùng nội dung nhưng nhìn về hình thức thì cách trình bày sau trông cân đối và gọn gàng, xuống dòng hợp lý. Các câu văn được sử dụng đa phần là câu đơn và không quá dài dòng, truyền tải trực tiếp nội dung muốn nói. Khi nhìn lướt qua một mail thế này ắt hẳn sẽ có thiện cảm hơn nhiều phải không các bạn!
Kiểm tra chính tả và kính ngữ
Văn hóa Nhật đề cao sự chỉn chu, thận trọng trong từng câu nói, chữ viết, ngay cả viết mail cũng không phải ngoại lệ. Mail chào hỏi lần đầu thì cách dùng từ càng quan trọng. Ngay cả đối với người Nhật thì cách sử dụng các từ 「てにをは」trong văn viết hay cách dùng kính ngữ cũng có lúc nhầm lẫn, vì vậy đừng ngần ngại mở lời nhờ senpai kiểm tra và hướng dẫn sửa những lỗi chính tả, lỗi về cách dùng từ hay kính ngữ sử dụng có phù hợp hay không trước khi quyết định gửi mail nhé!
Cách viết tiêu đề mail:
Công việc bình thường trong một ngày của business man đó là rà soát email và sắp xếp thứ tự yêu cầu công việc. Do đó, trong trường hợp được nhận mail từ một người không quen biết, rõ ràng mail đó sẽ được để dành đến cuối ngày để check. Để tránh bị đối tác hiểu nhầm là spam, hãy điền rõ thông tin bao gồm nội dung khái quát và tên công ty, người phụ trách ngay trong tiêu đề mail.
Có thể tham khảo những mẫu tiêu đề ví dụ sau:
1. 件名：見積書ご送付のお願い【株式会社△△（会社名）・△△△△（氏名）】
2. 件名：〇〇社様からのご紹介【株式会社△△・△△△△】
3. 件名：交流会での名刺交換のお礼【株式会社△△・△△△△】
Có nhiều người cũng thường ghi 「初めまして」vào tiêu đề mail nhằm thể hiện mail được gửi lần đầu, nhưng vì nó không truyền đạt được nội dung sẽ nói trong mail do vậy nên tránh cách đặt tiêu đề như vậy. Lời khuyên được đưa ra là cứ làm đúng như mẫu ví dụ trên, chỉ cần viết nội dung khái quát và tên công ty, tên người phụ trách là đã hoàn thành một tiêu đề mail để gửi cho đối tác.
Cách viết câu chào hỏi:
Cùng một câu chào hỏi đầu mail, tùy điều kiện và hoàn cảnh sẽ có các cách tiếp cận khác nhau. Có một câu chào hỏi điển hình phổ biến trong business đó là 「お世話になっております」, nhưng cách chào hỏi này chỉ được dùng khi hai bên đã có trao đổi hoặc giao dịch qua lại từ trước. Còn trong trường hợp lần đầu gửi mail thì cách chào hỏi này bị coi là không phù hợp.
Về các câu chào hỏi mở đầu mail và mức độ lịch sự của chúng các bạn có thể tham khảo theo bảng sau:
| Câu chào hỏi đầu mail | Mức độ lịch sự | Đối phương |
| はじめまして。 | ★☆☆☆☆ | Đồng nghiệp – Cấp dưới – Kohai |
| 初めてメールを送らせていただきました。 | ★★☆☆☆ | Cấp trên – Đối tác |
| 初めてメールを送らせて頂きます。 | ★★☆☆☆ | Cấp trên – Đối tác |
| 突然のメールで失礼いたします。 | ★★★☆☆ | Cấp trên – Đối tác – Người lớn tuổi |
| 初めてご連絡を差し上げます。 | ★★★☆☆ | Cấp trên – Đối tác – Người lớn tuổi |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | ★★★★☆ | Cấp trên – Đối tác – Người lớn tuổi |
| 突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。 | ★★★★★ | Cấp trên – Đối tác – Người lớn tuổi |
Cách giới thiệu họ tên và lý do dẫn đến việc gửi mail:
Sau khi đã hoàn tất phần chào hỏi ban đầu thì sẽ đến phần tự giới thiệu tên. Việc cho đối tác hiểu rõ bản thân là ai sẽ làm tăng phần tin tưởng.
Hãy viết đúng chuẩn tên công ty, phòng ban trực thuộc và tên của bản thân.
Ví dụ:
1.「 株式会社〇〇、営業部の△△△△と申します。」
2. 「株式会社〇〇、企画部で主任を務めております、△△△△と申します。」
Thêm vào nữa, cần viết thêm lý do dẫn đến việc gửi mail.
Ví dụ:
1.「〇〇日の異業種交流会で名刺交換させていただきました。」
2.「〇〇様からご紹介いただきました。」
3.「貴社のホームページを拝見しました。」
Khi đối tác hiểu được bạn là ai và vì sao bạn biết địa chỉ mail của họ thì sẽ phần nào an tâm hơn, việc truyền tải nội dung chính sẽ trở nên thuận lợi hơn.
Cách viết phần kết thúc mail:
Đây cũng là một phần rất quan trọng, là cái kết của mail nhưng có thể sẽ để lại ấn tượng tốt và trở thành khởi đầu mới thuận lợi sau này nếu như có thể vận dụng cách viết phù hợp. Khác với mail giao dịch với các đối tác thường xuyên liên lạc khi mà việc thể hiện ý chí, nguyện vọng một cách rõ ràng là điều quan trọng thì đối với việc gửi mail lần đầu cho đối tác, việc không chú ý đến điều kiện của đối phương mà tự tiện đưa ra kỳ hạn, thúc giục đối phương phản hồi (ví dụ như câu 「〇月〇日（〇）までにご返信ください」) sẽ bị đánh giá vô cùng thấp trong tác phong business.
Khi muốn nhờ đối tác một việc gì đó, các bạn có thể tham khảo các câu kết thúc như sau:
1.「ご多忙のところ、急なご依頼となり恐れ入りますが、ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。」
2. 「メールにて恐れ入りますが、まずはお礼まで申し上げます。」
Đối với các bạn mới đi làm hoặc đã đi làm lâu nhưng không quen viết email, thì lần đầu gửi email cho đối tác chắc chắn là sẽ rất hồi hộp. Hi vọng những chia sẻ trong bài viết trên đây của Tomoni sẽ giúp các bạn định hình được phần nào những điểm cần lưu ý và tự tin viết được một email truyền đạt được đúng ý mình.
Tham khảo thêm về series các bài hướng dẫn viết email tại link dưới đây:
Cách viết business mail tiếng Nhật
Lưu ý khi gửi business email tiếng Nhật
Lưu ý khi gửi mail nhờ vả/yêu cầu trong công việc
Nhầm lẫn khi gửi email – Cách xin lỗi và khắc phục
Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.
Bình luận