Quy tắc ứng xử khi hẹn gặp doanh nghiệp đối tác Nhật Bản

Đối với các bạn hiện đang làm công việc như sales, phát triển thị trường, marketing hay thậm chí cả IT, thì việc gặp gỡ khách hàng và đối tác để bàn bạc công việc là không thể tránh khỏi. Để buổi hẹn gặp đạt được kết quả tốt và nhận được đánh giá cao không chỉ từ đối tác mà cả từ cấp trên, các bạn cần nắm được các quy tắc ứng xử khi hẹn gặp với doanh nghiệp đối tác như dưới đây.

Lên lịch hẹn trước

Khi cần gặp gỡ ai đó vì lý do công việc, điều đầu tiên cần làm là liên lạc và lên lịch trước với đối tác, có thể bằng email hoặc điện thoại. Để cuộc gặp đạt được thành công tốt đẹp thì cần có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ bước này.

Những điểm cần lưu ý khi lên lịch hẹn trước:

  • Nếu được thì nên chủ động lên lịch hẹn từ trước buổi gặp ít nhất 1 tuần.
  • Thông báo trước về mục đích cuộc gặp, thời gian dự kiến và chờ đợi phản hồi chấp thuận từ bên đối tác.
  • Khi quyết định ngày giờ cho cuộc gặp, cần hỏi trước và ưu tiên ngày giờ phù hợp với điều kiện của đối tác. Nếu trong trường hợp thời gian hẹn gặp của hai bên không khớp nhau thì hãy đưa ra ít nhất 2 phương án thay thế khác trở lên để đối tác có thể lựa chọn.
Trước thời điểm ngày hẹn gặp

Sau khi đã thống nhất địa điểm và thời gian gặp gỡ đối tác, đến ngày hẹn cần lưu ý và chuẩn bị trước những việc sau đây:

  • Tìm hiểu trước về cách thức và thời gian di chuyển đến địa điểm hẹn trước.
  • Tìm hiểu trước về doanh nghiệp và đối tác mình sẽ gặp mặt.
  • Xác nhận bằng mail hoặc điện thoại lại lần cuối với đối tác trước 1 ngày cuộc gặp diễn ra.
  • Xác nhận đầy đủ giấy tờ và vật dụng cần thiết mang theo.
  • Chỉnh trang lại vẻ ngoài của bản thân gọn gàng sạch sẽ.
  • Cần phải đến nơi sớm hơn ít nhất 10 phút.
  • Tuyệt đối không được đến muộn. Trong trường hợp bất khả kháng mà biết trước sẽ trễ cần liên lạc ngay với đối tác thông báo tình hình, lý do trễ và thời gian đến nơi cũng như đừng quên xin lỗi họ, đồng thời nghe theo chỉ dẫn từ phía đối tác, không được tự ý ra quyết định.
Các quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp đối tác trong ngày hẹn gặp 

 

a. Tại phòng tiếp tân:

Đây là nơi bạn sẽ tiếp xúc ngay đầu tiên khi đến một doanh nghiệp, vì vậy cách ứng xử phù hợp ở bước này sẽ giúp đối tác có ấn tượng tốt cũng như cuộc gặp sẽ diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn. 

  • Khi gặp mặt nhân viên tiếp tân, đừng quên câu đầu tiên khi chào hỏi 「お世話になっております」.
  • Sau đó tự giới thiệu tên công ty và tên của bản thân 「わたくしは(Tên công ty, tổ chức) の (Tên bản thân) と申します」.
  • Tiếp theo là trình bày lý do, thời gian và nêu tên cũng như chức vụ, phòng ban của người mình sẽ gặp 「(Thời gian) 時のお約束で (Tên phòng ban) 部の (Tên người mình gặp) 様とお会いすることになっております」để có thể nhận được hướng dẫn từ nhân viên tiếp tân.
  • Luôn luôn nghe theo hướng dẫn của tiếp tân. Trong doanh nghiệp của đối tác sẽ có những quy tắc và quy định riêng, vì vậy đừng quên luôn khiêm nhường và giữ lễ với những người xung quanh.

*Lời khuyên: Trước khi vào quầy tiếp tân, hãy chỉnh trang lại vẻ ngoài gọn gàng lần cuối. Những đồ mang theo như là áo khoác ngoài, mũ nên tháo ra trước và cầm trên tay.

b. Từ quầy tiếp tân đến phòng họp:

Nếu phải đi thang máy thì luôn vào sau cùng và khi ra khỏi thang máy , hãy nói先に失礼します」và xuống thang máy trước 

c. Khi vào phòng họp: 

Lúc này là khoảng thời gian đợi đối tác có mặt và chuẩn bị hẹn gặp

  • Luôn ngồi ở vị trí ngồi thấp hơn (vị trí gần cửa ra vào). Trong trường hợp được chỉ định chỗ ngồi cụ thể thì làm theo hướng dẫn của nhân viên tiếp tân
  • Để cặp ở dưới đất gần chân
  • Kiểm tra lại tài liệu và danh thiếp, để ở vị trí dễ lấy ra từ trong cặp để luôn sẵn sang có thể đưa ra khi cần thiết

*Lưu ý: Không được hút thuốc, nói chuyện điện thoại hay đi lại tự do trong doanh nghiệp của đối tác.

d. Khi đối tác có mặt và bắt đầu buổi hẹn gặp: 

Thông thường trình tự như sau:

  • Chào hỏi: khi thấy đối tác có mặt ngay lập tức đứng dậy, nếu là lần đầu gặp thì trao đổi danh thiếp cho nhau.
  • Để buổi hẹn gặp bớt căng thẳng thường trước khi bắt đầu đi vào câu chuyện chính, 2 bên sẽ chào hỏi nói chuyện qua lại một chút. Tuy vậy, cũng nên tránh những câu chuyện hoàn toàn không liên quan đến chủ đề chính.
  • Vào chủ đề chính, đây là bước quan trọng nhất của buổi hẹn gặp, nên chú tâm vào việc đưa ra được kết luận và bổ sung thêm các mục giải thích kèm theo.
  • Tổng kết, tóm tắt lại các ý chính và thống nhất phương án hành động chung cùng với đối tác.
  • Ra về, nên nói câu「お忙しいところありがとうございました」trước khi ra khỏi phòng họp.

d. Khi được đối tác tiễn ra về, đừng quên nói câu 「お見送りはもうここで結構です」,「本日はお世話になりました」và cúi chào lần nữa các thành viên của doanh nghiệp đối tác. 

Sau khi kết thúc buổi hẹn gặp

Sau buổi hẹn gặp với khách hàng, đối tác, khi trở về bạn cần báo cáo nội dung đã đạt được với cấp trên. Trong trường hợp cần thiết sẽ phải viết bản báo cáo nội dung của cuộc gặp. Nếu trong buổi hẹn gặp bạn có những sơ suất không đáng có, đừng ngần ngại che giấu mà hãy trình bày cụ thể cho cấp trên và sempai biết để nhận được lời khuyên và rút kinh nghiệm cho những cuộc hẹn gặp quan trọng tiếp theo.

*Lời khuyên: Sau những cuộc hẹn gặp quan trọng, bạn nên gửi mail cám ơn và bày tỏ thiện chí hợp tác cho những lần tiếp theo. Như vậy bạn sẽ để lại ấn tượng tốt và nhận được phản hồi tích cực từ đối tác, đem lại lợi ích lâu dài cho bản thân và doanh nghiệp bạn đang làm việc.

Tổng kết

Trong văn hóa Nhật Bản, khi lên lịch hẹn gặp ai đó vì mục đích công việc hay cá nhân đều có một bộ quy chuẩn ứng xử rất rõ ràng, chặt chẽ và nếu làm không đúng theo các quy tắc đó rất dễ khiến cho đối tác cảm thấy không thoải mái, thất lễ hay thậm chí trường hợp xấu nhất là khiến đối tác muốn dừng việc “bang giao” với mình. Do vậy mà việc nắm bắt được các quy tắc cơ bản, cách hành xử phù hợp với môi trường, địa điểm gặp gỡ và đối tượng sẽ giúp dễ thích nghi với lối sống và văn hóa Nhật Bản hơn, từ đó tạo dựng được thêm nhiều mối quan hệ tốt và sẽ cảm thấy Nhật Bản không hẳn là đất nước quá “khó ở” với người nước ngoài nói chung và người Việt nói riêng.

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...