Những điều cần lưu ý khi Shodan Online – Đàm phán công việc với đối tác qua mạng

Do tình hình dịch bệnh vẫn đang diễn biến căng thẳng trên khắp nước Nhật, nhiều công ty phải chuyển sang hình thức Shodan Online hay còn gọi là các buổi đàm phán công việc với đối tác qua mạng. Các buổi đàm phán online là một hình thức mới ứng phó với virus Corona đem lại sự linh hoạt cũng như thuận tiện cho cả phía công ty và khách hàng, nhất là trong thời tiết nóng nực như hiện nay. Tuy nhiên, do đây vẫn là một hình thức làm việc mới nên CEO công ty Receptionist đã đưa ra ba tiêu chí để cải thiện chất lượng phục vụ trong các buổi Shodan Online. Đó chính là: Cách nói chuyện, Tài liệu và Hành động. 

Tạo không khí thoải mái cho buổi Shodan nhờ cách tránh những khoảng trống khó xử khi đàm phán online.

Khi trò chuyện Online, hầu hết mọi người đều gặp phải những rắc rối về cách thức điều phối cuộc hội thoại như khi mình nói thì đối phương cũng nói hay tệ hơn là cả hai người đều im lặng tạo nên bầu không khí vô cùng khó xử. Để có thể tạo ra bầu không khí thoải mái với khách hàng, chúng ta cần lưu ý những điều sau:

• Cố gắng nói ngắn gọn từng câu một. 
• Tạo ra không khí kẻ tung người hứng trong cuộc nói chuyện.
• Sử dụng máy tính để trình chiếu tài liệu khiến khách hàng dễ hình dung trong trường hợp cần thiết. Việc vừa có thể nghe giải thích cùng lúc với nhìn tài liệu sẽ khiến buổi Shodan trở nên dễ hiểu hơn cho khách hàng.

Cẩn trọng khi soạn tài liệu 

Khi Shodan Online, việc cân nhắc đến kích thước của chữ viết khi trình chiếu lên màn hình máy tính cũng rất quan trọng. Hãy chắc chắn khách hàng có thể đọc được chữ viết tài liệu trên màn hình. 

Nên chèn ảnh hay bản đồ vào tài liệu khi trình chiếu cho khách hàng. Do Shodan Online nên cần phải chuẩn bị tài liệu dễ hiểu nhất. 

Một điều cần lưu ý nữa chính là cần phải đặt bản thân mình vào vị trí khách hàng. Khi Shodan với khách hàng, nhân viên là người hiểu sản phẩm mà bản thân mình đang bán nhất nên dễ rơi vào điểm mù chính là tự cho rằng khách hàng ai cũng có kiến thức nền sản phẩm của mình. Sẽ rất bất lợi nếu nhân viên thuộc lòng sản phẩm công ty mình nhưng lại tạo tài liệu sơ sài khó hiểu khiến khách hàng khó nắm bắt. Cần phải tạo tài liệu đầy đủ thông tin mà ai đọc cũng hiểu. Việc đóng vai khách hàng để tư duy theo hướng khách quan nhất cũng là một giải pháp được đưa ra.

Hơn nữa, do Shodan Online nên sẽ khó để khách hàng được tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm. Cung cấp file PDF cho khách hàng hay tạo một video kể chuyện từ những bức ảnh – hình thức không bị ảnh hưởng bởi chất lượng kết nối của Internet để khiến khách hàng mường tượng dễ hơn sản phẩm cũng được khuyến khích. 

Những điểm cần lưu ý khi Shodan Online

Điểm cần lưu ý đầu tiên là trang phục. Khi làm việc tại môi trường thoải mái như ở nhà sẽ dễ khiến việc xem nhẹ việc chỉnh tề trang phục. Việc chỉ mặc chỉnh tề phần hình ảnh hiện trên camera là một điều rất phổ biến trong tình hình làm việc tại nhà hiện nay. Tuy nhiên, sự thật là tâm trạng và cảm xúc bị ảnh hưởng rất nhiều bởi trang phục. Do vậy nhằm tránh những sai lầm đáng tiếc kể cả làm việc tại gia nhân viên cũng cần chỉnh chu trang phục, chọn chỗ ngồi nghiêm chỉnh khi Shodan Online với khách hàng.  

Shodan Online cũng khiến nhân viên khó để nhận biết cảm xúc của khách hàng hơn nên cần thể hiện biểu cảm phong phú hơn bình thường gấp 1.5 lần. 

Phòng Sales chính là bộ phận tiếp xúc, truyền bá hình ảnh công ty đối với khách hàng nên cần cẩn trọng trong mọi hành động nhằm đem lại sự thiện cảm cho công ty. 

Tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng kể cả khi Shodan Online

Khi lên hình qua màn ảnh, do filter máy tính cũng như đường truyền mạng mà khi lên hình sắc mặt của nhân viên bị tối đi là một trong những điểm trừ của việc Shodan Online. Nhất là đối với các nhân viên nữ. Lời khuyên được đưa ra trong trường hợp này là nhân viên sẽ make up đậm hơn so với bình thường. Lựa chọn những màu son sáng hơn, đánh má đậm hơn sẽ khiến hình ảnh nhân viên nữ trở nên năng động hơn. Việc lựa chọn quần áo sáng màu hơn cũng là một điểm cộng khi Shodan với khách hàng Online. 

Học 3 từ mới cùng Tomoni:
沈黙(chinmoku): sự yên lặng
空気感(kuukikan): bầu không khí xa cách
視認性(shininsei): khả năng hiển thị

Link bài báo: Theo Sankei
https://www.sankeibiz.jp/workstyle/news/200806/ecd2008060704001-n1.htm

Tuyển sinh lớp học online hỗ trợ kỹ năng xin việc dành cho du học sinh tốt nghiệp tháng 3/2022

(Các bạn du học sinh ở các tỉnh ngoài Tokyo cũng có thể tham gia)

Đến hẹn lại lên, khoá học hỗ trợ kỹ năng xin việc dành cho các bạn du học sinh ASEAN của MPKEN lại chuẩn bị khai giảng khoá mới vào tháng 9 này. Năm nay, để hạn chế sự lây nhiễm virus Corona, nên khoá mới này của MPKEN sẽ tổ chức 100% ONLINE QUA ZOOM, và vì thế, TẤT CẢ CÁC BẠN DU HỌC SINH HIỆN ĐANG Ở NHẬT ĐỀU CÓ THỂ ĐĂNG KÝ THAM GIA.

—> Link đăng ký: Bit.ly/VieclamMpken 

(Chọn mục “Lớp hỗ trợ kỹ năng xin việc” —> Lớp kỹ năng xin việc khoá 17)

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.