Những điều cần biết về “từ chối khéo” trong công ty Nhật

   Sẽ có những lúc trong giao dịch kinh doanh hoặc đề xuất phương án chúng ta phải từ chối đối phương. Tuy vậy chúng ta cần phải từ chối sao cho không khiến cho đối phương cảm thấy không thoải mái và gây ảnh hưởng đến quan hệ công việc, hay như tiếng Việt ta vẫn thường nói là “từ chối khéo”. Qua phần Business Manner hôm nay chúng ta hãy cùng tìm hiểu về cách nói lời từ chối và cách trả lời trong môi trường doanh nghiệp Nhật nhé!

Tham khảo thêm các bài viết về email dưới đây:
Nhầm lẫn khi gửi mail- Cách xin lỗi và khắc phục

Lưu ý khi gửi mail nhờ vả/yêu cầu trong công việc
Để tạo ấn tượng tốt trong lần đầu gửi email cho đối tác

1. Những điểm cần lưu ý khi viết mail từ chối
Không dùng thể phủ định
   Mặc dù từ chối nghĩa là phủ định một điều gì đó, nhưng để tránh làm đối phương mất lòng thì thay vì sử dụng các câu như 「お断りします」「できません」, hãy sử dụng cách nói khác mang nghĩa nói giảm nói tránh như 「ご要望に添いかねます」. 
  Ví dụ cụ thể về thay đổi cách nói:
  • お断りします ⇒ ご要望に添いかねます
  • できません ⇒ いたしかねます
  • 辞退します ⇒ 見送らせていただきます

  Tuy nhiên, trong trường hợp thương thảo hợp đồng và giao dịch kinh tế, đôi lúc cần phải thể hiện quan điểm rõ ràng tránh để đối tác hiểu lầm, khi đó có thể nói trực tiếp 「辞退させていただく」.
Giải thích rõ lý do từ chối
 

    Đây là điều bắt buộc vì nếu chỉ từ chối không mà không nói rõ lý do thì đối phương không thể hiểu cho mình được. Nếu như không thể nói ra một lý do rõ ràng, thì nguyên tắc cũng cần phải đưa ra được một lý do có thể chấp nhận được thay vì im lặng.

 

Nói một vài câu đệm trước khi vào chủ đề chính
   Người ta vẫn thường nói, có từ chối cũng đừng quá phũ phàng, hãy sử dụng các câu ví dụ sau ở đầu câu để thể hiện lời từ chối một cách nhẹ nhàng hơn, ví dụ:

  • あいにくですが、   ~ Thật không may nhưng mà …
  • せっかくですが、   ~ Anh đã cất công vậy mà…
  • せっかくながら、   ~ Tôi rất tiếc đã để anh phải cất công đến vậy mà…
  • 今回は失礼ながら、~ Lần này thật sự thất lễ nhưng mà …

 

Thể hiện sự tiếc nuối từ phía từ chối
   

  Mặc dù phải từ chối nhưng kèm theo đó nếu thể hiện thêm được sự tiếc nuối sẽ mang lại cho đối phương cảm giác ta cũng rất kỳ vọng nhưng vì nhiều lý do mà không đạt được mong muốn của cả đôi bên. Ví dụ:

 

  • 不本意ではございますが、~ Thực sự là bất đắc dĩ nhưng mà …
  • 誠に残念ですが、~ Thật sự đáng tiếc quá nhưng mà …
  • 本来ならばお引き受けしたいところですが、~ Thực sự tôi rất muốn tiếp nhận đề nghị của anh nhưng mà ….
  • ありがたいお話しとは存じますが、~ Tôi rất cảm kích nhưng mà …
  • 大変心苦しいのですが、~ Thật sự tôi vô cùng khổ tâm nhưng mà … 
Hãy xin lỗi đối phương
   Khi từ chối ý tốt của đối phương, hãy luôn thể hiện thành ý bằng lời xin lỗi. Ví dụ:
   あいにくですが外せない所用があり、今回は見送らせていただきます。せっかくお誘いいただきましたのに、申し訳ございません。

   Tạm dịch: Thật không may nhưng tôi có một việc bận không thể bỏ được nên lần này xin cho tôi không tham gia. Tôi rất xin lỗi vì anh đã cất công mời, vậy mà…

 

Kết thúc bằng những gợi mở cho tương lai

  Ta từ chối lần này cũng không có nghĩa là chấm dứt luôn mối quan hệ, nếu như vẫn muốn giữ quan hệ tốt và có thể chờ đợi một cơ hội làm ăn tốt ở những lần tiếp theo, các bạn có thể đưa ra phương án thay thế hay những liên hệ cho những kế hoạch tiếp theo. Ví dụ như:
 

   このたびはご要望に添えない結果となりましたが、〇〇を行うことは可能です。ご検討くださいますようお願いいたします。
   Tạm dịch : Kết quả lần này tuy không được như mong muốn nhưng nếu như làm 〇〇 thì vẫn có thể. Mong anh hãy xem xét thử phương án đó ạ. 
 
   今回は残念ですが、次回のご提案をお待ちしております。今後ともよろしくお願いいたします。
   Tạm dịch: Lần này thật đáng tiếc nhưng chúng tôi vẫn mong sẽ nhận được những đề xuất ở những lần tiếp theo. Sau này vẫn mong nhận được sự giúp đỡ từ phía anh. 
 
   今回はは見送らせていただきましたが、次の機会を楽しみにしております。
   Tạm dịch: Lần này xin phép cho tôi được từ chối nhưng tôi mong chờ những cơ hội tiếp theo giữa chúng ta.
   Tuy nhiên, nếu như trong trường hợp bạn muốn từ chối những đề nghị hợp tác không có mấy hy vọng ở những lần tiếp theo, để tránh khiến đối phương hiểu lầm mà ôm hy vọng, không cần thiết phải gợi ý cho cơ hội hợp tác tiếp theo. Thông thường chỉ cần kết thúc bằng câu 「以上、よろしくお願いいたします」là được. Tuy nhiên cũng có những lúc cần kết thúc luôn câu chuyện, ví dụ như câu sau:
  • まずはとり急ぎメールにてご連絡いたします。
  • 以上、略儀ながらメールにてご連絡申し上げます。
  • まずはとり急ぎご連絡まで。
2. Mẫu câu thường dùng trong từ chối

辞退させていただきます: Sử dụng từ 「辞退」thay vì 「お断り」là cách viết thể hiện thành ý và lịch sự đối với đối phương. Đây cũng là cách nói gián tiếp, không trực diện cho những trường hợp từ chối đề nghị hợp tác hay mua bán hàng.

ご期待に沿えず大変申し訳ありません: Đây là mẫu câu được sử dụng sau câu từ chối, vừa từ chối yêu cầu của đối phương vừa có thể đưa ra lời xin lỗi thể hiện sự tôn trọng.

今回は見送らせていただくこととなりました: Việc sử dụng từ 「今回は」thể hiện việc chỉ từ chối cho lần này, không bao hàm ý từ chối cho mọi lần. 「見送らせていただく」là cách nói giảm nói tránh của 「お断りさせていただく」.

お力になれず申し訳ありません: Được sử dụng trong trường hợp không thể đáp ứng nguyện vọng của đối phương. Đây là câu rất hữu ích được sử dụng trong trường hợp không trả lời được các câu hỏi vượt thẩm quyền hay hiểu biết của bản thân hoặc trong trường hợp không còn mặt hàng mà đối phương yêu cầu.

3. Ví dụ về mail từ chối

Trường hợp 1: Từ chối một đề xuất giao dịch

株式会社〇〇 △△事業部
〇〇△△様

貴社ますますご清栄の段、お喜び申し上げます。
さて、このたび弊社との新規取引のお申込みをいただき、誠に有難く、心よりお礼申し上げます。

せっかくのお申込みをいただきながら誠に残念ではございますが、このたびはご辞退させていただく所存です。
と申しますのは当社におきましては…(辞退の理由を説明)

貴意に添いかねる事情をご賢察のうえ、何卒ご了承くださいますよう、お願い申し上げます。
とり急ぎメールにてご連絡いたします

(メール署名)

  – Đầu tiên cảm ơn vì đã nhận được mong muốn hợp tác từ quý công ty 「このたび弊社との新規取引のお申込みをいただき、誠に有難く、心よりお礼申し上げます。」.
  – Tiếp đến vì không thể đáp ứng được mong muốn từ đối tác, dùng câu đệm 「せっかくのお申込みをいただきながら誠に残念ではございますが、」trước khi nói vào vấn đề chính, tuy vậy cách nói không trực tiếp mà là nói giảm nói tránh 「このたびはご辞退させていただく所存です。」.

  – Sau đó trình bày lý do từ chối và mong muốn đối tác hãy tiếp nhận lời từ chối đó 「貴意に添いかねる事情をご賢察のうえ、何卒ご了承くださいますよう、お願い申し上げます。」và kết thúc luôn câu chuyện vì trong trường hợp này có thể đề nghị giao dịch sẽ khó có thể có khả năng thực hiện trong cả hiện tại và tương lai. Khi đó sử dụng câu kết mail như trên 「とり急ぎメールにてご連絡いたします。」.

Trường hợp 2: Từ chối tuyển dụng

〇〇△△様

先日は、弊社採用試験にお越しいただきありがとうございました。

厳正な審査の結果、残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。
なにとぞ事情をご賢察のうえ、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍とご健勝をお祈りいたしております。

(メール署名)

   – Đầu tiên cám ơn ứng viên đã đăng ký và tham gia vào kỳ thi tuyển dụng vào công ty của ngày hôm trước 「先日は、弊社採用試験にお越しいただきありがとうございました。」.
   –  Tuy nhiên ứng viên này đã không vượt qua được kỳ thi, do vậy sẽ cần từ chối tuy vậy vẫn nói ở mức độ nói giảm nói tránh 「厳正な審査の結果、残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。」.

  –  Tiếp theo mong muốn đối phương hãy tiếp nhận kết quả thông báo 「なにとぞ事情をご賢察のうえ、ご了承くださいますようお願い申し上げます。」.
–  Kết thúc mail, gửi lời chúc và mong muốn ứng viên có thể thành công và tìm được công việc như ý ở nơi khác 「末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍とご健勝をお祈りいたしております。」.

Trường hợp 3: Từ chối naitei

〇〇株式会社 人事部
〇〇様

〇〇大学△△学部の佐藤〇〇です。

この度は、採用内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
このような光栄なお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、諸般の事情により、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となりましたこと、大変申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。

略儀ながらメールにてお詫びとご連絡を申し上げます。
最後になりましたが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

(メール署名)

  –  Đầu mail đương nhiên cần cảm ơn công ty và phòng nhân sự đã xem xét và quyết đinh tuyển dụng bản thân 「この度は、採用内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。」.
   –  Tiếp theo nói đến lý do từ chối naitei, trước khi vào chủ đề chính để tránh thất lễ không quên thể hiện sự trân trọng với thông báo của công ty 「このような光栄なお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、」, tuy nhiên vì nhiều lý do cá nhân mà phải đưa ra quyết định liên lạc từ chối naitei của công ty 「貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。」.

 –   Các thể lịch sự cũng như kính ngữ và nói giảm nói tránh được tận dụng tối đa nhằm tránh gây cảm giác khó chịu và thất lễ đối với công ty tuyển dụng. Tiếp đến mặc dù quyết định từ chối nhưng cũng đừng quên cho đối phương thấy rằng mình rất lấy làm tiếc và thành thật xin lỗi dù rằng đã nhận được sự ưu ái và quan tâm từ phía công ty 「貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となりましたこと、大変申し訳なく、心よりお詫び申し上げます。」.
– Về cuối mail, vì bạn đã từ chối naitei của công ty nên khả năng cao trong tương lai bạn cũng sẽ không nộp hồ sơ ứng tuyển lại ở nơi đây, do vậy chỉ cần gửi lời chúc mong công ty ngày càng phát triển là được 「最後になりましたが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。」.

4. Ví dụ về trả lời mail từ chối

 

Nguyên tắc khi trả lời mail từ chối

   Mặc dù bạn là người nhận mail từ chối, nguyên tắc là vẫn cần trả lời chứ không nên im lặng. Việc trả lời lại mail dù bị từ chối thể hiện thành ý cám ơn vì đối phương đã xem xét và trả lời yêu cầu của bản thân, đồng thời chấp nhận lời từ chối của đối phương. Trong trường hợp cần thiết cũng có thể nói thêm về mong muốn của bản thân về những cơ hội hợp tác về sau nếu có.

Ví dụ cụ thể

   Trường hợp trả lời lại mail từ chối một đề xuất hợp tác kinh doanh

〇〇株式会社 人事部
〇〇様

お世話になっております。

ご提案させていただきました〇〇の件につきまして、ご検討をいただきありがとうございました。
今回は見送られるとのことで、承知いたしました。

またお仕事をご一緒させて頂く機会がございましたら、何卒よろしくお願いいたします。お忙しい中、ご対応いただきましたことを、重ねてお礼申し上げます。

(メール署名)

  – Như mail trả lời trên, dù bị từ chối nhưng trước tiên cần phải cảm ơn vì đối tác sẽ xem qua đề nghị của mình 「ご検討をいただきありがとうございました。」.

– Tiếp đến thể hiện rõ việc tiếp nhận sự từ chối của đối phương 「今回は見送られるとのことで、承知いたしました。」.
– Kết thúc bằng việc thể hiện mong muốn hợp tác nếu như có cơ hội ở những lần sau「またお仕事をご一緒させて頂く機会がございましたら、何卒よろしくお願いいたします。」và một lần nữa cảm ơn vì đã dành thời gian phản hồi mail của mình 「お忙しい中、ご対応いただきましたことを、重ねてお礼申し上げます。」.

5. Tổng kết

   Người Việt chúng ta vẫn có câu: “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”. Đối với văn hóa Nhật coi trọng việc nghĩ cho đối phương thì điều này càng được thể hiện rõ nét. Lời từ chối, bản thân nó đã có ý nghĩa không tốt và khiến đối phương không hài lòng, vậy nói sao để đối phương có thể hiểu, chấp nhận cho mình và quan trọng hơn cả không làm rạn nứt quan hệ của đôi bên là điều tối quan trọng mà mỗi chúng ta cần trang bị khi làm việc trong môi trường doanh nghiệp Nhật.

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...