Những điều cần biết khi sử dụng điện thoại di động trong công ty Nhật

    Trong xã hội hiện đại, điện thoại di động đã trở thành vật bất li thân gắn liền với công việc và cuộc sống thường ngày. Tuy nhiên việc dùng điện thoại di động trong công việc thường mang đậm dấu ấn cá nhân hơn so với việc sử dụng điện thoại cố định, do vậy đòi hỏi sự thận trọng trong cách sử dụng đặc biệt là ở Nhật – quốc gia nổi tiếng với sự chỉnh chu và tác phong chuyên nghiệp.Một trong những vấn đề rắc rối nhất mà nhiều người thường gặp phải đó là “Công tư không phân minh” và thiếu chú ý để tâm đến xung quanh khi sử dụng điện thoại di động. Do vậy trong chuyên mục Business Manner hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về những điều cần biết khi sử dụng điện thoại di động trong môi trường doanh nghiệp nhé!

1. Các nguyên tắc chung trong sử dụng điện thoại di động

Có một nguyên tắc lớn luôn xuyên suốt trong việc sử dụng điện thoại di động tại Nhật đó là “Tránh làm phiền người khác”“Luôn suy nghĩ cho đối phương”. Trong doanh nghiệp Nhật điều này càng được thể hiện rõ hơn nữa qua bộ nguyên tắc chung trong sử dụng điện thoại di động được áp dụng trong mọi trường hợp, cụ thể như sau:

  • Nguyên tắc số 1: Sử dụng điện thoại của công ty để liên lạc giữa các doanh nghiệp với nhau. Đây là nguyên tắc chung bất di bất dịch, trừ những người phải làm việc ở môi trường ngoài công ty nhiều thì cơ bản ngay cả khi có điện thoại gọi đến di động cá nhân vì lý do công việc, hãy sử dụng điẹn thoại của công ty để gọi lại.
  • Nguyên tắc số 2: Cần biết rõ khi nào có thể liên lạc bằng điện thoại di động. Thông thường chỉ trường hợp cấp bách mới liên lạc bằng điện thoại di động. Hãy luôn xác nhận tình hình của đối tác trước khi quyết định gọi vào số di động.
  • Nguyên tắc số 3: Việc sử dụng điện thoại cá nhân trong giờ làm việc là cấm kỵ. Trong doanh nghiệp Nhật, thời gian làm việc là để toàn tâm toàn ý cho công việc, vì vậy trừ trường hợp khẩn cấp, hãy cố gắng tránh việc sử dụng điện thoại cá nhân trong giờ làm việc dù bất kỳ lý do nào.
  • Nguyên tắc số 4: Luôn bật nguồn (trừ trường hợp đặc biệt), tuy nhiên nên để chế độ im lặng. Ngay cả khi bạn để chế độ rung cũng có thể làm phiền đến những người xung quanh.
  • Nguyên tắc số 5: Tắt nguồn điện thoại trong trường hợp thương đàm hoặc gặp gỡ đối tác. Với những cuộc hợp quan trọng bàn bạc chuyện công việc, yêu cầu đó là tắt nguồn điện thoại (chứ không phải để chế độ im lặng nhé).
2. Những điều cần lưu ý khi sử dụng điện thoại di động trong công việc

a. Lưu ý trong trường hợp làm mất điện thoại: 

Chính vì sự tiện lợi của điện thoại di động khiến cho nó thành vật dễ đánh mất. Hãy luôn chắc chắn để mắt đến điện thoại trong mọi trường hợp để phòng tránh rủi ro đáng tiếc. Đừng quên cài đặt mật khẩu và các biện pháp bảo mật thông tin để phòng khi có lỡ đánh mất điện thoại thì thông tin cá nhân quan trọng của đối tác không bị rò rỉ ra ngoài.

b. Không nên hỏi số điện thoại di động của người khác một cách suồng sã: 

Tất nhiên trong làm ăn nếu bạn biết số điện thoại di động của đối tác thì có thể tiện lợi liên lạc hơn. Tuy vậy vì đây là thông tin cá nhân, nên chỉ trong trường hợp danh thiếp có ghi số điện thoại hoặc được sự cho phép của đối phương thì bạn mới được gọi đến số điện thoại di động của họ.

c. Cẩn trọng trong việc sử dụng thông tin số điện thoại của người khác:

Không hiếm các trường hợp khách hàng yêu cầu bạn cung cấp thông tin cá nhân của cấp trên hoặc đồng nghiệp trong đó có số điện thoại di động cho họ. Trừ khi được sự cho phép từ chính chủ nếu không bạn sẽ không được phép cung cấp các thông tin đó dù là người làm việc cùng một công ty. Hãy từ chối một cách nhẹ nhàng, khéo léo.

d. Tắt nguồn khi họp hoặc thương đàm:

Như nguyên tắc số 5 đã nêu trên đây, khi vào họp hay tham gia thương đàm ta sẽ phải tắt nguồn điện thoại để có thể tập trung vào công việc.

e. Lưu ý về địa điểm gọi điện thoại:

Trước khi sử dụng điện thoại di động để liên lạc, bạn cần để tâm đến môi trường xung quanh để đảm bảo việc gọi điện sẽ không bị gián đoạn. Lời khuyên là hãy tránh những nơi công cộng như bến tàu xe, nơi đông người qua lại, nơi sóng yếu. Trong trường hợp đối tác gọi cho bạn trong khi bạn ở điều kiện bất lợi để nghe điện, đừng ngần ngại hãy nói thật và hẹn gọi lại sau 「〇分後におかけ直してもよろしいですか」. Một điểm cần lưu ý quan trọng nữa đó là không nói các nội dung mang tính bảo mật như hợp đồng, số tiền giao dịch,… bằng điện thoại di động ở những nơi công cộng đông người ngoài công ty, tránh sự rò rỉ thông tin có thể gây thiệt hại đến doanh nghiệp bản thân và đối tác.

f. Lưu ý về thời điểm gọi điện:

Hãy gọi điện khi công ty đối tác đang trong giờ hành chính. Tránh các khoảng thời gian sáng sớm, tối muộn và ngày nghỉ. Trong trường hợp khẩn cấp cần phải liên lạc ngay lập tức, đừng quên mở đầu bằng câu xin lỗi, ví dụ như 「朝早に・夜分遅くに申し訳ありません」vì đã làm phiền đến đối tác ở ngoài thời gian hành chính.

g. Kiểm tra xem có để ẩn danh số điện thoại hay không:

Điện thoại di động ngày nay hầu hết đều có chức năng ẩn số điện thoại khi gọi cho số máy khác. Hãy kiểm tra lại cài đặt của máy để chắc chắn rằng khi bạn gọi điện đối tác có thể theo dõi và biết số điện thoại của bạn, tránh gây hiểu lầm không đáng có.

h. Hãy xác nhận lại hoàn cảnh của đối tác có thích hợp để nghe điện không:

Khi đã nối máy, sau khi tự giới thiệu tên, công ty đang làm việc 「お世話になっております。わたくしはTên công tyのTên bản thânと申します」, hãy hỏi đối tác xem liệu nghe điện thoại bây giờ có được không 「今、お話してもよろしいですか」, sau khi đã xác nhận xong thì mới vào chủ đề chính. Nếu điều kiện chưa cho phép thì hãy xin lỗi và hẹn gọi lại sau 「お忙しいところを申し訳ございませんでした。後程改めてさせていただきます」.

i. Thận trọng khi sử dụng điện thoại di động có tính năng chụp ảnh:

Điện thoại di động ngày nay hầu hết là Smart Phone đều có tính năng chụp ảnh. Hãy cẩn trọng khi sử dụng tính năng này, vì tất cả những ảnh bản chụp nhất là trong môi trường làm việc đều có thể trở thành công cụ rò rỉ thông tin, gây ra hậu quả không đáng có.

j. Lưu ý không sử dụng điện thoại di động được cấp của công ty vào mục đích cá nhân:

Đừng quên các bạn được công ty cấp điện thoại di động để làm việc, vì vậy đừng sử dụng nó vào các mục đích cá nhân nhé, nếu bị phát hiện sẽ bị đánh giá không tốt đó.

3. Giải đáp các tình huống cụ thể

a. Câu hỏi: Có thể gọi thẳng vào số di động ghi trên danh thiếp của đối tác không?
   Trả lời: Có thể gọi nếu nhận được sự cho phép từ đối tác. Nếu đối tác nói sẽ gọi lại 「かけ直します」thì lần sau không nên gọi lại vào số đó nữa.

b. Câu hỏi: Cho người ngoài biết số điện thoại của đồng nghiệp có được không?
    Trả lời: Chừng nào chưa nhận được sự cho phép của chính chủ thì tuyệt đối không được tự ý làm lộ thông tin của đồng nghiệp với người ngoài.

c. Câu hỏi: Nên làm gì khi có điện thoại gọi đến số công ty mà đối phương sử dụng điện thoại di động?
    Trả lời: Vì điện thoại di động cá nhân khi gọi điện sẽ mất phí nên hỏi trước đối tác có cần bên mình gọi lại không 「電話代がかかってしまいますので、こちらから折り返し電話をさせていただいてもよろしいですか。」 Nếu đối tác yêu cầu không cần thiết thì bạn có thể tiếp tục cuộc nói chuyện.

d. Câu hỏi: Nên sử dụng điện thoại được cấp của công ty ở mức độ nào thì hợp lý?
    Trả lời: Nên dùng trong thời gian làm việc, tránh sử dụng vào mục đích cá nhân ngoài giờ làm. Ngay cả khi liên lạc với đồng nghiệp nhưng nếu không vì mục đích công việc hãy sử dụng điện thoại cá nhân. 

4. Tổng kết

Xã hội hiện đại, không thể thiếu điện thoại di động, đó là điều không phải bàn cãi. Tuy vậy chính vì sự tiện lợi có thể liên lạc bất kể lúc nào mà đôi khi điện thoại di động lại trở thành thứ gây khó chịu, đặc biệt là dùng điện thoại không đúng cách trong công việc. Trong môi trường doanh nghiệp, phong thái khi sử dụng điện thoại di động nói lên khá nhiều về tính cánh của một người trong công việc như đó có phải là người tuân thủ quy tắc hay không, có để tâm đến người khác không, … Vì vậy, việc sử dụng điện thoại di động đúng chuẩn khi làm việc không những giúp nâng cao khả năng quản lý công việc của bản thân mà còn giúp ghi dấu ấn tượng tốt trong lòng đối tác và những người xung quanh.

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...