Trong quá trình làm việc tại công ty Nhật, sẽ có lúc bạn phải gửi mail nhờ vả/yêu cầu（依頼メール）, ví dụ nhờ gửi pamplet, gửi báo giá, đến dạy một giờ học tại công ty bạn,…. Để người đọc cảm thấy thoải mái khi đọc mail, cũng như sẵn sàng thực hiện nội dung bạn yêu cầu, bạn cần phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản khi viết loại mail này. Trong bài dưới đây, Tomoni sẽ giới thiệu về các tình huống sử dụng loại mail này, các lỗi thường gặp cũng như các lưu ý khi viết mail nhờ vả/yêu cầu.
Mail nhờ vả được dùng giữa các phòng ban trong công ty và với đối tác/khách hàng ngoài công ty. Có thể liệt kê các trường hợp điển hình sử dụng mail này như dưới đây.
Nhờ/yêu cầu làm tài liệu cho cuộc họp; nộp giấy tờ; ký tên vào tài liệu; thay đổi lịch họp/gặp gỡ khách hàng; làm báo giá để gửi cho khách hàng; sửa nội dung dữ liệu; đào tạo nhân viên,…
Nhờ/yêu cầu gửi catalog sản phẩm – tài liệu – báo giá; cho phép tham quan công trường; xuất hàng; sắp xếp lịch họp; xem và kiểm tra nội dung tài liệu; làm phiếu điều tra; đến giảng bài; nhờ/yêu cầu cho phép hoãn hạn gửi hàng,…
Tiêu đề dài dòng, không có các thông tin quan trọng.
VD:「この前お話しにあった、会議の書類をお願いします」
Tiêu đề mập mờ, không rõ nội dung của mail.
VD：「打ち合わせについて」、「ご依頼」
Với đối tác/khách hàng ngoài công ty, đặc biệt với người lần đầu tiên gửi mail, không có thông tin của người gửi trong tiêu đề của mail cũng không tạo được sự tin tưởng để người đọc yên tâm mở mail.
VD：「講演のお願い」
Với khối lượng công việc cũng như số lượng mail phải đọc/ giải quyết trong một ngày rất nhiều, không ít người sẽ quyết định việc check mail hay không qua tiêu đề của mail. Nếu tiêu đề dài dòng, không có các thông tin quan trọng, sẽ có khả năng mail của bạn không được đối phương đọc/ xử lý ngay.
Mail nhờ vả/yêu cầu trong nội bộ công ty gặp lỗi sau sẽ khiến người đọc cảm thấy rất khó chịu
- Sử dụng liên tục các cụm từ 「してください」
- Không có các từ cảm ơn hay xin lỗi vì gây phiền cho người đọc
- Không có các thông tin cần thiết để người đọc quyết định làm hay từ chối như “Đến bao giờ thì cần?”, “Khối lượng công việc thế nào?”, “Cần làm đến mức độ nào (làm phác thảo, hay bản đã được kiểm tra nội dung)”,…
Mail dưới dây là mail mắc phải các lỗi trên:
〇〇さん
お疲れ様です。営業部の田中です。
お客様に提案しますので、見積書を作成してください。
よろしくお願いします。
Mail nhờ vả/yêu cầu với đối tác/khách hàng/ người ngoài công ty dễ bị từ chối thường gặp 4 lỗi sau.
- Không rõ thông tin người gửi (Thiếu thông tin)
- Thiếu tính chân thành và khiêm nhường
- Nội dung đề nghị mơ hồ, không rõ ràng (Thiếu các thông tin chi tiết)
- Không đề cao được vai trò-tầm quan trọng của đối phương (Không khiến đối phương cảm thấy muốn đồng ý làm)
Mail dưới dây là mail mắc phải các lỗi trên:
坪内先生
はじめまして。株式会社ニノビジの佐々木と申します。
Chỉ có tên công ty, không đưa ra thông tin về công ty làm lĩnh vực gì.
坪内先生に「ビジネスマナー研修」の講師をお願いしたくご連絡いたしました。
Đột ngột đưa ra yêu cầu, không có các từ ngữ thể hiện tính chân thành của người gửi mail.
Chỉ yêu cầu dạy khoá học Business manner, không có yêu cầu nội dung khoá học, đối tượng của khoá học, số lượng người tham gia, tiền thù lao buổi dạy,…
お手数ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
Không đưa ra lý do tại sao lại liên hệ với người đọc chứ không phải người khác để thực hiện khoá học.
Tiêu đề của mail nói chung và mail nhờ vả nói riêng cần chú ý 4 điểm sau:
- Ngắn gọn, rõ ràng
- Trình bày nội dung chính của mail một cách dễ hiểu, kèm theo cụm từ thể hiện nội dung này là「依頼」、「お願い」
- Ghi ngày tháng nếu có hạn trả lời mail
- Với đối phương lần đầu gửi mail, ghi tên mình/ tên công ty
VD：研修セミナー ご講演の依頼（株式会社〇〇 吉野美濃）
見積書作成依頼 株式会社〇〇
- Ngoài ra, có thể dùng dấu ngoặc kép để nhấn mạnh phần nội dung quan trọng.
VD: 【見積書】再発行のお願い
Bố cục mail nhờ vả trong nội bộ công ty
- Chào hỏi
- Nội dung công việc sơ lược
- Nội dung chi tiết yêu cầu/ nhờ vả
- Câu thể hiện yêu cầu trả lời
- Câu chào kết
Tham khảo mẫu mail nhờ vả có bố cục đầy đủ như trên
〇〇課長
おつかれさまです。開発部○○です。
Chào hỏi.
来月、会議を予定している〇〇の件につきまして、企画書が完成いたしました。
Sơ lược về nội dung công việc.
この内容につきまして、〇〇課長のご意見を伺いたくご連絡させていただきました。
Câu thể hiện yêu cầu trả lời.
内容は、メールに添付しております。
Nội dung chi tiết.
お忙しい中、大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。
Câu chào kết.
〇〇
Bố cục mail nhờ vả cho người ngoài công ty
Với đối tác/ khách hàng/ người ngoài công ty, ngoài bố cục như mail nhờ vả trong nội bộ công ty, cần chú ý các nội dung sau khi viết mail:
- Làm rõ thông tin người gửi
- Cần thể hiện thái độ chân thành và khiêm nhường
- Nội dung đề nghị rõ ràng, đầy đủ các thông tin chi tiết để người đọc quyết định nhận hay từ chối lời yêu cầu
- Đề cao vai trò-tầm quan trọng của người đọc (Khiến người đọc cảm thấy muốn nhận lời đề nghị)
Tham khảo mẫu mail nhờ vả có bố cục và thể hiện dược 4 nội dung trên.
坪内健二郎先生
はじめてご連絡させていただきます。
株式会社ニノビジ・総務部の佐々木慎吾と申します。【1】Làm rõ thông tin về người gửi.
突然のメールで失礼いたします。【2】
Thể hiện thái độ chân thành.
弊社ホームページ
http://XXXXXXXX.jp【1】弊社のメイン業務は、アパレル系のコンサルティング事業です。
弊社では年に2回、外部講師をお招きして、
ビジネススキル向上の社内研修を行っております。【1】つきましては、坪内先生に、
弊社若手社員向けの「ビジネスマナー研修」の講師をお願いしたく、
不躾ながらご連絡いたしました。【3】Nội dung đề nghị rõ ràng, chi tiết.
先日、坪内先生のご著書を拝見した際に、
「期待を上回るビジネスマナー」の記述に深い感銘を受けました。
坪内先生の考え方とノウハウこそが弊社社員には必要と判断し、
取り急ぎご連絡させていただいた次第です。【4】Lý do tại sao lại liên hệ với người đọc.
誠に勝手ではございますが、下記の条件にて、
諾否をご検討いただければ幸いです。【2】研修：ビジネスマナー研修
時期：2018年２月か３月の平日（午後）
場所：東京都江東区（弊社内会議室）
時間：３時間
参加人数：約30名
講師料：15万円（交通費別）【3】
ご質問等あれば、遠慮なくお問い合わせください。【2】
ご多忙のところ、誠に恐れ入りますが、
ご検討いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。【2】
Rất mong tổng hợp trên của Tomoni sẽ giúp các bạn đỡ bỡ ngỡ khi phải viết mail yêu cầu/ nhờ vả trong công việc. Tham khảo thêm cách viết mail business nói chung và các lưu ý khi viết mail business tại link dưới đây.
Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.
Bình luận