Trong bài cách viết business email tiếng Nhật trước đây, Tomoni đã giới thiệu chi tiết với các bạn về cấu trúc của một business email trong tiếng Nhật và các lưu ý khi triển khai nội dung của từng phần.
Tuy nhiên, đó chỉ mới là về mặt nội dung khi viết mail. Trong công việc, khi gửi email, còn rất nhiều nguyên tắc khác các bạn cần nắm được để không gây ra những rắc rối cho bản thân và công ty, cũng như giúp công việc được trôi chảy hơn.
Trong bài này, mình sẽ tổng hợp thêm các thông tin có thể rất cơ bản nhưng khá nhiều bạn không nắm được rõ dưới đây.
Trong phần chỉ định địa chỉ người đến, có 3 lựa chọn : TO, CC và BCC. Nhập địa chỉ email vào phần nào trong 3 phần này cũng đều có thể gửi email đến tay người nhận, nhưng nếu ko phân biệt được sự khác nhau giữa từng lựa chọn thì có thế dẫn đến những vấn đề lớn có thể ảnh hưởng tới uy tín của bản thân và của công ty.
- TO là phần để bạn nhập địa chỉ email của người mà bạn trực tiếp muốn gửi.
- Bạn cũng có thể nhập cả list email vào phần TO để gửi đồng thời cho nhiều người, nhưng cần lưu ý là khi đó, toàn bộ email của những người được bạn gửi sẽ hiển thị ở màn hình email đến.
Tuyệt đối không dùng khi muốn gửi mail đồng loạt cho những người không quen biết nhau (Ví dụ : người trong list khách hàng,…), vì có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng về bảo mật thông tin cá nhân.
Màn hình gửi email trong trường hợp điền 2 địa chỉ info@mpken.jp và mpkenasean@gmail.com vào mục TO
Màn hình nhận email trong trường hợp điền 2 địa chỉ info@mpken.jp và mpkenasean@gmail.com vào mục TO
- CC có nghĩa là “bản copy của email” ( tương tự như bạn viết văn bản nào đó và đề giấy than ở bên dưới à sẽ có 1 bản gốc và 1 bản sao giấy than).
- Khi bạn gửi email và CC cho ai đó, thì nghĩa là email này không phải bạn gửi trực tiếp cho họ, mà bạn chỉ gửi “ bản copy của email” cho họ để họ tham khảo thêm và để ngầm thông báo là “ tôi đã gửi 1 email có nội dung như thế này cho anh A” nào đó mà cả 2 cùng biết (ví dụ gửi mail cho khách hàng CC người cùng team để chia sẻ thông tin)
- Cũng tương tự như ở TO, danh sách người được bạn gửi qua TO và CC sẽ hiển thị ở màn hình nhận email của tất cả những người còn lại.
Màn hình gửi email trong TH điền địa chỉ info@mpken.jp vào TO mpkenasean@gmail.com vào mục CC
Màn hình nhận email trong TH điền địa chỉ info@mpken.jp vào TO mpkenasean@gmail.com vào mục CC
- Nếu như CC là một “bản copy ai cũng có thể nhìn thấy được”, thì BCC là một “bản copy tàng hình”.
- Khi bạn gửi mail cho bạn X qua TO, bạn Y qua CC và bạn Z qua BCC, thì ở màn hình nhận email của cả X,Y và Z sẽ chỉ hiển thị địa chỉ của X và Y, còn địa chỉ của Z thì sẽ hoàn toàn không được hiển thị (tàng hình) => bạn Z vẫn nhận được email nhưng bạn X và Y ko hề biết địa chỉ của Z và cũng ko biết là bạn Z cũng nhận được email giống mình.
Màn hình gửi email trong TH điền địa chỉ info@mpken.jp vào mục BCC
Màn hình nhận email trong TH điền địa chỉ info@mpken.jp vào mục BCC
■ TO :
– Dùng khi muốn gửi trực tiếp email cho ai đó.
– Có thể gửi đồng thời cho nhiều người qua TO nếu họ đều là người có liên quan trực tiếp tới nội dung email (VD: gửi báo cáo cho cả team) & quen biết lẫn nhau.
– Tuyệt đối không gửi email cho danh sách khách hàng/ ứng viên,.. qua TO vì sẽlàm lộ thông tin cá nhân của họ ｖà ảnh hưởng uy tín công ty.
■ CC :
– Dùng khi muốn chia sẻ thông tin/ hoặc gửi tham khảo cho ai về nội dung email bạn đã gửi cho 1 người khác.
(VD : gửi meeting report cho team khác và CC cấp trên vào để sếp nắm được tình hình, gửi mail cho ứng viên và CC địa chỉ email chung của phòng nhân sự đểnhững người phụ trách khác cũng nắm được tình hình,./. )
– Việc CC phải ko ảnh hưởng đến bảo mật thông tin cá nhân của người được CC. Thông thường, chỉ CC khi người nhận ở TO và người nhận ở CC biết nhau.
■ BCC:
– Rất hữu dụng khi muốn gửi đồng loạt email cho nhiều người trong danh sách khách hàng, ứng viên,..( những người không biết nhau), vì người nhận sẽ không nhìn thấy được email của những người khác.
– Cũng có thể dùng BCC khi muốn gửi bản copy email cho người cùng công ty tham khảo mà không muốn khách hàng, đối tác biết là email đó được gửi cả cho người khác,..( ví dụ : BCC email xử lý than phiền của khách hàng cho cấp trên)
– Tuy vậy, khi gửi email cho nhiều người trong danh sách qua BCC, nếu phần TO không nhập gì, thì phần email đến sẽ hiển thị người nhận là 1 giá trị rỗng (email ko chỉ định người nhận), dễ bị hiểu nhầm là spam maiｌ –> để khắc phục, nên nhập địa chỉ email của chính mình vào phần TO, sau đó hẵngcho list khách hàng vào BCC.
Khi người gửi nhập địa chỉ email của 2 người trở lên vào phần TO/CC, thì ở phần màn hình hiển thị email của người nhận, sẽ xuất hiện 2 nút để trả lời email là 返信 (Trả lời) và “全員に返信” ( trả lời tất cả)
- 返信 (Trả lời) ：
Nếu bạn trả lời email bằng cách ấn nút này, thì email trả lời sẽ chỉ được gửi đến người trực tiếp gửi cho bạn (差出人), còn những người còn lại hiển thị ở phần TO hay CC sẽ ko nhận được mail trả lời này.
- 全員に返信 ( Trả lời tất cả)
Email trả lời sẽ được gửi đến cả người gửi email đó cho bạn (差出人) và những người khác có trong danh sách ở phần TO và CC.
- Dùng 返信(trả lời) khi :
Email được gửi đến là thông báo chung cho nhiều người, ko cần được chia sẻ thông tin (情報共有) giữa người gửi và những người nhận.
- VD1: Email thông báo chung về lịch khám sức khỏe của cả công ty mà phòng hành chính gửi cho tất cả các staff của công ty.
–> Trong trường hợp này, nếu trả lời mà dùng 全員に返信 để xin đổi lịch khám,..thì sẽ khiến tất cả các staff khác trong công ty đều nhận được email này à gây phiền phức cho họ.
—> Hãy chọn 返信 (trả lời) để chỉ gửi email đó đến người phụ trách ở phòng hành chính.
- Dùng 全員に返信(trả lời tất cả) khi:
Email được gửi đến là nội dung cần được chia sẻ thông tin (情報共有) giữa người gửi và những người nhận.
- VD1: Email trao đổi về tiến độ công việc giữa anh A với anh B và sếp của anh B.
—> Khi trả lời email này, cần chọn 全員返信 để việc chia sẻ thông tin giữa 3 người ko bị gián đoạn.
- VD2 : Email anh A của phòng nhân sự công ty A gửi cho bạn ứng viên B và CC địa chỉ email chung của phòng nhân sự để những staff khác có thể xử lý thay khi anh A ko có mặt ở công ty,…
–> Khi trả lời email này, cần chọn 全員返信 để tất cả những staff của phòng nhân sự đều nắm được thông tin để xử lý khi cần.
Nhật là một nước rất coi trọng việc bảo mật thông tin cá nhân, vì vậy, khi gửi các file dữ liệu có thông tin cá nhân (VD: sơ yếu lí lịch, hợp đồng lao động,..) hoặc các thông tin mật của công ty (VD : số liệu kinh doanh..) cho người có liên quan, cần hết sức chú ý việc bảo mật. Nếu sơ suất sẽ có thể làm rò rỉ thông tin cá nhân do ko chú ý, hoặc có thể làm đối tác nghi ngờ về ý thức chuyên nghiệp trong bảo mật thông tin của mình & công ty
- Luôn cài password cho các file đính kèm có thông tin cần bảo mật trước khi gửi
- Password để mở file đính kèm KHÔNG GỬI CHUNG trong email chứa file đính kèm (phòng trường hợp do sơ ý bạn gửi nhầm file đó cho người khác).
- Hãy gửi riêng qua một email khác ngay sau đó và đặt tiêu đề mail để người nhận dễ tìm lại khi cần.
Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.
Bình luận