Lời khuyên từ CEO #1: Bí quyết để có một bài thuyết trình hay

*Giới thiệu sách:
質問力　ちくま文庫(さ-28-1)

Người giỏi nói chuyện không phải chỉ là người biết nói về những đề tài hay ho, thú vị, mà còn là người có khả năng đặt ra những câu hỏi khiến đối phương muốn tham gia vào cuộc đối thoại. Việc đặt ra những câu hỏi hay cũng thể hiện được bạn là người biết lắng nghe, giỏi phân tích tình huống. Cuốn 質問力 dưới đây là một sự lựa chọn hoàn hảo dành cho những ai đang muốn rèn luyện kĩ năng đặt câu hỏi.

– Cách tốt nhất để thuyết phục người khác chính là kéo người ta vào câu chuyện của mình. Việc vừa tương tác với người nghe vừa suy nghĩ trả lời câu hỏi của họ khi thuyết trình hiệu quả hơn hẳn so với cách làm truyền thống. Do đó người thuyết trình giỏi chính là người có thể khiến người nghe đặt ra câu hỏi và trả lời câu hỏi đó dựa theo nội dung bài thuyết trình. Hay nói cách khác, bản chất của thuyết trình chính là để lắng nghe ý kiến của đối phương….

– Trong quá trình tiếp tục bài thuyết trình, tuyệt đối không được bỏ lỡ câu hỏi hay biểu hiện muốn đặt câu hỏi của người nghe. Nhưng cần chú ý là nếu người nghe có đưa ra ý kiến khác với ý kiến bạn đang muốn trình bày đi nữa, thì cũng đừng nên phản biện lại. Việc phản biện lại những gì người nghe đã nói khác với ý kiến của mình sẽ không có ý nghĩa gì nếu bạn muốn cùng hướng đến một mục tiêu chung với họ trong tương lai. Để người nghe có thể hỏi một cách dễ dàng, người thuyết trình cần chủ đích đưa ra những số liệu ở đầu buổi thuyết trình. Nếu có thể áp dụng những phương pháp trên gần như chắc chắn buổi thuyết trình đó sẽ diễn ra thành công.

– Lý do mà buổi đàm phán với đối tác không thành công chính là khi thuyết trình nhân viên chỉ toàn một mình thao thao bất tuyệt  mà không lắng nghe ý kiến của đối phương hoặc lấn quá sâu vào những thông tin không cần thiết… Rất nhiều nhân viên mới đi làm thường chưa được khách hàng tin tưởng ký hợp đồng ngay thực ra cũng vì những lỗi thường gặp khi thuyết trình, đàm phán này…

Xem thêm:
#Phao cứu sinh: Làm thế nào để kết thân với sinh viên đại học Nhật bất kể khác biệt văn hoá
TOP 20 anime BỔ ÍCH cho việc học được bình chọn bởi sinh viên Đại học Tokyo
Văn hoá công ty Nhật: Cùng tìm hiểu về Ho-ren-so

– Vào khúc cuối của phần thuyết trình, vì muốn nhanh chóng chốt lại buổi đàm phán, nên các nhân viên mới thường nói thêm một vài số liệu nào đó mà họ nhớ để tăng khả năng thuyết phục khách hàng. Kết quả là thi thoảng sẽ có 1 số trường hợp bị đối tác vặn vẹo lại về tính chính xác của những thông tin ấy… Điều này vô hình chung tạo sự bất an cho đối tác và khiến họ cảm thấy chưa muốn ký hợp đồng với mình ngay. Vì thế, khi thuyết trình cho cấp trên hay đàm phán với đối tác là người lớn tuổi có nhiều kinh nghiệm, thông tin hơn mình thì nhân viên không nên tự ý trình bày thêm những thông tin ngoài lề không liên quan….

– Cách thức trên cũng có thể ứng dụng khi chuẩn bị tài liệu thuyết trình. Viết tài liệu cho buổi thuyết trình càng ngắn gọn càng đúng trọng tâm càng tốt. Việc viết tài liệu ngắn gọn và đúng trọng tâm không chỉ giúp đối phương đọc nhanh hơn mà còn giúp nhân viên mới giảm thiểu khả năng viết những thông tin không chính xác. Tài liệu nên viết càng mỏng càng tốt, lý do là vì tài liệu viết có cẩn thận đến đâu chỉ cần một thông tin sai là ngay lập tức lúc ấy mất đi niềm tin của khách hàng…

– Càng nhiệt tình viết tài liệu thì càng dễ mắc lỗi và càng dễ khiến bản thân chỉ tập trung vào phần mình phải thuyết trình mà quên mất ý kiến của khách hàng. Khi đi thuyết trình nên coi tài liệu là văn bản kèm theo, vừa thuyết trình vừa lắng nghe ý kiến của đối tác. Đây chính là công thức của một buổi thuyết trình thành công.

*Giới thiệu sách:
世界で一番やさしい 資料作りの教科書

Khi mới đi làm tại Nhật, nhiều bạn trẻ gặp khó khăn với việc chuẩn bị tài liệu sao cho đơn giản và dễ hiểu. Với cuốn 世界で一番やさしい 資料作りの教科書 được viết theo lối manga dễ đọc, bạn không chỉ nắm được cách chuẩn bị tài liệu sao cho dễ hiểu nhất, mà còn học được cách sắp xếp, chuẩn bị tài liệu khoa học, hiệu quả cao.

Xem thêm:
Những lỗi thường gặp khi trao đổi thông tin trong môi trường công sở Nhật
Cách chuyển sang kính ngữ của một số từ thường dùng trong công việc

Nguồn Sách 仕事学 ー 自己成長を促す77の新セオリーー