Lời khuyên từ CEO #1: Bí quyết để có một bài thuyết trình hay

 Sau đây là series mỗi tuần một bài chia sẻ dành cho các bạn muốn cải thiện kỹ năng làm việc trong công sở do Tomoni lược dịch từ cuốn sách có tựa đề “仕事学 ー 自己成長を促す77の新セオリーー” của ông Fujita Susumu- CEO của Cyber Agent.
Chủ đề hôm nay sẽ là bí quyết để có một bài thuyết trình hay. Nếu các bạn quan tâm và muốn đọc trọn vẹn cuốn sách này thì có thể đặt mua trên Amazon với giá dành cho bản Kindle chỉ gần 800yen.
========

– Điều quan trọng nhất khi thuyết trình đó chính là khéo léo tạo ra những cú tung hứng để người nghe tham gia vào bài thuyết trình và nêu lên quan điểm của họ nhiều nhất có thể.
Một buổi thuyết trình diễn ra trong một khu sảnh lớn vang tiếng vỗ tay của thính giả, một buổi đàm phán 1:1 hay một buổi họp bàn kế hoạch trong nội bộ công ty, thật ra tất cả đều giống nhau. Việc người nghe hào hứng và nhiều câu hỏi khi nghe một bài thuyết trình chính là dấu hiệu của một buổi thuyết trình thành công.

Một trong những thất bại thường gặp nhất khi thuyết trình, đó là bạn quá mải mê với việc làm sao để nói cho thật trôi chảy những gì mình đã ghi sẵn trong tài liệu mà không để ý tới việc mọi người hưởng ứng hay phản hồi lại nó tới đâu để chuẩn bị. Cứ thế buổi thuyết trình của bạn kết thúc mà người nghe không nghĩ ra câu hỏi nào để hỏi và không khí trước hay sau thuyết trình vẫn như vậy không thay đổi.

 – Một buổi thuyết trình tốt chính là buổi thuyết trình mà người nói vừa trình bày vừa tương tác với người nghe. Để khiến người nghe tương tác với mình khi thuyết trình thì người nói có thể áp dụng cách dừng lại một vài lần để đặt câu hỏi cho người nghe ở giữa các phần nói. Nhưng cần nhớ, hãy tuyệt đối tránh những câu hỏi mơ hồ như: “Bạn nghĩ như thế nào về kế hoạch này?.”

Xem thêm:
Chuyên mục #Phao cứu sinh: Cách viết report môn học dành cho du học sinh
Tầm quan trọng của GPA? Cách thức để đạt điểm GPA cao dành cho sinh viên đại học

Cần đặt những câu hỏi cụ thể cho người nghe dễ trả lời, ví dụ như đưa ra một câu hỏi có 2 lựa chọn để đối phương dễ phản ứng khi được hỏi bất ngờ. Sau đó tuỳ vào nội dung đối phương trả lời mà có thể thay đổi linh hoạt cấu trúc bài thuyết trình. Khi mọi thông tin cần thuyết trình không theo trình tự trả lời câu hỏi thì chỉ cần nói: “Tuy trong tài liệu tôi viết có ghi theo thứ tự như thế này nhưng xin đừng chú ý đến việc đó”, và linh hoạt thay đổi nội dung tuỳ theo mạch câu chuyện lúc đó là ổn. Trong lúc nói, người thuyết trình cũng cần khéo léo trả lời câu hỏi của đối phương bằng cách đưa ra những nội dung mình đã chuyển bị trong slide thuyết trình. Tất cả những việc làm này đều phục vụ cho việc khiến người nghe đặt câu hỏi trong bài thuyết trình.

Hiện nay dành các bạn muốn career up trong công sở Nhật, MPKEN đã tạo một group “Anh chị em bunkei cùng học thi chứng chỉ” dành cho các bạn khối ngành Bunkei chuyên trao đổi về việc thi cử lấy chứng chỉ để career up tại Nhật ^^ Bạn nào quan tâm có thể click vào đường link phía trên và join group nhé. Trong group các thành viên sẽ cùng nhau bàn luận cách thức thi cử, tiến hành thi lấy chứng chỉ tại Nhật cũng như những tips thi chứng chỉ của các sempai đi trước.
Link Group: Anh chị em bunkei cùng học thi chứng chỉ
Một số hình ảnh về các bài đăng trong group cho các bạn tham khảo nhé ^^
 

Cách tốt nhất để thuyết phục người khác chính là kéo người ta vào câu chuyện của mình. Việc vừa tương tác với người nghe vừa suy nghĩ trả lời câu hỏi của họ khi thuyết trình hiệu quả hơn hẳn so với cách làm truyền thống. Do đó người thuyết trình giỏi chính là người có thể khiến người nghe đặt ra câu hỏi và trả lời câu hỏi đó dựa theo nội dung bài thuyết trình. Hay nói cách khác, bản chất của thuyết trình chính là để lắng nghe ý kiến của đối phương….

– Trong quá trình tiếp tục bài thuyết trình, tuyệt đối không được bỏ lỡ câu hỏi hay biểu hiện muốn đặt câu hỏi của người nghe. Nhưng cần chú ý là nếu người nghe có đưa ra ý kiến khác với ý kiến bạn đang muốn trình bày đi nữa, thì cũng đừng nên phản biện lại. Việc phản biện lại những gì người nghe đã nói khác với ý kiến của mình sẽ không có ý nghĩa gì nếu bạn muốn cùng hướng đến một mục tiêu chung với họ trong tương lai. Để người nghe có thể hỏi một cách dễ dàng, người thuyết trình cần chủ đích đưa ra những số liệu ở đầu buổi thuyết trình. Nếu có thể áp dụng những phương pháp trên gần như chắc chắn buổi thuyết trình đó sẽ diễn ra thành công.

Lý do mà buổi đàm phán với đối tác không thành công chính là khi thuyết trình nhân viên chỉ toàn một mình thao thao bất tuyệt  mà không lắng nghe ý kiến của đối phương hoặc lấn quá sâu vào những thông tin không cần thiết… Rất nhiều nhân viên mới đi làm thường chưa được khách hàng tin tưởng ký hợp đồng ngay thực ra cũng vì những lỗi thường gặp khi thuyết trình, đàm phán này…

Xem thêm:
#Phao cứu sinh: Làm thế nào để kết thân với sinh viên đại học Nhật bất kể khác biệt văn hoá
TOP 20 anime BỔ ÍCH cho việc học được bình chọn bởi sinh viên Đại học Tokyo
Văn hoá công ty Nhật: Cùng tìm hiểu về Ho-ren-so

– Vào khúc cuối của phần thuyết trình, vì muốn nhanh chóng chốt lại buổi đàm phán, nên các nhân viên mới thường nói thêm một vài số liệu nào đó mà họ nhớ để tăng khả năng thuyết phục khách hàng. Kết quả là thi thoảng sẽ có 1 số trường hợp bị đối tác vặn vẹo lại về tính chính xác của những thông tin ấy… Điều này vô hình chung tạo sự bất an cho đối tác và khiến họ cảm thấy chưa muốn ký hợp đồng với mình ngay. Vì thế, khi thuyết trình cho cấp trên hay đàm phán với đối tác là người lớn tuổi có nhiều kinh nghiệm, thông tin hơn mình thì nhân viên không nên tự ý trình bày thêm những thông tin ngoài lề không liên quan….

– Cách thức trên cũng có thể ứng dụng khi chuẩn bị tài liệu thuyết trình. Viết tài liệu cho buổi thuyết trình càng ngắn gọn càng đúng trọng tâm càng tốt. Việc viết tài liệu ngắn gọn và đúng trọng tâm không chỉ giúp đối phương đọc nhanh hơn mà còn giúp nhân viên mới giảm thiểu khả năng viết những thông tin không chính xác. Tài liệu nên viết càng mỏng càng tốt, lý do là vì tài liệu viết có cẩn thận đến đâu chỉ cần một thông tin sai là ngay lập tức lúc ấy mất đi niềm tin của khách hàng…

– Càng nhiệt tình viết tài liệu thì càng dễ mắc lỗi và càng dễ khiến bản thân chỉ tập trung vào phần mình phải thuyết trình mà quên mất ý kiến của khách hàng. Khi đi thuyết trình nên coi tài liệu là văn bản kèm theo, vừa thuyết trình vừa lắng nghe ý kiến của đối tác. Đây chính là công thức của một buổi thuyết trình thành công.

Xem thêm:
Những lỗi thường gặp khi trao đổi thông tin trong môi trường công sở Nhật
Cách chuyển sang kính ngữ của một số từ thường dùng trong công việc

Nguồn Sách 仕事学 ー 自己成長を促す77の新セオリーー

Truy cập ngay trang thông tin tuyển dụng của MPKEN để cập nhật các tin tuyển dụng mới nhất và hoàn toàn không mất phí: https://www.mpkenhr.jp

MPKEN mới khai trương dịch vụ hỗ trợ xin visa cho người Việt với nhiều ưu đãi.

  • Giảm 1 man cho những bạn đã từng tham gia event, lớp học do MPKEN tổ chức
  • Giảm 5 sen cho những bạn đăng ký sớm (từ ngày 1-5 hàng tháng)
  • Dịch vụ check hồ sơ do luật sư người Nhật giàu kinh nghiệm với giá chỉ 2 man  ➞ Đặc biệt, giảm 2 man khi có nguyện vọng chuyển đổi sang dịch vụ xin visa trọn gói

 

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...