Làm sao để ghi chú 1 cách hiệu quả?

Ghi chú – hay mọi người ở Nhật gọi là “memo” (tiếng Nhật メモ) là 1 kỹ năng ghi chép các thông tin cần thiết để ghi nhớ. Đây là 1 kỹ năng tưởng đơn giản nhưng lại giúp ích rất nhiều cho chúng ta trong học tập, công việc hay cuộc sống. Giúp chúng ta lưu lại những thông tin quan trọng như trong các cuộc họp hay gặp  mà chúng ta có thể lỡ quên mất nếu không kịp thời ghi lại. Vậy làm sao để có thể ghi chú 1 cách nhanh và hiệu quả nhất, nhất là trong môi trường làm việc đầy những cuộc họp như ở Nhật? Tomoni sẽ tổng hợp lại những kỹ năng cần thiết để có thể ghi chú 1 cách hiệu quả trong bài lần này nhé.

Vai trò quan trọng của việc ghi chú

Ảnh minh họa: wakibungu

Ghi chú, hay còn gọi là memo (tiếng Nhật là メモ、メモを取る) là việc ghi chép để lưu giữ lại những thông tin tiếp nhận được (qua việc nghe, nhìn..). Từ memo (メモ)được du nhập từ tiếng Anh “Memory”, được sử dụng rộng rãi và thậm chí được “Nhật hoá” thành động từ メモる. Đây là 1 việc kỹ năng khá đơn giản, nhưng lại không phải ai cũng có thể memo 1 cách hiệu quả. Ví dụ: có những người quá tự tin vào trí nhớ của bản thân mà không ghi chép lại thông tin, hoặc có nhiều người lại không biết cách ghi chép lại 1 cách khoa học chẳng hạn. Trong môi trường làm việc đầy nguyên tắc ở Nhật Bản, thậm chí khả năng làm việc của nhân viên còn được đánh giá qua kỹ năng memo của người đó.

Sổ ghi nhớ

Đúng như tên gọi của nó, memo là sổ ghi nhớ, nơi ghi lại thông tin quan trọng để tránh quên. Thông tin thì rất nhiều, nhưng trí nhớ của con người có hạn, không thể cùng 1 lúc nhớ, lưu giữ được tất cả các thông tin đó. Do vậy, khi tiếp nhận 1 lúc nhiều thông tin như trong các cuộc họp, gặp cấp trên, khách hàng… để tránh rủi ro quên mất những thông tin quan trọng khi chúng ta chỉ nhớ trong đầu, việc ghi chú lại những thông tin quan trọng là rất cần thiết.

Hoặc khi chúng ta nảy ra 1 ý tưởng hay ho nào đó trong đầu. Nếu không kịp thời ghi lại ra giấy thì ý tưởng đó sẽ nhanh chóng bay đi mất. Sổ ghi nhớ là nơi lưu giữ lại những ý tưởng giúp bạn, là bước khởi đầu cho những điều tuyệt vời sau đó.

Tập cho bạn thói quen, kỹ năng tổng hợp câu chuyện

Khi bạn có thể memo 1 cách hiệu quả thì đồng thời bạn cũng luyện được cho mình thói quenkỹ năng tổng hợp, tóm tắt câu chuyện, tìm ra những điểm cơ bản, quan trọng trong đó. 1 cuộc họp, 1 buổi nói chuyện, 1 bài giảng… thường rất dài, chúng ta không thể ghi lại được toàn bộ nội dung trong đó mà phải biết tổng hợp, tóm tắt lại câu chuyện, biết chọn lọc ra những ý cơ bản, quan trọng để memo lại. Không phải ai cũng biết cách tóm tắt lại nội dung của 1 câu chuyện, tổng hợp lại 1 cách hệ thống, rõ ràng và dễ hiểu lại càng khó hơn và đòi hỏi phải rèn luyện qua thời gian.

Việc ghi chú sẽ giúp chúng ta tạo được thói quen và khả năng tổng hợp lại 1 câu chuyện 1 cách đơn giản và dễ hiểu nhất.

Làm cho đối phương cảm thấy an tâm, tin tưởng

Chỉ là 1 việc đơn giản nhưng cũng có thể để lại ấn tượng tốt với đối phương, đặc biệt là ở Nhật Bản, nơi những điều tưởng chừng như rất nhỏ nhặt lại mang lại những ấn tượng rất mạnh mẽ. Ví dụ như trường hợp 2 người đang trao đổi 1 việc quan trọng, khi người nghe nhiệt tình lắng nghe, ghi chú lại những ý kiến, thông tin quan trọng của người nói thì người nói cũng cảm thấy yên tâm hơn vì ý kiến của mình được lắng nghe, được lưu giữ lại. Đây cũng được coi là 1 trong những kỹ thuật trong giao tiếp để tạo ấn tượng tốt với đối phương.

Những trường hợp cần ghi chú và mục đích
Ảnh minh họa: pinterest
Trong những buổi họp

Khi đi làm trong các công ty Nhật Bản, hàng ngày có rất nhiều tình huống cần phải ghi memo lại. Họp to họp nhỏ, rất nhiều các buổi họp diễn ra hàng ngày. Trong những buổi họp đó thì những thông tin quan trọng cần memo lại rất nhiều. Ai từng đi làm ở Nhật Bản có lẽ cũng đều thấy, khi tham gia các buổi họp ai cũng đều cầm tay 1 cuốn sổ tay nhỏ để memo lại những thông tin quan trọng.

Trong nhiều trường hợp, những ghi chú này được sử dụng để soạn biên bản cuộc họp, ghi lại nội dung, ý kiến quan trọng của buổi họp. Những ý kiến, ý tưởng trong cuộc họp có thể là tiền đề để triển khai công việc, do đó, điều quan trọng khi memo đó là kỹ năng chọn lọc thông tin quan trọng, cần thiết và tốc độ ghi chú để có thể theo kịp tốc độ cuộc họp.

Khi nhận chỉ thị từ cấp trên

1 trong những kỹ năng công sở cơ bản ở Nhật đó là việc memo lại khi nhận chỉ thị, mệnh lệnh từ cấp trên. Kỹ năng này được nhắc đi nhắc lại rất kỹ trong thời gian thực tập sau khi vào công ty.

Với 1 đất nước coi trọng “quan hệ trên-dưới” (上位関係) như Nhật Bản, việc nhận chỉ thị, mệnh lệnh từ cấp trên và tuân theo nó để làm việc là rất quan trọng. Việc ghi chú lại chỉ thị của cấp trên thể hiện rằng bạn không bỏ sót điều gì từ cấp trên, và luôn ghi nhớ những những chỉ thị đó (bằng cách ghi lại đầy đủ vào sổ ghi chép).

Khi trao đổi, gặp gỡ và làm việc với đối tác

So với việc ghi chú ở nội bộ công ty, việc ghi chú khi gặp gỡ đối tác khách hàng lại càng quan trọng hơn vì đó là những quan hệ bên ngoài công ty. Khi ở trong công ty, nếu bạn không ghi chú kịp, bạn chỉ cần nhờ người nói nhắc lại nội dung là bạn có thể nghe lại được. Nhưng khi gặp đối tác, khách hàng, nếu bạn liên tục không theo kịp nội dung cuộc nói chuyện và hỏi lại quá nhiều lần, đối tác sẽ có ấn tượng không tốt về bạn, về bộ mặt công ty và có vấn đề về sự tin tưởng đối với công ty bạn.

Do đó, việc ghi chú khi gặp gỡ, làm việc với đối tác hết sức quan trọng. Việc ghi chú còn thể hiển bạn (công ty bạn) đang thực sự lắng nghe, tạo sự tin tưởng từ đối tác khách hàng. Đây cũng là 1 trong những kỹ thuật để tạo ấn tượng tốt trong mối quan hệ kinh doanh từ 1 trong những kỹ năng đơn giản là ghi chú.

Trong các buổi hội thảo, thực tập

Việc ghi chú cũng rất quan trọng trong các trường hợp tham gia buổi hội thảo, hay đi thực tập…, nơi mà tích lũy kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân. Mục đích chủ yếu của việc tham gia những buổi như vậy là tiếp thu những thông tin cần thiết để rèn luyện, nâng cao khả năng của bản thân. Do đó, việc ghi chú, lưu giữ lại những thông tin quan trọng là rất cần thiết để sau này có thể đọc đi đọc lại, áp dụng, học tập.

Khi tham gia những buổi hội thảo, thực tập như vậy, việc ghi chú không phải là chép lại y nguyên những gì người nói phát biểu, hay những gì được trình chiếu trên slide, mà là lắng nghe, hiểu và memo lại theo cách hiểu của bản thân. Do đó, bạn có thể memo theo cách riêng của bạn, miễn là có thể hiểu được những gì bạn memo là được.

Khi có ý tưởng mới lóe lên trong đầu

Việc ghi chú không chỉ lưu giữ lại nhưng thông tin được tiếp thu từ bên ngoài, mà nó còn có tác dụng giúp bạn kịp thời lưu lại những ý tưởng lóe lên trong đầu. Những ý tưởng hay ho thường chỉ lóe lên trong đầu trong phút chốc và có thể biến mất đi rất nhanh. Do đó, sổ ghi chú sẽ giúp chúng ta kịp thời lưu giữ lại được những ý tưởng đó. Những ý tưởng lóe lên phút chốc như vậy có thể là những ý tưởng rất hay ho, là tiền đề cho những kế hoạch lớn sau này. Nếu bạn không kịp ghi lại, rất có thể ý tưởng đó sẽ biến mất ngay sau đó, và bạn sẽ mất đi 1 ý tưởng rất hay ho này.

1 vài tip để ghi chú 1 cách hiệu quả
Ảnh minh họa: wakibungu
Luôn mang theo 1 cuốn sổ tay trong người

Việc ghi chú thường là đột xuất, chúng ta không thông tin sẽ đến khi nào, từ đâu… Do đó, bạn nên chuẩn bị sẵn 1 cuốn sổ tay nhỏ, loại có thể mang theo bên người bất cứ lúc nào để có thể ghi chú lại khi cần thiết. Việc sử dụng chỉ 1 cuốn sổ tay giúp bạn có thể sắp xếp được thông tin theo thứ tự thời gian 1 cách tự động, và tập trung, tránh việc phân tán thông tin quan trọng có thể khiến bạn bỏ lỡ, khó tìm kiếm lại.

Chỉ ghi lại những ý quan trọng và keyword

Như đã nói ở phần trên, việc chép lại toàn bộ nội dung không phải ghi chú. Nó còn kiến bạn mất tập trung và luôn pải trong tư thế đuổi theo cuộc nói chuyện. Do đó, mấu chốt của việc ghi chú là chọn lọc ý quan trọng và keyword để ghi chú lại 1 cách nhanh chóng mà vẫn có thể theo dõi và nắm được nội dung của câu chuyện.

Ghi kèm comment về những thông tin bạn quan tâm

Sổ ghi chú là nơi chúng ta có thể ghi lại 1 cách tự do. Do đó, đối với những ý kiến, thông tin bạn quan tâm, bạn có thể ghi kèm những comment, suy nghĩ của bản thân về thông tin ngay lúc đó.

Chữ xấu, khó đọc cũng không sao, bản thân hiểu được là được

Tất nhiên nói sẽ nhanh hơn viết. Do đó, chúng ta không thể nắn nót mà ghi lại những thông tin quan trọng được, cũng không thể tạm dừng câu chuyện để ghi chú… mà chỉ có thể ghi nhanh những thông tin cần thiết trong câu chuyện. Chúng ta có thể viết tắt, viết xấu, dùng ký hiệu… cũng được, miễn sao có thể theo kịp câu chuyện và bản thân đọc lại được, hiểu được những gì chúng ta ghi lại là được.

Dùng bút có 3 màu mực để ghi chú

Để có thể dễ dàng hiểu và phân biệt các thông tin cần thiết, độ quan trọng, comment đánh giá… Chúng ta nên dùng các màu mực khác nhau để ghi chú các thông tin khác nhau. 1 cây bút với 3 màu đen, đỏ, xanh có lẽ là phù hợp nhất trong việc này.

Ảnh minh họa: pinterest

Để chừa khoảng giấy trống khi ghi chú

Chúng ta nên để chừa khoảng trống khi ghi chú, để có thể ghi thêm những comment hay những thông tin khác cần thiết có liên quan. Hoặc có thể tận dụng để ghi chú những thông tin khác nếu thừa.

Kết

Cùng với sự phát triển của công nghệ, chúng ta có thể memo ngay trên những smartphone chứ không chỉ trên những cuốn sổ tay truyền thống. Nhưng điều quan trọng không phải là chúng ta “ghi chú vào đâu?” mà là “ghi chú cái gì?”. Việc ghi chú tưởng chừng như rất đơn giản, nhưng nó lại là 1 trong những kỹ năng cơ bản, quan trọng trong cả công việc, cuộc sống. Hi vọng các bạn có thể tạo cho mình thói quen ghi chú, và ghi chú 1 cách hiệu quả với những những thông tin trên.

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...