Ở phần 1 của nội dung Kỹ năng nghe và gọi điện thoại trong công ty Nhật, chúng ta đã tìm hiểu về trình tự và cách nghe điện thoại. Do dó, trong phần 2 này, Tomoni sẽ tiếp tục hướng dẫn cho các bạn cách gọi điện thoại, đặc biệt hữu ích đối với các bạn làm vị trí sales, thường xuyên phải gọi điện cho khách hàng người Nhật.
Và để tránh các lỗi thường gặp cũng như hiểu rõ trình tự cũng như câu từ thường dùng trong một cuộc hội thoại qua điện thoại cơ bản là gì, các bạn hãy đọc và thử luyện theo nhé!
Bài liên quan: Kỹ năng nghe và gọi điện thoại phần 1 (nghe điện)
1. Trình tự gọi điện thoại
Step 1: Chuẩn bị trước khi gọi điện
- Chuẩn bị sẵn giấy, bút memo, lịch, danh thiếp của đối phương.
- Chuẩn bị sẵn nội dung nói chuyện để cuộc hội thoại được trôi chảy hơn và không làm mất thời gian của đối phương
- Lựa chọn nơi yên tĩnh để gọi điện.
- Cân nhắc thời điểm gọi điện thích hợp tùy theo ngành nghề của đối phương để tránh làm phiền người nhận điện.
Ví dụ: Doanh nghiệp bình thường: tránh gọi vào đầu giờ làm; Nhà hàng: tránh gọi vào giờ ăn trưa, ăn tối; Nhà máy: tránh gọi 1 tiếng trước giờ nghỉ làm,….Cũng có người không muốn bị làm phiền vào giờ ăn trưa nên cũng cần lưu ý điều này.
Step 2: Gọi điện
- Sau khi đã chuẩn bị xong đầy đủ những thứ cần thiết, tiến hành gọi điện.
- Khi có người nghe máy, xưng tên bản thân và tên công ty.
- Chào hỏi đối phương.
Ví dụ: わたくし、〇〇会社の△△と申します。いつもお世話になっております。
※ Lưu ý:
Ở step 2 này, phần xưng tên, tên công ty và câu chào hỏi thường giống nhau cho tất cả các cuộc gọi.
Step 3: Nêu tên, xác nhận xem đối tượng cần gặp có mặt không?
- Sau khi chào hỏi xong, nêu tên người cần gặp.
Ví dụ: 恐れ入れますが、人事部の鈴木様いらっしゃいますか。
★ Trường hợp 1: Nếu đối tượng cần gặp không có mặt
- Trường hợp đối tượng cần gặp không có mặt, xác nhận xem khi nào đối phương quay lại hoặc khi nào nghe điện được.
- Sau khi xác nhận thời gian quay lại của đối phương, có thể
- Case 1: Gọi lại cho đối phương xác nhận sẽ gọi lại cho đối phương;
- Case 2: Để lại lời nhắn nhờ đối phương truyền đạt lại lời nhắn, rồi xác nhận danh tính của người nhận điện thoại;
- Case 3: Nhờ đối phương gọi lại trường hợp liên lạc nhiều lần nhưng không gặp được đối phương, nhờ đối phương gọi lại và nói lại thời gian mình có thể nghe máy.
Ví dụ:
- Case 1: Xác nhận sẽ gọi lại cho đối phương
Người nghe ：ただ今鈴木が外出しておりますが。
Bạn ： 何時ごろお戻りでしょうか。
Người nghe ：4時ごろ戻ってくる予定です。
Bạn ：それではまたそのころ、おかけ直しします。（1）
- Case 2: Để lại lời nhắn
(3 câu đầu giống case 1)
Bạn : お伝言をおねがいしてもよろしいでしょうか。（2）
- Case 3: Nhờ gọi lại
(3 câu đầu giống case 1)
Bạn : お手数ですが、お席に戻られたら折り返しお電話頂けますか。（3）
★ Trường hợp 2: Nếu đối tượng cần gặp có mặt và nghe máy
- Khi đối phương đã nhấc máy, xưng danh và chào hỏi lại một lần nữa
- Trước khi nói chuyện, xác nhận xem đối phương có nghe máy được không.
- Nếu OK: Vào chủ đề chính. Chú ý nói ngắn gọn, dễ hiểu. Sau đó kết thúc hội thoại, xác nhận lại nội dung chính với đối phương.
- Nếu đối phương không thể nghe máy luôn hoặc có vẻ bận, quay lại bước (3.1)
Ví dụ:
Người nghe: はい、人事部の鈴木でございます。
Bạn : 〇〇会社の△△と申します。いつもお世話になっております。ただ今お時間頂い ても宜しいでしょうか。
Người nghe: はい、大丈夫です。
Bạn : （Vào chủ đề chính)
Bạn : それでは、（Xác nhận nội dung）ということでよろしいでしょうか。
Bài viết liên quan: Video hướng dẫn cách nghe gọi điện thoại (có script)
Step 4: Chào hỏi và gác máy
- Trước khi tắt máy, chào hỏi đối phương: お忙しいところ有難うございます。それでは失礼致します。
- Chờ đối phương tắt máy trước rồi mới nhẹ nhàng đặt ống nghe xuống.
2. Lưu ý khi nghe, gọi điện thoại
★ Lưu ý về cách dùng từ ngữ
- Khi gọi người cùng công ty khi nói chuyện điện thoại với người ngoài công ty: gọi trực tiếp tên không kèm theo danh xưng.
Ví dụ: スズキ先輩 ⇒ スズキ; タナカ課長 ⇒ タナカ;
- Cách gọi công ty mình và công ty đối tác: Công ty đối tác ⇒ 「御社（おんしゃ）」; Công ty mình ⇒ 「弊社（へいしゃ）」
- Khi nghe và gọi điện thoại, hãy luyện cách sử dụng thể lịch sự và kính ngữ.
★ Lưu ý về tác phong, tư thế
- Khi gọi điện thoại, ngay cả khi đối phương không nhìn thấy mặt cũng phải giữ tác phong, tư thế nghiêm chỉnh.
- Không chống cằm
- Không ngả người ra sau, chân bắt chéo
- Luôn mỉm cười, giữ đúng tác phong, tư thế.
- Không vừa gọi điện vừa làm việc khác
- Không chống cằm, khom người xuống khi đang nói chuyện điện thoại
- Ấn nút giữ máy khi nói chuyện với người trong công ty
★ Lưu ý khác
- Khi nghe điện thoại, điều quan trọng nhất là phải xác nhận xem đối phương gọi điện đến với mục đích gì.
- Tùy vào nội dung cuộc nói chuyện hay hoàn cảnh mà có những ứng xử phù hợp.
- Khi đối phương có vẻ đang bận=> Xin phép gọi lại
- Nếu là điện thoại với mục đích xin lỗi=> Gọi càng sớm càng tốt
- Khi phát hiện ra nói sai => Gọi điện lại để xin lỗi và chỉnh sửa
- Khi không biết tên người phụ trách => Nêu nội dung liên quan và những gì mình biết
- Nếu điện thoại bị ngắt khi đang ở chế độ chờ => Gọi lại cho đối phương
Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.
Bình luận