Ở Nhật trường hợp người nước ngoài chuyển từ visa du học sang visa lao động rất phổ biến nhưng chuyển từ visa lao động sang visa du học thì không nhiều. Có lẽ vì thế mà hiện nay các bài viết liên quan tới thủ tục chuyển đổi từ visa lao động sang visa du học vẫn còn ít. Trong bài này, Tomoni xin giới thiệu các thủ tục giấy tờ cần thiết khi chuyển từ visa lao động sang visa đi học để mọi người cùng tham khảo nhé!

Bước 1. Nhận giấy trúng tuyển từ trường

Giấy báo trúng tuyển (合格通知書) có mộc xác nhận của trường rất quan trọng. Thông thường các trường sẽ gửi các giấy báo này qua đường bưu điện và được yêu cầu giữ cẩn thận để làm hồ sơ xin visa.

Bước 2. Điền thông tin vào hồ sơ của trường

1/ Sơ yếu lý lịch (履歴書）

Các trường sẽ yêu cầu viết sơ yếu lý lịch theo mẫu của trường. Trong trường hợp không bị bắt buộc điền thông tin theo mẫu, bạn có thể tự soạn riêng cho mình hoặc tham khảo các mẫu trên các trang web hướng dẫn. Lưu ý phần trình độ học vấn sẽ có cách ghi khác với sơ yếu lý lịch dùng để đi xin việc. Trong phần trình độ học vấn, bạn sẽ phải khai đầy đủ thông tin từ bậc tiểu học cho đến bậc học cao nhất mà bạn đã hoàn thành. Còn sơ yếu lý lịch dùng để đi xin việc chỉ cần khai từ bậc trung học phổ thông trở lên là được.

2/ Tờ khai thông tin người bảo lãnh tài chính (経費支弁書)

Có 2 trường hợp để khai thông tin như sau. Trường hợp người trả học phí là người thân trong gia đình, thì bạn phải khai thông tin về người thân. Trường hợp bạn là người tự trả học phí cho mình thì sẽ khai thông tin của chính bản thân. Tham khảo cách viết ở đây.

Bước 3. Bổ sung các giấy tờ liên quan đến hộ tịch và người bảo lãnh

 1/ Bản sao hộ khẩu công chứng (戸籍謄本のコピー版)

Hộ khẩu là để khai số thành viên trong gia đình và để chứng minh mối quan hệ giữa bạn và người bảo lãnh tài chính trong trường hợp người trả học phí là người thân. Cần phải photo trang có thông tin về chủ hộ, và tất cả các thành viên trong hộ gia đình. Bản sao phải được dịch ra tiếng Nhật. Khi nộp hồ sơ cho cục xuất nhập cảnh, phải nộp cả bản tiếng Việt và tiếng Nhật.

2/ Giấy khai thu nhập hoặc giấy chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng của người bảo lãnh

Trường hợp người bảo lãnh là người thân, bạn phải xin giấy khai thu nhập và giấy chứng nhận số dư tài khoản. Loại giấy tờ này thường sẽ không có một mẫu nhất định. Tuỳ thuộc vào ngân hàng và công ty làm việc của người bảo lãnh. Nếu là ngân hàng tại Việt Nam, họ sẽ có bản chứng nhận bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, nên sẽ không cần phải dịch ra tiếng Nhật nữa.

Trong trường hợp bạn là người tự chi trả tiền học cho mình, không phải photo sổ ngân hàng mà bạn phải ra ngân hàng tại Nhật và xin giấy chứng nhận số dư tài khoản của mình, gọi là giấy 残高証明書 (ざんだかしょうめいしょ). Trong tài khoản cần có ít nhất là 80 man trở lên.

3/ Bảng điểm (成績証明証)

Nếu là bảng điểm bằng tiếng Việt, bạn sẽ phải dịch ra tiếng Nhật. Nếu là bảng điểm bằng tiếng Anh thì sẽ không cần dịch nữa.

4/ Bằng tốt nghiệp (卒業証明書)

Hầu như các trường đại học cao đẳng ở Việt Nam sẽ có phần tiếng Việt và tiếng Anh nên sẽ không cần dịch ra tiếng Nhật. Nhưng lưu ý, chỉ nộp bản sao cho nyukan, KHÔNG ĐƯỢC NỘP BẢN GỐC. Những hồ sơ đã nộp cho nyukan sẽ không lấy lại được, bằng tốt nghiệp là thứ theo bạn cả đời, nên nhất định phải giữ lại bản gốc.

Bước 4. Điền thông tin vào đơn xin đổi visa theo mẫu của Cục quản lý xuất nhập cảnh

 1/ Đơn xin đổi visa (在留資格変更許可申請）

Đơn xin đổi visa phải điền đúng theo mẫu của Cục quản lý xuất nhập cảnh. Phải sử dụng ảnh thẻ được chụp trong vòng 3 tháng gần đây nhất. Download mẫu đơn ở đây.

2/ Giấy giải trình lý do xin visa (申請理由書）

Giấy giải trình lý do xin visa thường được yêu cầu trong tất cả các trường hợp muốn đổi tư cách lưu trú. Trong trường hợp chuyển từ đi làm sang du học, bạn phải giải thích kỹ lý do tại sao nghỉ làm, tại sao muốn học lên, dự định sau khi tốt nghiệp. Nên viết dài cỡ 1 trang giấy A4, không nên viết quá ngắn hoặc quá dài. Bạn nên tìm hiểu cách viết trước khi viết. Dưới đây là mẫu tham khảo giấy giải trình lý do xin visa trong trường hợp này.

申請理由

私ベトナム人のアンと申します。
1990年10月10日にホーチミン市に生まれました。国家大学ホーチミン市の人文社会科学大学を卒業し、日本学部出身として実際の日本生活を体験して日本語を上達させるために20○○年○○月に来日しました。
来日後、１年を勉強して現在、日本語能力試験N3を取得し、N2の取得を目指してまた励んでおります。
2012年の10月、日本語学校を卒業した後、東南アジア、とりわけベトナム向けの商品とサービスを開発している日本の企業が増えてきて、それで、仲介者として、日本と母国の関係をよくさせたいと思って、就職しました。就職できまして、ABC株式会社のXY支社に配属されました。XY支社で梱包作業している人技能実習生の通訳及び管理をしました。実習生教育するために、一部の作業にも入りました。XY支社には、ベトナム人の技能実習生と留学生ではなく、フィリピンの留学生もいて、ときどき日本語から英語に通訳しました。ベトナム技能実習生は日本語しゃべれなくて、日本語も伝わらないから、リーダーの指示をわたしが実習生に通訳しました。そして、仕事中に実習生に関わるトラブルがある場合、リーダーと一緒に解決しました。事故が起きないように、倉庫内のルールの資料と注意事項の資料をベトナム語・英語に翻訳しました。また、技能実習生の実技試験の練習も担当しました。実習生がルール違反があれば、即時に注意しました。仕事がよく出来るようになった時、実習生のシフト管理も任せられました。
社会人になったあと、やはり職場の人間関係についての経験を積むことができました。日本人の上司、日本人の同僚、ベトナム人の実習生に対する対応はどうすれば良いか理解できたと思います。また、障害者と高齢者の周りにいる職場で働いたことがなかったため、障害者雇用政策について興味を持って、深く研究したいと強く考えていますので、2019年3月、仕事をやめて、進学することを決めました。進学して、社会学部で日本の社会福祉、日本の社会問題、日本人の価値観について、勉強し、それらを、ベトナムの社会にどういうふうに適用できるか研究したいと思います。

これから日本の社会福祉に関する事を勉強して、日本とベトナムの社会の現状を比較し、修士過程をが終わった後、また日本の福祉協会で働いて、経験を積んで、ベトナムの社会問題を解決するために学んだ教訓をもとに、ベトナム国民の生活向上に貢献したいと思います。

ご審査のほど、宜しく申し上げます。
年　　月　　日

 

 

Bước 5. Xin các giấy tờ liên quan đến công ty cũ

Những giấy tờ trong phần này để chứng minh bạn có làm việc tại công ty trong suốt những năm đi làm tại Nhật. Trường hợp bạn có chuyển việc, thì phải xin từng công ty tất cả các giấy tờ này.

1/ Bảng tổng kết thu nhập và thuế từng năm (給与所得の源泉徴収票）

Giấy tờ này chứng minh bạn có đóng thuế đầy đủ trong quá trình đi làm hay không. Đã từng có rất nhiều trường hợp bị từ chối visa do công ty cũ không khai thuế hoặc không trả thuế đúng.

2/ Giấy chứng nhận nghỉ việc (退職証明書)

Giấy chứng nhận nghỉ việc chứng minh bạn đã không còn làm việc ở công ty đó nữa.

3/ Giấy giải trình nội dung công việc (仕事内容説明書）

Giấy này rất ít khi bị yêu cầu nộp đối với các bạn đi làm văn phòng thông thường. Tuy nhiên, thường được cục yêu cầu nộp đối với các bạn từng làm shain ở xưởng hoặc quán ăn gọi là 現場の仕事. Đối với những bạn từng làm shain ở xưởng hoặc quán ăn, phải giải thích rõ ràng đã làm những công việc gì, có tương ứng với tư cách visa đi làm hay không. Sau đó người của cục sẽ gọi điện thoại về công ty xác nhận xem là những gì bạn khai có chính xác không. Vì dù được tuyển vào làm shain, nhưng có nhiều công ty yêu cầu các bạn làm việc tay chân nhiều hơn là công việc văn phòng hoặc quản lý, như vậy không tương ứng với tư cách của visa 技術・人文・国際業務.

Trong giấy này bạn phải giải thích bạn làm trong xưởng hay dưới quán ăn 1 ngày bao nhiêu tiếng, giải thích những nghiệp vụ mình từng làm. Nếu có sự sai lệch trong lời khai của bạn và phía công ty, rất có khả năng bạn sẽ không được cấp visa mới. Vì có ít trường hợp đổi visa từ đi làm sang đi học nên nyukan rất dễ đặt nghi vấn là có phải công việc hay công ty có vấn đề nên mới nghỉ việc hay không. Như vậy dù chuyển sang visa du học, nhưng công việc cũ sẽ ảnh hưởng đến visa của bạn sau này.

4/ Hợp đồng lao động (労働契約書）

Hợp đồng lao động để chứng minh rằng mức lương của bạn có tương ứng với lương của người Nhật ở cùng một nội dung công việc hay không. Ngoài ra, cũng giống như phần giải thích nội dung công việc, bạn phải nộp giấy này để chứng minh ngay từ đầu công ty tuyển bạn vào với mục đích gì, làm công việc nội dung ra sao, lương có được tăng hay không.

Bước 6. Nộp hồ sơ lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh

Khi nộp hồ sơ lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh, nên copy những giấy tờ cần copy trước ở nhà để không mất thời gian. Dù ở nyukan có máy copy nhưng rất đông người chờ.

※Những lưu ý về cách viết hồ sơ và làm thủ tục miễn giảm thuế thị dân, nenkin, bảo hiểm y tế quốc dân sau khi nghỉ việc

1. 1. Khi viết hồ sơ nộp lên nyukan, phải viết sạch đẹp, rõ ràng, không được tẩy xoá. Không được viết bằng bút chì và bút bi có thể tẩy xoá được.
   2. Nên nhờ người Nhật kiểm tra lại cách hành văn tiếng Nhật và sửa lại giúp bạn.
   3. Nên soạn đầy đủ hồ sơ trong một lần nộp để tránh bổ sung hồ sơ nhiều lần.
   4. Trước khi nhập học, nên đến quận để làm thủ tục giảm thuế thị dân và bảo hiểm y tế năm sau. Ở Nhật, thuế thị dân và bảo hiểm ý tế phải trả vào năm nay sẽ được tính dựa trên thu nhập của năm trước. Nếu bạn không lên làm thủ tục này thì thuế và bảo hiểm sẽ rất cao, trong khi du học sinh thì chỉ có thể đi làm thêm để trang trải sinh hoạt phí. Tham khảo Các trường hợp được giảm thuế thị dân tại Nhật để làm thủ tục xin giảm thuế.
   5. Sau khi có visa mới và thẻ học sinh, bạn phải lên cục thuế của quận để xin miễn giảm nenkin cho học sinh. Trong lúc bạn đi làm, bạn phải trả 厚生年金保険料 (こうせいねんきんほけんりょう) gọi là nenkin dành cho người đi làm tại các công ty (会社員), khi bạn trở thành du học sinh thì bạn phải tham gia 国民年金保険料 (こくみんねんきんほけんりょう). Du học sinh có thể được miễn hoàn toàn nhưng phải xin miễn giảm trước. Và mỗi năm vào tháng Tư, bạn đều phải lên cục thuế để xin miễn giảm trong suốt thời gian còn đi học. Tham khảo thêm Tìm hiểu về chế độ nenkin (lương hưu) của Nhật.

Kết

Có lẽ cuộc sống của một du học sinh sẽ khó khăn và vất vả hơn lúc đi làm, nhưng học vấn là việc không có giới hạn và nếu bạn thực sự thích thì bạn không còn cảm thấy vất vả. Thêm vào đó, giấy tờ hồ sơ trong trường hợp trên sẽ phức tạp hơn trường hợp đổi từ visa du học sang đi làm nên hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn đỡ bỡ ngỡ hơn với các thủ tục trước và sau khi trở lại cuộc sống của một du học sinh.

Tham khảo thêm về các hướng dẫn chuyển đổi visa khác như: Hướng dẫn thủ tục xin visa vĩnh trú từ visa nhân lực chất lượng cao, Hướng dẫn thủ tục xin visa đoàn tụ gia đình ở Nhật(家族滞在ビザ, Hướng dẫn xin visa để ở lại Nhật xin việc sau khi tốt nghiệp(特定活動ビザ), Thủ tục kết hôn với người Nhật

Hiện tại MPKEN đã khai trương dịch vụ mới liên quan đến hỗ trợ xin visa cho người Việt tại Nhật Bản. Thông tin chi tiết các bạn tham khảo như sau:

MPKEN mới khai trương dịch vụ hỗ trợ xin visa cho người Việt với nhiều ưu đãi.

• Giảm 1 man cho những bạn đã từng tham gia event, lớp học do MPKEN tổ chức
• Giảm 5 sen cho những bạn đăng ký sớm (từ ngày 1-5 hàng tháng)
• Dịch vụ check hồ sơ do luật sư người Nhật giàu kinh nghiệm với giá chỉ 2 man 　➞ Đặc biệt, giảm 2 man khi có nguyện vọng chuyển đổi sang dịch vụ xin visa trọn gói

• Xem chi tiết về dịch vụ tư vấn visa tại link: https://www.mpkenhr.jp/houmu
• Form điền thông tin để nhận tư vấn về visa: bit.ly/VisaMpken

Truy cập ngay trang thông tin tuyển dụng của MPKEN để cập nhật các tin tuyển dụng mới nhất và hoàn toàn ko mất phí:

https://www.mpkenhr.jp

 

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.