Giải thích về công việc 総務 (Hành chính tổng hợp – tổng vụ)

   総務 (そうむ) – Hành chính tổng hợp hay tổng vụ, là một công việc có ở hầu hết các doanh nghiệp tư nhân, bởi vậy cơ hội xin việc vào công việc này cũng nhiều hơn so với các công việc khác. Ở bài viết dưới đây Tomoni sẽ giới thiệu chi tiết về nội dung công việc của 総務 cũng như các kỹ năng cần thiết và các loại chứng chỉ – kinh nghiệm làm việc có thể áp dụng cho công việc này.

Giải thích về công việc và các nội dung làm việc căn bản
総務 là bộ phận giúp cho tổng thể của doanh nghiệp được hoạt động trơn tru nên bộ phận này sẽ đảm nhiệm rất nhiều công việc khác nhau. Tất cả các công việc không thuộc vào phòng ban phụ trách riêng nào nhưng lại không thể thiếu để doanh nghiệp vận hành trơn tru như: phân chia và sắp xếp tài liệu, quản lý thiết bị, tổ chức -điều phối các buổi meeting lớn – các sự kiện quy mô toàn công ty, nghe và trả lời điện thoại, các công việc thư ký,… đều thuộc lĩnh vực công việc của tổng vụ.
Nguồn: irasutoya

Tuy nhiên cần lưu ý tuỳ vào quy mô của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mà công việc tổng vụ sẽ được chia rõ người phụ trách hay một người sẽ đảm nhiệm toàn bộ công việc của tổng vụ. Ngoài ra, tuỳ vào từng công ty mà chi tiết công việc của tổng vụ cũng khác nhau, nên cần tra cứu thông tin công việc cụ thể của từng công ty.

Có thể liệt kê các đầu mục công việc của 総務 như dưới đây:

社内文書作成(報告書・会議資料等)  Soạn thảo các văn bản trong công ty (Báo cáo, tài liệu họp,…)
給与計算  Tính lương cho nhân viên
備品管理  Quản lý thiết bị
福利厚生制度整備   Xây dựng các chế độ phúc lợi xã hội 
電話・メール応対  Nghe và trả lời điện thoại 
労務管理・勤怠管理  Quản lý giờ làm – ngày nghỉ của nhân viên công ty
社会保険関係手続  Tiến hành các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội
データ集計、データ入力・チェック  Thống kê dữ liệu, nhập và check dữ liệu
来客応対  Đón tiếp khách
安全衛生管理  Quản lý an toàn – vệ sinh trong doanh nghiệp

…và nhiều công việc khác

Các loại chứng chỉ – kinh nghiệm làm việc có ích

Các chứng chỉ sau được cho là có ích cho công việc của 総務

  • Chứng chỉ tiếng Anh TOEIC(※Tuỳ nội dung công việc sẽ đòi hỏi chứng chỉ này)
  • Chứng chỉ sử dụng phần mềm office – MOS検定(Word、Excel)
  • Chứng chỉ kỳ thi thư ký từ level 3 trở lên 秘書検定3級以上
  • Chứng chỉ kỳ thi boki từ level 3 trở lên 簿記検定3級以上
  • Chứng chỉ kỳ thi năng lực business ビジネス能力検定
  • Chứng chỉ chuyên gia về lao động và bảo hiểm xã hội 社会保険労務士

Các kỹ năng, kinh nghiệm có ích cho công việc này

  • Có các kiến thức căn bản của người đi làm (一般常識 ), business manner
  • Có kinh nghiệm xử lý và liên lạc – trả lời mail 
  • Có kinh nghiệm làm việc văn phòng 
  • Có kỹ năng sử dụng máy tính (Word, Excel, Powerpoint, Access)
  • Có kinh nghiệm làm việc tại các văn phòng hành chính hay nhân sự, phòng thư ký, trợ lý
  • Có năng lực thu nhập thông tin cũng như khả năng giao tiếp 
Những ai phù hợp với công việc này
 
Với đặc trưng của công việc 総務 cần xử lý rất nhiều các công việc khác nhau, những người có tính cách dưới đây được cho là phù hợp để làm công việc này.
  • Người biết quan tâm, để ý đến người khác, có khả năng phối hợp với mọi người.
  • Người quảng giao, nắm rõ các business manner. 
  • Người có thể xử lý công việc linh hoạt, biết quan tâm đến người khác một cách tự nhiên, luôn tươi cười rạng rỡ khi tiếp xúc với mọi người. 
  • Có năng lực giao tiếp, xử lý được công việc theo đúng deadline.
  • Có khả năng bảo mật thông tin và năng lực xử lý nhiều công việc văn phòng một lúc. 
Kết 

   Khi nhắc đến công việc 総務 nhiều bạn cũng có thắc mắc công việc này khác gì với nội dung công việc của 一般事務 vì hai công việc này tương đối giống nhau. Tuy nhiên nếu 総務 phụ trách các công việc để đảm bảo tổng thể doanh nghiệp – tổ chức được hoạt động trơn tru, thì công việc 一般事務 thường là phụ trách các công việc văn phòng trong bộ phận trực thuộc. 

    Hy vọng qua bài viết trên, các bạn sẽ có hình dung rõ về công việc 総務 cũng như các chứng chỉ và tính cách phù hợp cho công việc này, qua đó sẽ có định hướng về công việc muốn ứng tuyển. Nếu có công việc nào bạn quan tâm và muốn Tomoni giải thích rõ hơn về nội dung cũng như các chứng chỉ, những người phù hợp với từng loại công việc hãy comment bên dưới cho chúng mình nhé!

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...