Để viết tốt Bản đề xuất (Teiansho) trong công ty Nhật

 Trong quá trình làm việc tại công ty Nhật, có lẽ các bạn đã không ít lần tiếp xúc với các bản 提案書 (Bản đề xuất). Teiansho là văn bản sẽ được trình bày với cấp trên, hay phía khách hàng, đối tác… nên đòi hỏi phải thật chỉn chu và đúng chuẩn mực. Có rất nhiều nhân viên tại công ty Nhật luôn cảm thấy khó khăn khi được yêu cầu viết các bản đề xuất. Và dĩ nhiên, đối với các nhân viên người nước ngoài, thì điều này lại càng khó khăn hơn nữa.

 Để giúp các bạn tự tin hơn khi viết bản đề xuất bằng tiếng Nhật, Tomoni xin tổng kết một số ý chính cần lưu ý trong bài viết dưới đây. Các bạn hãy cùng đọc và tìm hiểu thêm nhé.

1. Bản đề xuất (提案書) là gì? 

 Trước tiên, cùng tìm hiểu xem bản đề xuất trong công ty là gì nhé!
 Teiansho (提案書)là tài liệu trong kinh doanh thường dùng để đề xuất giải pháp cho các vấn đề đang có, hoặc trình bày ý tưởng theo các yêu cầu của phía đối tác, khách hàng. Dựa vào đó, đối phương sẽ phân tích và xem xét kỹ lưỡng lưỡng nội dung để quyết định có chấp nhận đề xuất trong bản đề xuất đó hay không.
 Mục đích của bản đề xuất tùy thuộc vào đối tượng tiếp nhận bản đề xuất. Ví dụ, nếu là bản đề xuất cho phía khách hàng thì chủ yếu giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của công ty mình để giải quyết cho phía khách hàng, nhưng nếu là văn bản dùng trong nội bộ công ty thì thường là các phương án đề xuất cải tiến kinh doanh, cải tiến quy trình, tăng năng suất kinh doanh.

 Tuy nhiên, có nhiều bạn lại hay nhầm lẫn giữa bản kế hoạch (企画書) và bản đề xuất (提案書).
 Trong công ty có rất nhiều loại văn bản business, cũng có nhiều kiểu văn bản khá giống với bản đề xuất như bản kế hoạch nên gây ra nhầm lẫn. Nhưng cũng không có định nghĩa rạch ròi nào giữa hai loại văn bản, tùy thuộc và cách gọi và cách sử dụng ở mỗi công ty. Tuy nhiên, có thể hiểu là bản đề xuất lấy tiền đề là một vấn đề đang tồn tại và đề cập đến một hướng đi và biện pháp để giải quyết vấn đề. Mặt khác, bản kế hoạch lại là tài liệu đề cập đến việc xây dựng kế hoạch cho một sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Sản phẩm và dịch vụ đó có thể được lấy ý tưởng từ vấn đề/tình huống cụ thể nào đó nhưng mục đích không phải theo hướng để giải quyết bằng được vấn đề giống như bên bản đề xuất.

 Xem thêm:
Cách viết Báo cáo khi làm việc trong công ty Nhật
Các lưu ý và hướng dẫn viết biên bản cuộc họp 議事録

2. Những lưu ý để viết bản đề xuất 

 Dù tùy mục đích sử dụng và đối phương hướng đến mà các bản đề xuất có nội dung và hình thức khác nhau, nhưng nhìn chung bản đề xuất thuộc loại nào cũng có những điểm nên lưu ý giống nhau.
 1. Hiểu rõ và giữ vững mục đích của đề xuất
 Có thể nói mục đích cuối cùng của bản đề xuất là “đưa ra giải pháp và được thông qua”. Chính vì thế, nội dung phải hấp dẫn và thuyết phục người đọc. Việc đề xuất cho phía công ty đối tác và khách hàng còn có thể bị so sánh và cạnh tranh với các đề xuất khác từ phía đối thủ của công ty khác. Do đó, hãy đặt mình và công ty vào vị trí người thực hiện các đề xuất đó để có thể tạo ra một bản đề xuất tối ưu và hiệu quả nhất.

 2. Hiểu các vấn đề của đối tượng hướng đến
 Vì đề xuất là tài liệu đề xuất phương pháp giải quyết vấn đề, nên việc nắm chắc vấn đề là tiền đề chính để có một bản đề xuất hoàn hảo. Để có thể suy nghĩ đưa ra đề xuất, cần phải thu thập và phân tích thông tin về vấn đề như:
  – Đối phương đang gặp khó khăn gì?
  – Muốn cải thiện điều gì?
  – Có thể cải thiện như thế nào? …
 Nếu vấn đề không được hiểu thấu đáo thì các đề xuất được đưa ra cũng sẽ không thỏa đáng.

Hiện tại MPKEN đang có nhóm “Anh chị em bunkei cùng học thi chứng chỉ“dành cho các bạn khối ngành Bunkei chuyên để trao đổi về việc thi cử lấy chứng chỉ để career up tại Nhật ^^ Bạn nào quan tâm có thể click vào đường link phía dưới và join group nhé. Trong group các thành viên sẽ cùng nhau bàn luận cách thức thi cử, tiến hành thi lấy chứng chỉ tại Nhật cũng như những tips thi chứng chỉ của các sempai đi trước.
Một số hình ảnh về các bài đăng trong group cho các bạn tham khảo nhé ^^
 

3. Diễn dịch văn bản theo hướng hỗ trợ nội dung đề xuất
Những đề xuất mập mờ về nội dung luôn đề xuất không thuyết phục. Cần thể hiện nội dung trọng tâm là tại sao đề xuất này có thể giải quyết được vấn đề. Tuy nhiên, ngay cả khi nội dung của đề xuất rất hấp dẫn và thuyết phục thì cũng có nguy cơ không được thông qua vì không có tính khả thi, ví dụ như lịch trình quá căng, deadline quá sát, thiếu nhân công thực tế… Như thế, trong bản đề xuất cần cố gắng thể hiện tính khả thi và đồng thời cần đưa ra những căn cứ rõ ràng cùng các dữ liệu khách quan.

 4. Nhấn mạnh lợi ích khi áp dụng đề xuất này vào vấn đề
 Khi đưa ra một đề xuất, quan trọng nhất là làm rõ đề xuất đó có những lợi ích gì. Đó cũng là điều đáng mong đợi của cả đề xuất. Thay vì nói một cách mơ hồ về kết quả, cần đưa ra một con số giả định về sự cải tiến. Ví dụ, với đề xuất kinh doanh thì có thể tính toán và dự đoán về doanh thu “có thể mong đợi tăng XXX% doanh số bán hàng” hay “có thể giảm công thợ đến XX tháng làm việc”. Nếu người phụ trách có thể giải thích rõ ràng về tiềm năng của dự án cho đối phương nghe thì tỉ lệ được thông qua đề xuất sẽ rất cao.

 5. Ngoài ra, phần trình bày của đề xuất cũng nên được chú trọng
 Ví dụ khi tạo một đề xuất trong PowerPoint thì nên chú ý đến thiết kế và cách trình bày. Đối với PowerPoint, phần lớn là các thông tin trực quan nên nếu không có cách trình bày tốt, dễ gây ấn tượng xấu về tổng thể của đề xuất và gây khó hiểu, khó truyền tải nội dung. Ngoài ra, nếu trình bày đề xuất theo kiểu văn bản, nên diễn đạt mạch lạc, logic để tăng tính thuyết phục.
****Có thể tham khảo viết văn bản một cách logic theo phương pháp MECE dưới đây.

 Xem thêm:
Logical Writing và phương pháp rèn luyện

*Tham khảo
Giới thiệu sách về phương pháp MECE: 「ロジカルシンキング 理論的な思考と構成のスキル」(照屋 華子, 岡田 恵子) 

 Đây là cuốn sách hữu ích cho việc rèn luyện đến thành thạo tư duy logic và kỹ năng trình bày theo logic. Hệ thống kiến thức thiết thực được mô tả trong cuốn sách này không chỉ giúp sắp xếp và tổ chức các suy nghĩ và ý tưởng của bạn một cách hợp lý, mà còn giúp nâng cao kỹ năng thuyết phục người khác.

3. Ví dụ cụ thể cấu trúc một bản đề xuất

 Tuy rằng nội dung của các đề xuất luôn luôn khác nhau, nhưng vẫn có một hình thức chung cho kiểu văn bản đề xuất.
 Sau đây là thứ tự trình bày lần lượt của một bản đề xuất được trình bày bằng Power Point và hướng đến đối tượng là đối tác và khách hàng ngoài công ty.

 1. Trang bìa (表紙)
 Trang bìa là bộ mặt của bản đề xuất. Chính vì thế, tiêu đề của bản đề xuất cần truyền tải rõ ràng nội dung và lợi ích của đề xuất đó, nên sử dụng những từ ngữ mà đối phương dễ hiểu, truyền đạt một cách hấp dẫn và thu hút.

 2. Lời chào hỏi (挨拶)
 Lời chào đầu bản đề xuất thể hiện sự biết ơn cơ hội được trình bày đề xuất. Có thể nói tắt rất đơn giản qua chủ đề đề cập đến hoặc bối cảnh của đề xuất. Nhưng nên cân nhắc tùy loại đề xuất, có thể bỏ qua nếu đây là một đề xuất nhỏ.

 3. Mục lục/Cấu trúc của bản đề xuất (アジェンダ/目次)
 Trình bày cấu trúc triển khai của bản đề xuất, giúp đối phương nắm qua sơ lược về nội dung và các vấn đề đề cập.

 4. Sắp xếp các tiền đề/bối cảnh của vấn  (与件整理)
 Mục đích chính của các bản đề xuất là đưa ra giải pháp cho các vấn đề được đề cập tới trong nội  nên cần sắp xếp, trình bày, liệt kê các thông tin hiện có, trình trạng hiện tại của vấn đề, hoặc các yêu cầu, đề nghị phía khách hàng đã đưa ra trước đó…

 5. Đề cập đến vấn đề (課題の定義)
 Cần sắp xếp và tóm tắt các vấn đề mà đối phương gặp phải, sẽ dễ hiểu hơn nếu chỉ ra khoảng cách giữa tình hình hiện tại với mục tiêu lý tưởng mà đối phương đang hướng tới. Lỗ hổng đó chính là vấn đề cần giải quyết.

Xem thêm:
Một số mẫu văn bản thường dùng trong công ty Nhật
Kiến thức cơ bản về sử dụng font chữ tiếng Nhật trong văn bản business
Tìm hiểu các văn bản thường dùng trong nội bộ công ty Nhật

 6. Đề xuất giải pháp (提案内容)
 Đây là chủ đề chính của bản đề xuất, dùng để trình bày phương pháp giải quyết vấn đề đã xác định. Ở phần này cần đề cập đến tổng thể và phương châm của giải pháp, sao cho chỉ nhìn vào phần văn bản này người nghe cũng có thể nắm bắt nhanh chóng nội dung của giải pháp.

 7. Nêu lên những lợi ích nếu áp dụng giải pháp trong bản đề xuất (提案を採用するメリット)
 Trình bày giá trị của việc áp dụng giải pháp và thuyết phục người nghe. Như đã đề cập ở phần trước, hãy cố gắng sao cho đối phương có những hình dung rõ ràng hơn về kết quả của giải pháp, bằng cách hiển thị các giá trị cụ thể bằng số lượng thay vì hiển thị chúng một cách mơ hồ. Nếu quá khó để hiển thị bằng số, hãy hiển thị trạng thái đạt được nếu thực hiện đề xuất của bạn một cách cụ thể nhất có thể, chẳng hạn như “Có thể tiếp cận đối tượng khách hàng XXX mà hiện tại chưa tiếp cận được” hay “Sản phẩm có thể được lưu hành rộng hơn trong tầng lớp khách hàng XXX“.
 Cần lưu ý không nên quá chú trọng vào lợi ích mà bản thân người đề xuất nhìn nhận được, cần xem xét các nhu cầu, yêu cầu, mục tiêu của người nghe để lựa chọn trình bày lợi ích cho phù hợp.

 8. Nêu chi tiết về giải pháp (提案の詳細)
Đây sẽ là slide giải thích chi tiết hơn nội dung đề xuất nêu trên nên cần mô tả thật cụ thể, chẳng hạn như phương pháp thực hiện, quá trình thực hiện dự án…

*Tham khảo
Giới thiệu sách về cách viết các bản Teiansho chuẩn Nhật: 「外資系コンサルの30分で提案書を書く技術」(森 秀明) 

 Đây là cuốn sách hữu ích cho việc luyện viết các bản Teiansho trong công ty Nhật. Sách được lấy kinh nghiệm từ các chuyên gia và là cách viết phổ biến được áp dụng tại công ty tư vấn nước ngoài tại Nhật.

 9. Lấy ví dụ cụ thể (事例)
 Đây là phần có tác dụng củng cố ấn tượng về đề xuất của người nghe nhất. Câu chuyện về các công ty khác đã áp dụng các đề xuất tương tự để đã giải quyết các vấn đề và đạt được thành tựu như thế nào có tác dụng tăng sức thuyết phục đến người nghe. Ngoài ra còn có thể thể hiện độ tin cậy và thành tích kinh doanh của công ty bạn.

 10. Hệ thống triển khai (体制)
 Hệ thống thực hiện là phần trình bày vai trò và cấu tạo nhân lực của tổ chức sẽ thực hiện giải pháp. Trong trường hợp dự án chung giữa khách hàng và công ty của bạn thì cần đảm bảo phải bao gồm nhân lực của cả hai bên.

 11. Chi phí (費用)
 Chi phí là phần trình bày dự toán số tiền cần có để thực hiện. Cần thay đổi để phù hợp theo nội dung và mục đích của đối tác hay khách hàng, để có ước tính ngân sách và chi phí sử dụng phù hợp. Trong trường hợp có nhiều đề xuất, cần trình bày chi phí cho từng phương án. Còn trong trường hợp nhiều dự án lớn, cần trình bày chi phí cho từng giai đoạn để người nghe dễ dàng cân nhắc theo ngân sách của mình.

 12. Lịch trình (スケジュール)
 Phần trình bày bản kế hoạch “khi nào”, “ai” và “phải làm gì” để thực hiện nội dung bản đề xuất. Trong trường hợp một dự án chung đối tác và công ty của bạn, cần nêu rõ lịch trình của cả hai bên và nhiệm vụ công ty bạn phụ trách.

 13. Thông tin hoặc thành tích kinh doanh của công ty bạn (会社概要・実績)
 Ở cuối đề xuất, nên bao gồm trang trình bày về thông tin công ty hoặc kết quả các giao dịch trong quá khứ.


 Như vậy là đã hoàn thành cấu trúc chặt chẽ của một bản đề xuất trong công sở rồi.

 Tiếp theo là bản đề xuất dùng trong nội bộ công ty.
 Văn bản đề xuất sử dụng trong công ty thường là đề xuất cải tiến và hiệu quả kinh doanh và mỗi công ty sẽ có những quy định cụ thể riêng nhưng các nội dung cần đưa vào hầu như giống với các văn bản sử dụng bên ngoài công ty đã nêu ở bên trên. Tuy vậy, do là văn bản dùng trong nội bộ công ty nên phần mang tính hình thức như lời chào, PR công ty… không cần thiết phải đề cập.

Giới thiệu về các khóa học sắp tới của MPKEN

Hiện tại MPKEN đã và đang tổ chức rất nhiều các khóa học Kỹ năng để hỗ trợ người Việt trong quá trình học tập và làm việc tại Nhật. Nhanh chóng đăng ký tham gia để trang bị những kỹ năng mềm cần thiết và nhận giấy chứng nhận xịn xò từ MPKEN bạn nhé!

1. Khóa học LOGICAL WRITING – Kỹ năng viết văn bản tiếng Nhật

     ・Thời gian: 19~21:00, 5-12-19/11/2021.
  ・Xem thêm thông tin về khóa học và đăng ký tại: https://www.mpkenhr.jp/skillsquare/logical-writing
2
. Khóa học PLANNING & ORGANIZING SKILLS – Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
    ・Thời gian: 19~21:00, 12/2021
    ・Xem thêm thông tin về khóa học và đăng ký tại: https://www.mpkenhr.jp/skillsquare/planning-organizing

Các khóa học sẽ được cập nhật đầy đủ thông tin trên trang web https://www.mpkenhr.jp/skillsquare, và cổng đăng ký khóa học sẽ được mở vào đầu tháng 10.

Các bạn có quan tâm nhớ theo dõi và đăng ký nhé^^.
4. Tổng kết:

 Vậy là Tomoni đã trình bày các điểm cần lưu ý và format thường thấy của một bản đề xuất (提案書) rồi. Rất mong những chia sẻ này có thể giúp ích phần nào cho các bạn mới đi làm tại Nhật tránh khỏi những bỡ ngỡ khi bắt đầu viết đề xuất trong công sở. Ngoài ra còn có rất nhiều các khóa học kỹ năng hỗ trợ các bạn làm quen với môi trường công sở tại Nhật, các bạn hãy tham gia và rèn luyện cho mình những kỹ năng mềm cần thiết nhất nhé. Mong các bạn sớm ổn định để phát triển và cống hiến trong công việc.
 Đừng quên Tomoni cũng đã và đang triển khai các dịch vụ hỗ trợ kiểm duyệt hồ sơ và luyện phỏng vấn xin việc cho các ứng viên nhé. Thông tin chi tiết xem tại: http://bit.ly/VieclamMpken.


Truy cập ngay trang thông tin tuyển dụng của MPKEN để cập nhật các tin tuyển dụng mới nhất và hoàn toàn không mất phí: https://www.mpkenhr.jp

MPKEN mới khai trương dịch vụ hỗ trợ xin visa cho người Việt với nhiều ưu đãi.

  • Giảm 1 man cho những bạn đã từng tham gia event, lớp học do MPKEN tổ chức
  • Giảm 5 sen cho những bạn đăng ký sớm (từ ngày 1-5 hàng tháng)
  • Dịch vụ check hồ sơ do luật sư người Nhật giàu kinh nghiệm với giá chỉ 2 man  ➞ Đặc biệt, giảm 2 man khi có nguyện vọng chuyển đổi sang dịch vụ xin visa trọn gói

 

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...