Cách viết 報告書 (Báo cáo) khi làm việc trong công ty Nhật

    Người Nhật thường có câu「仕事は指示に始まり、報告に終わる」(Công việc khởi đầu từ chỉ thị và kết thúc bằng báo cáo). Trong doanh nghiệp, không phải lúc nào cấp trên của bạn cũng có thể quan sát hết tiến trình làm việc của các nhân viên cả ngày được. Bởi vậy mỗi nhân viên có nghĩa vụ cần báo cáo lên cấp trên của mình. 報告書- Báo cáo là một phần không thể thiếu trong công việc tại doanh nghiệp Nhật 

1. Khi nào cần viết báo cáo?
Báo cáo được viết ra với mục đích báo cáo với cấp trên về nội dung như là công việc hằng ngày, tiến độ dự án hay tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra những trường hợp không định kỳ như công tác hay kết thúc qúa trình thực tập cũng cần viết báo cáo.
2. Các loại báo cáo thường gặp trong doanh nghiệp Nhật

a. 業務報告書 (ぎょうむほうこくしょ– Báo cáo công việc): đây là loại báo cáo phổ biến nhất, được chia ra làm 2 loại chính là báo cáo hàng ngày (về nội dung công việc mỗi ngày) và báo cáo hàng tháng (về tiến độ công việc theo tháng). Đặc biệt đối với báo cáo công việc hàng tháng sẽ trở thành cơ sở cho việc xây dựng chiến lược và phương châm công việc trong trung hạn, do vậy không chỉ là báo cáo công việc đơn thuần mà còn cần có thêm các thông tin về kết quả đạt được, dự báo ngắn hạn đồng thời đề xuất ý kiến và đối sách có liên quan. Thêm nữa cần kèm thêm các tài liệu có số liệu thống kê để tăng tính khách quan cho bản báo cáo.

b. 出張報告書 (しゅっちょうほうこくしょ– Báo cáo công tác): đây là loại báo cáo với mục đích tóm tắt lại những gì đã thu thập được trong chuyến công tác của bản thân được chỉ thị bới cấp trên. Yêu cầu đối với loại báo cáo này đó là dựa trên kết quả điều tra, dữ liệu và thông tin hãy cố gắng viết một cách chân thật khách quan nhất về nội dung và thành quả đạt được trong chuyến công tác.

c. 研修報告書 (けんしゅうほうこくしょ-Báo cáo thực tập): trong quá trình làm việc tại công ty Nhật sẽ có những lúc các bạn được công ty cho tham gia các buổi tập huấn để nâng cao kiến thức và kỹ năng làm việc. Sau những buổi học, buổi tập huấn đó cấp trên của bạn cũng muốn biết được bạn đã thu được và học hỏi được những gì, lúc đó ta cần viết loại báo cáo này. Đặc biệt, đối với những buổi tập huấn, thực tập ở môi trường bên ngoài doanh nghiệp được coi là cơ hội rất tốt để có thể thu hoạch được những kỹ năng cũng như kiến thức quý báu mà không phải lúc nào cũng có được khi tập huấn trong nội bộ công ty. Do vậy hãy cố gắng viết báo cáo một cách rõ ràng và đào sâu vào điểm này một cách cụ thể hơn, qua đó có thể đề xuất được những ý kiến giúp ích cho công việc tại công ty hiện tại của bạn.

d. 事故報告書 (じこほうこくしょ– Báo cáo sự cố): đây là loại báo cáo được viết với mục địch liệt kê một cách chính xác những hậu quả của sự cố, tai nạn đã diễn ra, cụ thể như sau:

  • Thời gian và địa điểm xảy ra sự cố, tai nạn
  • Những người chịu thiệt hại và ảnh hưởng,
  • Tình hình hiện trường
  • Trong trường hợp có người bị thương cần báo cáo cụ thể dựa trên kết quả chuẩn đoán điều trị của bác sĩ.
  • Giải thích ngắn gọn nguyên nhân của sự cố
  • Phán đoán và đưa ra những đề xuất biện pháp cụ thể nhằm không để sự cố tái phát trên quan điểm khách quan nhất có thể

 

e. 会議報告書 (かいぎほうこくしょ– Báo cáo cuộc họp): vì nội dung quan trọng nhất cần chú ý đó là nội dung thống nhất sau cuộc họp chứ không phải là nội dung thảo luận, vì vậy đối với loại báo cáo này cần phải viết nội dung thống nhất cuối cùng trước khi báo cáo cụ thể. Đây là mấu chốt quan trọng và nhờ vậy mà ngay cả những người không tham gia họp cũng có thể nắm bắt được kết quả của buổi họp hôm đó. Hãy viết báo cáo sao cho thể hiện đươc được đầy đủ nội dung “Ai”, “Làm gì”, “Đến khi nào”, để người khác cũng có thể nắm bắt được nội dung cần làm mà tránh bỏ sót hay nhầm lẫn. Và trên hết nội dung cuộc họp trong doanh nghiệp Nhật sẽ khá dài và lan man, khi viết báo cáo các bạn hãy cố gắng tổng hợp các nội dung chính một cách ngắn gọn nhất nhé!

3. Những điểm mấu chốt và lưu ý cần tránh khi viết báo cáo
 

a. Xác định rõ loại báo cáo, mục đích và đối tượng đọc: Một bản báo cáo thông thường sẽ gồm các hạng mục chính sau:

  • Ngày tháng năm
  • Tiêu đề
  • Người báo cáo
  • Người nhận
  • Nội dung báo cáo
  • Nội dung tham khảo
  • Tài liệu đính kèm

Thêm nữa tùy công ty sẽ có những quy định và chuẩn riêng, các bạn làm việc ở đâu thì cứ viết theo mẫu ở đó, có thể tham khảo những bản báo cáo của senpai đã làm từ trước.

b. Viết chính xác sự việc đã diễn ra: Đây là việc quan trọng luôn được yêu cầu khi các bạn viết báo cáo vì nó liên quan trực tiếp đến những quyết định quan trọng liên quan sau đó, do vậy cần có số liệu thống kê và tài liệu để đảm bảo tính khách quan trong đánh giá và đưa ra chiến lược.

c. Kiểm tra thiếu sót và lỗi sai chính tả: Khi viết báo cáo cần phải kiểm tra lại những lỗi sai chính tả và xem có thiếu sót nội dung hay số liệu nào không. Tốt nhất nên kiểm tra 2 lần trở lên trước khi nộp báo cáo cho cấp trên.

d. Viết một cách có hệ thống để cấp trên có thể dễ dàng nắm bắt sườn nội dung: Thường người cấp trên không chỉ xem mỗi báo cáo của các bạn mà còn phải xem báo cáo tương tự của nhiều người khác nữa. Do vậy các bạn hãy cố gắng viết báo cáo sao cho cấp trên có thể dễ dàng nắm bắt nội dung một cách đơn giản và nhanh chóng.

e. Sử dụng văn phong đơn giản, ngắn gọn và dễ đọc: Khi viết báo cáo yêu cầu phải thể hiện rõ ràng dễ hiểu nội dung bạn muốn truyền đạt, do vậy nên viết những câu đơn nghĩa, tránh lối viết dài dòng, đa nghĩa không cần thiết.

f. Cần hiểu rõ người đọc báo cáo của mình là ai và mục đích báo cáo: Cần xác định trước cách viết cũng như nội dung cần trình bày để tránh lẫn lộn giữa các loại báo cáo và đưa ra được trọng tâm trong nội dung, không bị lạc đề hay khó hiểu.

g. Cố gắng hoàn thành càng sớm càng tốt: dù cho bạn có viết được bản báo cáo dài và hoa mỹ đến đâu đi chăng nữa mà nộp trễ thì nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa. Ví dụ nếu bạn vừa mới đi công tác về công ty thì ngay lập tức cần làm ngay báo cáo công tác và nộp cho cấp trên trong ngày. Do vậy hãy cố gắng nộp sớm báo cáo lên cấp trên để đảm bảo tính “nóng hổi” của thông tin và dữ liệu mà bạn đã thu thập được.

*Lưu ý những lỗi thường gặp cần tránh: 

Nộp quá hạn: sự “nóng hổi” của thông tin nhiều lúc quyết định thành bại trong công việc, vì vậy đừng để quá hạn mới nộp báo cáo, sẽ bị điểm trừ rất lớn từ cấp trên nhé!

Báo cáo không tập trung vào trọng tâm: Một bản báo cáo không có trọng tâm là minh chứng cho sự lãng phí trong công việc.

Không phân biệt rõ sự thật và ý kiến bản thân: Việc lẫn lộn giữa thông tin thực tế và ý kiến bản thân sẽ khiến cho người đọc thấy khó hiểu và khó đưa ra được phán đoán, nhận xét.

Viết những nội dung không rõ ràng cụ thể: Đối với các vấn đề trừu tượng nếu không cụ thể hóa bằng con số hoặc thông tin dễ hiểu sẽ khiến cho luận điểm được đưa ra trở nên mờ nhạt và giảm giá trị.

*Lời khuyên: 

Nên đưa ra kết luận trước khi báo cáo cụ thể: điều đầu tiên mà người đọc sẽ chú đến là kết luận trong báo cáo của bạn, vì vậy lời khuyên được đưa ra là hãy đưa kết luận lên đầu và sau đó đưa ra lý do cũng như các thông tin liên quan để giải thích cho kết luận đó.

Nên viết 1 bản báo cáo có hình thức ưa nhìn: một bản báo cáo “ưa nhìn” giúp cho người đọc ngay cả khi bận rộn nhất cũng có thể nắm bắt ngay nội dung chính. Khuyến khích các bạn sử dụng biểu đồ trong báo cáo sẽ giúp tăng độ “ưa nhìn” hơn nữa đó.

Đối với những nội dung không rõ ràng nên cụ thể hóa trong báo cáo bằng các con số: như đã đề cập về lỗi thường gặp ở trên, đối với các nội dung “mơ hồ”, định tính khó diễn đạt bằng câu văn thì hãy chuyển đổi cách biểu hiện thông tin bằng con số để làm dễ hiểu vấn đề hơn.

4. Ví dụ về báo cáo thường gặp trong doanh nghiệp: Báo cáo công việc 


Các bạn có thể theo dõi một ví dụ cụ thể sau về một bản báo cáo kết quả kinh doanh trong 1 tháng vừa qua của phòng kinh doanh trong một doanh nghiệp chuyên phân phối sản phẩm động cơ khởi động hệ thống van của xe ô tô, nội dung như ảnh sau:

Chú thích:

  • ① Ngày tháng năm viết báo cáo
  • ② Tên người viết báo cáo và phòng công tác
  • ③ Tiêu đề của báo cáo (Báo cáo kết quả kinh doanh theo tháng của sản phẩm …)
  • ➃ Nội dung báo cáo (đưa ra kết luận về xu thế, các thông tin thống kê)
  • ⑤ Các công việc cần làm sắp tới
  • ⑥ Ý kiến bản thân
  • ⑦ Tài liệu kèm theo về doanh thu bán hàng theo tháng

 

Như ta có thể thấy bản báo cáo trên có những chi tiết sau:

  • Báo cáo khá ngắn gọn nhưng vẫn truyền tài đầy đủ nội dung cần nói, tập trung vào chủ đề doanh thu bán hàng của tháng vừa rồi.
  • Phần nội dung chính đưa kết luận ngay đầu tiên và tiếp đưa ra các thông tin số liệu như tổng doanh thu trong tháng, phần trăm tăng trưởng so với tháng trước, …
  • Phần Các công việc cần làm sắp tới dựa trên thực tế đặt hàng từ dối tác được đưa ra một cách xác thực cụ thể
  • Phần ý kiến bản thân tách biệt hoàn toàn với phần trước nên dễ hiểu và nắm bắt
  • Ngoài ra còn có tài liệu biểu đồ về doanh thu bán hàng trong các tháng trước để người đọc có thể dễ hình dung cụ thể hơn về tình hình kinh doanh hiện tại của dòng sản phẩm được báo cáo.

 

5. Tổng kết

Trong một doanh nghiệp có nhiều loại báo cáo như báo cáo công việc, báo cáo công tác, báo cáo thực tập,… Tuy vậy, tất cả đều có những yêu cầu chung trong cách thức trình bày như Viết theo mẫu có sẵn, Viết đúng sự việc, Kiểm tra trước khi nộp, Viết một cách có hệ thống, Viết câu đơn giản, Nhận thức rõ về đối tượng và mục đích, Báo cáo đúng hạn. Một khi các bạn có thể nắm bắt được rõ những điểm mấu chốt này thì việc báo cáo trong những tình huống cụ thể sẽ không còn quá khó khăn, đồng thời giúp bạn rút ngắn thời gian làm báo cáo, nâng cao hiệu suất công việc và nhận được đánh giá cao từ cấp trên nữa đó nhé!

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...