Cách thức đào tạo và đánh giá nhân viên khi làm việc online

Do ảnh hưởng của virus Corona, nhiều nhân viên mới phải bắt đầu làm việc Online dù họ mới vào công ty. Hai điểm cần lưu ý khi làm việc Online chính là cách thức training cho nhân viên và đánh giá khả năng làm việc của nhân viên. Từ kinh nghiệm của các công ty có chiến lược tuyển dụng nhân viên làm việc Online, việc giao tiếp liên tục với nhân viên mới và đánh giá đúng khả năng làm việc của nhân viên là điều quan trọng. 

“Không chỉ khiến cho quy trình làm việc trở nên tối ưu, quý khách còn có thể nhìn thấy dữ liệu một cách trực tiếp.” – Anh Zenhara – nhân viên mới của công ty Zoho Japan đang tập dượt thuyết trình cho khách hàng qua màn hình máy tính. Người đóng vai khách hàng ở đầu dây bên kia là sempai trong công ty. Đây cũng là một trong những nội dung training của công ty. Tuy lo lắng không biết liệu bản thân đã truyền đạt đúng và đủ ý cho khách hàng chưa nhưng anh đã nhận được lời khuyên của sempai là cần lắng nghe và gợi mở câu chuyện của khách hàng nhiều hơn thông qua gọi video.

Mỗi ngày một tiếng gọi video trao đổi với sempai trong công ty

Công ty Zoho Japan từ năm 2016 đã bắt đầu áp dụng chế độ làm việc online dành cho nhân viên, trong đó bao gồm cả nhân viên mới. Bộ phận anh Zenhara đang công tác thông thường mọi người chỉ lên công ty tuần 1 lần, thời gian còn lại sẽ làm việc online, kể cả training cũng tổ chức online. 

Mỗi nhân viên khi làm việc Online đều hiểu rõ tầm quan trọng của việc giao tiếp khi làm việc Online. Nhân viên mới sau khi bắt đầu làm việc sẽ chia sẻ lịch trình một ngày làm việc của mình với cấp trên. Khi training thực tiễn, mỗi ngày một tiếng các sempai phụ trách việc  hướng dẫn trong công ty sẽ gọi video nói chuyện trực tiếp giải đáp thắc mắc hay trao đổi tường tận về mục tiêu công việc với nhân viên mới.

Sếp của anh Zenhara cho rằng thông qua việc chia sẻ màn hình trên máy tính, mọi người có thể cùng nhau trao đổi, đưa ra ý kiến phản hồi, tuy làm việc Online nhưng vẫn có thể tạo cho nhân viên cơ hội để phát triển.

Ngoài ra, sếp của anh Zenhara thừa nhận khó khăn trong việc training cách thức đọc vị khách hàng trong những buổi trao đổi về công việc. Dù công ty có quay video thu âm mô phỏng các buổi trao đổi công việc với khách hàng thì sự thật là làm việc Online vẫn tồn tại những điểm trừ.

Tuy nhiên, những khó khăn nêu trên sẽ được giải quyết vào ngày đi làm trực tiếp trên công ty 1 tuần 1 lần. Đây sẽ là thời điểm quan trọng nhân viên mới được tiếp xúc trực tiếp với những người phụ trách đào tạo để thảo luận về những việc khó truyền tải khi làm việc Online. Anh Zenhara cho rằng việc đi làm trên công ty 1 tuần 1 lần khiến anh cảm thấy an tâm hơn đối với những nội dung khó khi training Online.

Anh cũng cảm thấy rõ ràng những lợi ích khi làm việc Online như có thể làm việc một cách độc lập, tận dụng tối đa thời gian làm việc của bản thân. Anh cũng cảm thấy bản thân mình được kết nối với công ty nhờ sự quan tâm của nhiều sempai.

Khi làm việc Online, nhiều nhân viên băn khoăn không biết mình liệu có được đánh giá đúng hiệu suất công việc. Theo bản điều tra của trang tuyển dụng ReShushoku, có đến hơn 40% nhân viên lo lắng về quy chuẩn đánh giá hiệu suất làm việc của công ty. 

Loại trừ những khoảng cách giữa sếp và nhân viên, chú trọng đến chế độ tự đánh giá khả năng làm việc

Đầu kì, sếp và nhân viên sẽ thiết lập mục tiêu công việc. Sau đó, mỗi tháng 1 lần, sếp và nhân viên sẽ tiến hành trao đổi một một để tìm ra những điểm cần cải thiện. Nếu không may nhân viên có đi chệch mục tiêu ban đầu thì nhờ những buổi trao đổi này có thể phát hiện ngay và chỉnh sửa lại kịp thời.

Sau 3 tháng sẽ có một buổi đánh giá giữa kỳn, cuối kỳ sẽ là buổi đánh giá chính thức. Mọi nhân viên bao gồm cả nhân viên mới mỗi khi đạt một mục sẽ chấm bản thân mình thêm 5 điểm, tổng cộng cao nhất có 9 mục. Phiếu chấm điểm sẽ làm thành văn bản và nộp cho cấp trên. Việc để nhân viên tự chấm điểm này sẽ tránh việc đánh giá một chiều từ cấp trên, nhằm khiến cho chu trình đánh giá trở nên khách quan hơn.

Khi kết hợp đồng thời việc để nhân viên tự đánh giá chấm điểm bản thân mình cùng với ý kiến phản hồi liên tục từ quản lý sẽ giúp nhân viên hình dung rõ hơn công việc của mình, từ đó khiến nâng cao tính tự chủ, động lực làm việc của nhân viên.  

Công ty GMO kể trên từ tháng 6 cũng bắt đầu tuyển dụng nhân viên nhưng không quan trọng chỗ ở của họ. Với mục tiêu dù có chuyển chỗ làm thì nhân viên cũng có thể gắn bó với công ty, trong 5 nhân viên mới thì có đến 2 người là nhân viên cũ ứng tuyển lại. Do việc gia đình chuyển đến sinh sống ở Kagoshima mà phải nghỉ việc, nay do công ty áp dụng chế độ làm việc Online nên chị Kodama có thể vừa làm việc vừa sống cùng gia đình.

Công ty cũng tổ chức nhiều sự kiện để mọi người có thể gặp mặt nhau với châm ngôn tất cả mọi người cần gặp mặt nhau để chia sẻ triết lý của công ty.

Công ty GMO cũng cho rằng công ty giúp nhân viên phát triển ngay cả thông qua làm việc Online. Chính vì việc đó nên công ty sẽ có nhiều khả năng thu hút những người trẻ hơn.

Việc công ty có áp dụng chế độ làm việc Online hay không sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty

Dựa trên bảng khảo sát những sinh viên dự kiến tốt nghiệp năm 2020, 79.1% sinh viên có nguyện vọng làm việc Online. Tuy nhiên có đến 66.7% sinh viên lo lắng khi vừa vào công ty đã phải làm việc Online. 

Có 81.6% sinh viên cho rằng làm việc Online khiến việc khó tiếp nhận quy trình làm việc, 79.8% sinh viên lo lắng về mối quan hệ với đồng nghiệp và 68.6% sinh viên bất an về khả năng phát triển kỹ năng cần thiết trong công việc. 

Tuy làm việc Online khiến nhân viên sử dụng thời gian hiệu quả hơn, có nhiều lựa chọn về cách thức làm việc hơn nhưng dễ khiến nhân viên lo lắng khi chưa hiểu kĩ về quy trình làm việc. Những lo lắng của nhân viên mới như khi chưa hiểu về quy trình làm việc sẽ khiến công việc không đem lại kết quả tốt cũng như nếu có thắc mắc khó được giải đáp cũng được đưa ra. 

Việc các công ty áp dụng hay không áp dụng làm việc Online cũng ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty. Theo thống kê với 391 người, có đến 86.4% sinh viên cao học có suy nghĩ tiêu cực về những công ty không làm việc Online.

Có đến 79.4% nam giới, 91.2% nữ giới có ấn tượng tiêu cực với các công ty này. Những lý do được đưa ra như công ty lỗi thời, có chuyện gì xảy ra có vẻ cũng không có chính sách bảo vệ sức khỏe của nhân viên.

Cô Taira cùng công ty cho rằng, sinh viên đại học cũng đã có kinh nghiệm học Online, việc giao tiếp Online cũng trở thành điều bình thường. Do vậy, những doanh nghiệp không quan tâm áp dụng hình thức làm việc Online sẽ khiến sinh viên có ấn tượng không tốt dẫn đến việc sinh viên khó tin tưởng khi làm việc cùng.   

Học 3 từ mới cùng Tomoni:
最適化(saitekika): tối ưu hóa
話を引き出す(hanashiwohikidasu): lắng nghe và gợi mở câu chuyện
座学(zagaku): Training thực tiễn

Link bài viết: Theo Nikkei

Để hỗ trợ các bạn du học sinh đang có nhu cầu tìm việc ở Nhật trong thời gian tới, hiện MPKEN có tổ chức 1 khóa học hướng dẫn xin việc miễn phí kéo dài 3 tháng (học online), các bạn xem thông tin chi tiết ở đây nhé: Khoá học hướng dẫn xin việc miễn phí

Truy cập ngay trang thông tin tuyển dụng của MPKEN để cập nhật các tin tuyển dụng mới nhất và hoàn toàn không mất phí:

https://www.mpkenhr.jp

MPKEN mới khai trương dịch vụ hỗ trợ xin visa cho người Việt với nhiều ưu đãi.

  • Giảm 1 man cho những bạn đã từng tham gia event, lớp học do MPKEN tổ chức
  • Giảm 5 sen cho những bạn đăng ký sớm (từ ngày 1-5 hàng tháng)
  • Dịch vụ check hồ sơ do luật sư người Nhật giàu kinh nghiệm với giá chỉ 2 man  ➞ Đặc biệt, giảm 2 man khi có nguyện vọng chuyển đổi sang dịch vụ xin visa trọn gói

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...