Trước đây, TOMONI đã giới thiệu với các bạn về cấu trúc và cách viết business mail trong tiếng Nhật. Bạn có thể xem lại bài viết tại đây để tham khảo rất nhiều những quy tắc cũng như những lưu ý để tránh xảy ra những sai sót đáng tiếc. Trong số đó, quy tắc xuống dòng 改行 là một quy tắc cơ bản để soạn thảo một email dễ đọc nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng một cách hợp lý.
Hãy cùng TOMONI tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Khi viết email, các bạn cần lưu ý nhất là nội dung phải được trình bày dễ nhìn, mạch lạc. Những email khó đọc có thể là do lỗi chính tả, hay do tiếng Nhật không tự nhiên, nhưng nguyên nhân phổ biến nhất là do nội dung dài liên miên, không ngắt đoạn, không xuống dòng. Khi đó, người đọc sẽ thấy khó hiểu, không nắm được các thông tin quan trọng, giống như email sau:
Vậy, ngắt đoạn, xuống dòng như nào cho hợp lý? Chúng ta cùng nắm vững 2 quy tắc sau nhé:
– Căn độ rộng email trong khoảng 20~30 chữ một dòng:
Nếu bạn không ngắt dòng hợp lý, thì sẽ rất khó đọc email trên màn hình máy tính. Do vậy, bạn hãy coi khoảng cách 20 đến 30 ký tự là độ rộng của mail để chèn, và ngắt dòng. Tuy nhiên, không nhất thiết phải đếm chính xác ký tự, mà còn tùy thuộc vào từ ngữ, nội dung để ngắt dòng hợp lý.
Chúng ta có thể xem hai ví dụ sau:
Cả 2 trường hợp đều theo đúng quy tắc ngắt dòng ở 20~30 chữ, nhưng về mặt câu từ thì rõ ràng email số 1 dễ đọc hơn hẳn phải không nào?
– Tạo khoảng trống giữa các đoạn:
Sau khi hết một ý trình bày, cần ngắt đoạn và thêm dòng trống trước khi trình bày ý tiếp theo. Điều này giúp người đọc hiểu nội dung dễ dàng hơn.
Cả hai email đều có nội dung giống nhau nhưng email số 1 dễ đọc hơn. Do có khoảng trống giữa 2 đoạn nên người đọc có thể nắm bắt nội dung theo từng đoạn.
Tuy nhiên, việc ngắt đoạn cũng cần sự hợp lý như khi ngắt dòng. Nếu bạn lạm dụng quá nhiều dòng trống, người đọc phải kéo chuột nhiều hơn và rất khó đọc, do đó, tốt nhất nên cách dòng khi viết được 2-5 dòng.
*Giới thiệu sách hay: 仕事の基本 正しいビジネスメールの書き方
Ngoài ra, các bạn có thể tìm đọc rất nhiều đầu sách liên quan đến chủ đề này nhé! Cuốn sách dưới đây cung cấp những nguyên tắc cơ bản viết mail trong công việc kèm theo những ví dụ để mọi người biết cách vận dụng linh hoạt, hợp lý.
Ngoài quy tắc về ngắt dòng, bạn có thể sử dụng những tip sau để trình bày email sao cho dễ nhìn, dễ hiểu.
– Sử dụng ký tự gạch đầu dòng: Truyền đạt các ý ngắn gọn, liệt kê theo dạng gạch đầu dòng sẽ giúp người đọc ngay lập tức nắm bắt được nội dung.
Chúng ta cùng tham khảo 2 ví dụ:
Với những thông tin được liệt kê, sắp xếp có tổ chức, email số 2 giúp người đọc có thể dễ dàng hiểu và ghi nhớ các nội dung hơn.
– Sử dụng các ký tự để nhấn mạnh:
Người đọc dễ bị thu hút bởi các hình ảnh. Do vậy, bạn có thể chèn thêm các ký tự 「◯」や「※」、「■」… vào trong email khi cần nhấn mạnh, ghi chú, hoặc bổ sung. Một email có những ký tự nhấn phù hợp sẽ dễ theo dõi hơn, nhưng nếu lạm dụng quá sẽ tạo cảm giác rối mắt cho người đọc.
– Tránh sử dụng một số ký tự 機種依存文字. Những ký tự này chỉ hỗ trợ trên các thiết bị nhất định do vậy, nếu thiết bị của người đọc không được hỗ trợ thì các ký tự này sẽ bị cắt hoặc bị lỗi hiển thị. Các bạn có thể tham khảo các ký tự 機種依存文字 trong bảng sau:
Nếu vận dụng hợp lý, khéo léo các quy tắc này, email của các bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt về hình thức, giống như ví dụ sau:
Xem thêm:
Nội dung và hình thức của email thể hiện trình độ của người gửi cũng như bộ mặt của công ty. Do vậy, nắm bắt và vận dụng được những nguyên tắc cơ bản khi soạn thảo email trong công việc sẽ giúp bạn gây được ấn tượng tốt hơn. Đây cũng là một trong những kỹ năng mềm giúp tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp. Các bạn hãy ghi nhớ và áp dụng hiệu quả nhé!
Truy cập ngay trang thông tin tuyển dụng của MPKEN để cập nhật các tin tuyển dụng mới nhất và hoàn toàn không mất phí: https://www.mpkenhr.jp
MPKEN mới khai trương dịch vụ hỗ trợ xin visa cho người Việt với nhiều ưu đãi.
- Giảm 1 man cho những bạn đã từng tham gia event, lớp học do MPKEN tổ chức
- Giảm 5 sen cho những bạn đăng ký sớm (từ ngày 1-5 hàng tháng)
- Dịch vụ check hồ sơ do luật sư người Nhật giàu kinh nghiệm với giá chỉ 2 man ➞ Đặc biệt, giảm 2 man khi có nguyện vọng chuyển đổi sang dịch vụ xin visa trọn gói
- Xem chi tiết về dịch vụ tư vấn visa tại link: https://www.mpkenhr.jp/houmu
- Form điền thông tin để nhận tư vấn về visa: bit.ly/VisaMpken
Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.
Bình luận