Các lưu ý và hướng dẫn viết biên bản cuộc họp 議事録

   Khi mới ra trường và bắt đầu đi làm tại công ty, nhiều bạn không khỏi bất ngờ trước tần suất họp dày đặc trong các công ty Nhật. Nhiều buổi họp yêu cầu phải viết lại  議事録(ぎじろく- Biên bản cuộc họp) và nhiệm vụ này thường được giao cho các nhân viên mới. Trong bài viết dưới đây, Tomoni sẽ giải thích về ý nghĩa của  議事録 cũng như các lưu ý khi soạn thảo loại văn bản này kèm ví dụ cụ thể. Hy vọng các bạn mới đi làm sẽ chủ động nhận nhiệm vụ này cũng như vượt qua được giai đoạn khó khăn ban đầu để tạo ấn tượng tốt tại nơi làm việc.

  1. Nội dung và lý do cần 議事録 cho các cuộc họp 
  2. Các nội dung cần thiết và lưu ý khi viết 議事録
  3. Các lỗi thường gặp
  4. Tham khảo mẫu viết
  5. Link hữu ích cung cấp template
Nội dung và lý do cần 議事録 cho các cuộc họp 

 議事録 (biên bản cuộc họp) – là biên bản để báo cáo – chia sẻ một cách ngắn gọn nội dung và các quyết định được đưa ra trong buổi họp và thường được dùng trong nội bộ công ty.

Mẫu 議事録 điển hình 

議事録 cần thiết bởi ba lý do chính dưới đây:

  1. 後日の記憶ミスを防ぐ: Tránh việc nhớ không chính xác các thông tin đã trao đổi trong buổi họp. 

  2. 不参加だったメンバーに会議の詳細を伝える Truyền đạt thông tin buổi họp cho các thành viên không tham gia họp được.

  3. 内容・期限・対応者を明確化する Làm rõ về nội dung, deadline và người phụ trách cho từng công việc.

Các nội dung cần thiết và lưu ý khi viết 議事録 
Các nội dung cần có

Tuỳ từng công ty sẽ có format riêng, tuy nhiên về căn bản một bản 議事録 cần bao gồm các nội dung sau:

  • 会議の日時と終了日時 (Thời gian bắt đầu – kết thúc buổi họp)
  • 開催場所 (Địa điểm họp)
  • 出席者 (Thông tin về người tham gia)
  • 会議の趣旨や目的(Nội dung sơ lược và mục đích buổi họp)
  • 会議の概要と発言者の名前(Nội dung buổi họp và thông tin về tên người trình bày)
  • 決定事項 (Các nội dung được quyết định trong buổi họp)
  • 補足 (Thông tin bổ sung)
Lưu ý khi viết loại văn bản này
Thống nhất format
  Thông thường mỗi công ty sẽ có format riêng cho 議事録. Cần tham khảo bản 議事録 trước đó để viết theo, tránh việc thiếu hay bỏ sót các thông tin cần thiết được quy định theo từng công ty, cũng như rút ngắn được thời gian soạn thảo văn bản. Ngoài ra không chỉ thống nhất cách viết về giọng văn, về dạng câu để thể ngắn hay thể dài và thống nhất về căn lề trắng khi soạn thảo văn bản. 
Hoàn thành và nộp trong vòng 24h sau khi kết thúc buổi họp
   Cố gắng ghi chép (メモ) thật nhiều trong buổi họp và tốt nhất  là tóm tắt các điểm chính của buổi họp trong vòng 1h sau khi buổi họp kết thúc. Khi vẫn chưa quen soạn thảo loại văn bản này, cần hoàn thành sớm và đưa cho sempai hay sếp check và gửi cho những người liên quan trong vòng 24h. Nếu thời gian đầu không tự tin với khả năng ghi nhớ của mình, có thể sử dụng máy ghi âm để tránh được việc nghe sót các thông tin. Tuy nhiên để nghe lại máy ghi âm thì việc hoàn thành trong 24h là việc rất khó, cũng như lưu ý cần xin phép sử dụng máy ghi âm trước khi bắt đầu cuộc họp.
Khi viết cần luôn lưu ý về 5W1H
  Khi soạn thảo văn bản này, cần luôn lưu ý về 5W1H : Khi nào?(When) – Ở đâu?(Where) – Ai là người nói/ thực hiện?(Who) – Nội dung gì?(What) – Lý do?(Why) – Làm như thế nào?(How) . Chỉ cần bạn lưu ý đến các điểm ở trên cũng như cố gắng viết ngắn gọn thì văn bản sẽ dễ đọc và đầy đủ thông tin cần thiết. 
   Ngoài ra lần lưu ý không chỉ viết về các nội dung được quyết định trong buổi họp, mà cần viết về quá trình đưa ra quyết định đó. Mục đích của 議事録 là tất cả những người có liên quan (bao gồm cả người tham gia và không tham gia buổi họp) đều có thể nắm rõ thông tin về các quyết định được đưa ra, cũng như lý giải đúng về nội dung của buổi họp. Chính vì vậy cần viết súc tích quá trình đưa ra quyết định trong buổi họp như thế nào.
Các lỗi thường gặp
  Với các bạn đã lưu ý các điểm ở trên khi soạn thảo văn bản mà vẫn bị cấp trên phê bình về nội dung 議事録 thì vấn đề thường nằm ở cách tóm tắt nội dung. Dưới đây là 3 cách viết lỗi mà nhiều bạn hay mắc phải cũng như cách viết để khắc phục các lỗi này.
Không ghi chép (メモ)cẩn thận, thiếu thông tin
Vấn đề thường gặp là nội dung hời hợt, không bao gồm các thông tin cụ thể. Cùng xem xét ví dụ dưới đây.
※全体の定例会議の見直しの打ち合わせにて
 <Cách viết không tốt>
決定事項
・定例の会議は月に1回に変更
・出席者は各部署から2名
・各部署の議題を事前に提出
<Cách viết tốt>

決定事項
・従来定例会議は3ヶ月ごとに行われていたが、よりスピーディな情報共有の必要がある為、定例の会議は毎月10日に行う事にする。
・出席者は、部署リーダーと副リーダー各1名ずつ、計2名は必須参加とする事
・会議の議題に上げたい事項は、3日前までに○○に連絡・及び議題についての資料を提出する
違いが分かりますでしょうか。悪い例では会議での決定事項において、必要な情報が欠けていたり、決定に至った経緯などが把握できないものになってしまう事があります。

Để không mắc phải lỗi này, trong buổi họp cần cố gắng ghi chép theo cách bạn có thể dễ ghi chép thông tin nhất và ghi chép lại đầy đủ các nội dung. Nếu không tự tin có thể dùng máy ghi âm. Tốt nhất không nên điền trực tiếp vào format  議事録 mà nên ghi chép ra file riêng, rồi sau buổi họp điền nội dung vào format và chỉnh sửa lại nội dung sẽ ít việc bị bỏ sót thông tin.
Không đầy đủ thông tin về 5W1H
   Như giải thích ở trên, một văn bản viết theo 5W1H sẽ khiến văn bản dễ nhìn và dễ hiểu. Tuy nhiên khi soạn thảo văn bản, tình trạng rất hay gặp là thiếu thông tin theo chuẩn này. Cùng xem xét ví dụ dưới đây.

※飲食店の集客アップの為の打ち合わせにて
<Cách viết không tốt>
【土曜日の集客について】
原状カップル、家族のお客さんが多い。
今後やってみたいものとして、30~40代キャリアウーマンなどを狙った女子会などの打ち出し(プランなど)を検討していきたい。

<Cách viết tốt>
【土曜日の集客低迷の改善策について】
現状)客層としては、カップル・家族のお客様層が7割を占めている
対策)新たな客層をターゲットに検討する必要がある。例えば、店舗の客単価・立地を考慮すると、30代〜40代のキャリアウーマン等を狙った、女子会といった新たなプランの打ち出しが効果的との事。
次回の課題)次回、2月8日の会議までに〇〇が周辺競合の調査結果を報告。具体的には「価格帯」を軸に、当店の競合店が打ち出しているプラン・集客状況などを媒体担当者からヒアリングし、まとめる。

こちらのまとめた資料を元に、新たなターゲット層の選定・新たなプランの検討を次回の会議にて同メンバーで話し合う。

   Ở ví dụ về cách viết không tốt, với cách viết như vậy người đọc không thể nắm được đây là buổi họp về nội dung gì. Ngoài ra, do không đảm bảo cách viết theo 5W1H nên người đọc không hiểu nên tiến hành công việc gì sau buổi họp. Khi đảm bảo cách viết theo 5W1H như ví dụ về cách viết tốt, thông tin về “Nội dung đã được nói đến trong buổi họp” cũng như “Cần làm gì tiếp theo” sẽ được người đọc biên bản nắm rõ. 
Không tóm tắt nội dung mà chỉ ghi y nguyên nội dung trong buổi họp

   Đây là lỗi mà các bạn nhân viên mới hay bị cấp trên phê bình nhiều nhất khi soạn thảo văn bản. Thường các bạn sẽ chỉ tập trung viết hết nội dung đã nghe được trong buổi họp mà không có thao tác tóm tắt lại các điểm chính trong buổi họp. Cùng xem xét ví dụ dưới đây.

<Cách viết không tốt>
(ユーザーA氏)
・「アウトバンド業務の特徴としては、実際に電話をこちらからかけるわけですから、こちらが伝えたいことをきちんと伝えるスキル、それと、お客さまのおっしゃっていることをきちんとお聞きするスキル、特にお客さまがお話しされているのにかぶせて、お話するなんてことは多々みられます、実際に営業電話をかけて、目的を達成するためには、言葉のキャッチボールをうまく延々やって行く必要があります。特にお客さまにとって、アウトバウンド電話は必要のないものであり、聴いていただくためには延々お客さまにとってのメリットを強調したり、それからお客さまの心に沿わないようなお話をしないスキルが必要になります」

<Cách viết tốt>
アウトバウンド業務について
アウトバウンド業務で必要となる特徴的なスキルは以下の3点です。
(ユーザーA氏)
・当社が伝えたいことをきちんとお客さまに伝えるスキル
・お客さまのおっしゃっていることをきちんとお聞きするスキル
〜お客さまの話にかぶせて、話す場合が散見される
・お客さまと言葉のキャッチボールを上手に実施できるスキル
〜お客さまのメリットを強調し、心に沿わない様なお話をしない

Ở ví dụ về cách viết không tốt, dù nội dung buổi họp được viết ra, nhưng đây không phải là cách viết 議事録. Cần tóm tắt nội dung cũng như lược bớt các đoạn văn không cần thiết để có thể trình bày được các nội dung chính một cách ngắn gọn, dễ hiểu. Để tóm tắt tuỳ trường hợp có thể thêm từ hay sử dụng các từ thay thế. Việc tóm tắt được nội dung buổi họp một cách chính xác, dễ hiểu và ngắn gọn là một kỹ năng khó, tuy nhiên có thể luyện tập dần bằng cách đưa sếp kiểm tra về tính chính xác của nội dung sau khi các bạn tóm tắt xong.

Tham khảo mẫu viết
Tham khảo mẫu 議事録 điển hình qua ví dụ dưới đây:

会議名 :9月公開映画『ABC』の宣伝プロモーション計画【第1回】
日時  :5月14日(月)15:00~15:30
場所  :F社様第一会議室
出席者 :F社様 鈴木部長、守屋次長、佐々木主任
E社  時田、河野、木本、飯田(議事録作成)
目的  :『ABC』のパブリシティ戦略策定
決定事項
・テレビ、新聞、雑誌、Webの中で映画のコンセプトに合致した媒体にのみ、映画紹介を目的とした主演女優Gのインタビューを取り上げてもらえるようE社がプロモーションをかける。
・ただし、民放のバラエティ番組、男性向け雑誌は除外する。女性誌の場合はクオリティと読者層で、Web媒体についてもクオリティやPV数で判断する。
・人物にフォーカスした民放のドキュメンタリー番組『H』にGの出演を交渉する。
会議の概要
【Gの稼働状況について】
・久しぶりの主演映画ということで、Gの事務所も力が入っている。公開時の全国キャンペーンにも協力してくれるとの約束を取り付けた。(鈴木部長)
・ただしGのイメージ戦略で、出演する媒体のクオリティは厳しくチェックするとのこと。どの媒体に出演するかは担当マネージャーではなく、事務所の高木社長が直接確認するようだ。(守屋次長)

【パブリシティの開始時期と方法】
・E社は5月20日までに媒体候補を選出し、F社様に提出。Gの事務所チェックを経た後、6月1日から各媒体へのプロモーションを開始する。6月中は週次でF社様に進捗を報告する。番組『H』のプロデューサーとは懇意にしており、今回も内々で打診済み。(時田)
・Gのインタビューだけでなく、原作者Jとの対談企画も積極的に展開したい。Jの許可は取れていないが、当代きっての人気作家なので実現すればPR効果は高い。Jへの稼働オファーも6月1日から行う。(河野)
補足
・宣伝プロデューサーは時田が担当。F社様とE社のやりとりは、守屋次長と時田が行う。
以上

Link hữu ích cung cấp template 

Tomoni xin giới thiệu các template cho 議事録 các bạn có thể tham khảo ở dưới đây. Nếu theo đúng format cũng có thể thể soạn thảo biên bản cuộc họp dễ hiểu và ngắn gọn, tuy nhiên các bạn có thể điều chỉnh thêm để có được văn bản tốt hơn nữa. 

Mẫu template dùng cho cuộc họp giữa các phòng ban 

Mẫu template dùng khi cuộc họp có nhiều nội dung được thảo luận

Rất mong qua bài viết trên các bạn nhân viên mới đi làm, cũng như các bạn đã đi làm một thời gian và gặp khó khăn với việc soạn thảo  議事録 hiểu rõ về các nội dung cần thiết, cũng như các điểm cần lưu ý để soạn thảo được một văn bản tốt. 

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...