Cách viết business mail tiếng Nhật (Phần 1)

  Khi bắt đầu đi làm, cũng là lúc chúng ta phải làm quen với việc trao đổi thông tin công việc qua email. Viết business email tiếng Nhật thế nào cho chuẩn là thách thức lớn đối với nhiều bạn. Ngay cả các bạn trẻ Nhật khi mới đi làm cũng có nhiều người rất lúng túng khi viết mail cho cấp trên, khách hàng hay đối tác.  Trong bài này, Tomoni sẽ giới thiệu cụ thể về cấu trúc và cách viết business mail trong tiếng Nhật . Các bạn hãy tham khảo và áp dụng để tránh phạm phải những sai sót đáng tiếc nhé.

1. Lưu ý khi viết tiêu đề email +  tên người gửi
◆ TIÊU ĐỀ EMAIL :

 Tránh đặt những tiêu đề chung chung:

   ➔ Ví dụ : 「お願い」  「お世話になっております」 「先日の件について」..

Lý do:

➢ Làm người đọc ko phán đoán được việc bạn muốn truyền đạt qua email
này là gì nếu chỉ nhìn qua trong danh sách email đến
➔ có thể bị bỏ qua để đọc sau nếu họ đang bận và rồi bị quên luôn…

➢ Có thể bị nhầm tưởng là Spam mail thì sẽ bị xóa luôn.

(Bạn để ý mà xem, những email spam chứa virus thường có những tiêu đề rất
chung chung và vu vơ kiểu này)

Khi gửi email trong công việc, đặc biệt là cho cấp trên/ khách hàng,..những
người có nhiều email, việc đặt tiêu đề email thế nào quyết định rất lớn đến
việc email của bạn có được đọc hay không.
⓶ Hãy đặt tiêu đề để người đọc nhìn qua là biết chủ đề của email:
 Muốn như vậy, khi đặt cần lưu ý nó phải đủ dễ hiểu theo 3 tiêu chí sau :

Về việc ?        dụ : 〇〇会議、XXプロジェクト)
     Hãy chọn những từ khóa nhất định liên quan tới dự án/ sản phẩm mà bạn muốn trao đổi. Việc này sẽ giúp người nhận chỉ nhìn qua tiêu đề cũng hình dung ra việc bạn muốn trao đổi. Ngoài ra, nó cũng giúp bạn trong việc tìm kiếm sau này.

  Khi nào ?   ( dụ : 1回、1210
  Đưa ngày tháng, số lần,..vào tiêu đề sẽ giúp người nhận nắm chính xác được việc sự việc bạn muốn trao đổi sẽ xảy ra khi nào, có gấp ko,..

 Bạn muốn /muốn người đọc làm ? ( dụ: ~のお願い、~のご報告、~のご確認
    Bằng cách đưa các từ khóa này vào, người đọc sẽ nắm rõ được ý đồ của bạn qua email trước khi bắt đầu đọc email chính

Một số ví dụ đặt tiêu đề email dễ hiểu, thân thiện với người nhận :

  •   3回 営業ミーティングのお知らせ
  •   プレゼン資料ご確認のお願い(12/10東京本社)
  •    【◍◍プロジェクト進捗状況のご報告(No.2)
  •    【〇〇セミナーご出席ありがとうございました。
  •   新製品発売キャンペーン【12/1~12/10】のお知らせ

POINT Hãy đặt tiêu đề mail theo quy tắc 5W1H khi đặt, hãy luôn ý thức cho các từ khóa cụ thể vào đề người nhận thể nắm được nội dung chính bạn muốn trao đổi trước khi click vào xem mail.

◆ TÊN NGƯỜI GỬI
  • Đối với những đối tác lần đầu tiên giao dịch, thì cách hiển thị tên người gửi ở
    hòm thư đến của bạn cũng ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng của đối tác với bạn.
  • Hãy lưu ý phần cài đặt để phần tên người gửi hiển thị theo dạng :

   会社名 +氏名 hoặc  氏名 +会社名

Ví dụ : NPO法人MP研究会 ファン・マイ  Hoặc  ファン・マイ (NPO法人MP研究会)

  • Tránh để khi email đến, ở phần người gửi chỉ hiển thị vỏn vẹn thông tin dạng:

          ▲ takahiro@****.co.jp ( chỉ hiển thị địa chỉ email, ko rõ là ai)
          ▲ 営業部  ( chỉ hiển thị mỗi tên công ty hoặc phòng ban)
    …….

Nguồn ảnh: http://www.civillink.net/esozai/download/2277.html

2. Cấu trúc của một business email

Một business mail thường gồm có 3 phần :

1) 前文 : Phần mở đầu của email.

Đây là phần nội dung dùng để người gửi chào hỏi, tự giới thiệu với người nhận
(kể cả đã từng giao dịch với nhau từ trước) và nói tóm tắt lý do mình gửi email.

2) 本文  : Phần nội dung chính của email

Trong phần này, người viết sẽ trình bày cụ thể và chi tiết về nội dung muốn
thông báo/ trao đổi,….

3) 末文 : Phần chốt của email

Business email mở đầu bằng câu chào thì cũng kết thúc bằng câu chào.
Phần cuối của email thường sẽ được kết thúc bằng một câu chào theo những
phrase nhất định tùy thuộc vào nội dung của phần 本文.
Phần chữ ký trong email cũng được tính là 末文 của email.

3. Cách viết phần mở đầu (前文)

◆ Khi trao đổi qua email, chính vì người đọc không thể nhìn thấy mặt, hay nghe thấy giọng nói của bạn, nên chúng ta lại càng phải thể hiện sự đúng mực, có lễ nghĩa thông qua cách chào hỏi ở đầu email.

◆ Phần 前文 của email sẽ bao gồm : 「宛名」 + 「挨拶」 + 「自己紹介」 +「趣旨」
「宛名」 ( thông tin người nhận email)
Phần 宛名 bao gồm 会社名 +部署名 + 氏名 +様

「挨拶」 ( lời chào hỏi)
Tùy vào mối quan hệ và tình trạng trao đổi với người nhận mà dùng những phrase
khác nhau, như:  お疲れ様です、お世話になっております、初めまして、お久しぶりです、。。。

「自己紹介」 ( tự giới thiệu )
Cho dù bạn đã trao đổi email với người nhận nhiều lần trước đó, và bạn đã setting phần
thông tin người gửi đầy đủ như ở trên, thì việc xưng tên trong 前文 cũng là manner bắt
buộc. Nó bao gồm : 会社名 + 部署名 +氏名

「趣旨」 ( sơ lược nội dung, lý do gửi email)

 LƯU Ý KHI VIẾT 「宛名」

  • Hãy viết phần 宛名 này ở ngay dòng đầu tiên của email.
  • Trong trường hợp người nhận là người của công ty khác, hãy viết thông tin
    của họ đầy đủ theo dạng : 会社名 +部署名 + 氏名 +様
  • Tuyệt đối ko viết tắt tên công ty người nhận dạng (株) hay (有).
    Hãy viết đầy đủ ◍◍株式会社 hoặc ▲▲有限会社
  • Không dùng 御中 kiểu dạng như :  ◍◍株式会社御中 xx様
    Vì khi tên của cá nhân được viết liền tiếp sau tên công ty + phòng ban thì
    ko sử dụng 御中

Ví dụ :  株式会社みどり 人事部 山本様

◆ LƯU Ý KHI VIẾT 「挨拶」

  • Các câu chào hỏi dùng trong phần này thường là các phrase được quy ước sẵn,
    và tùy thuộc vào mối quan hệ giữa người nhận- người gửi, cũng như tình trạng
    trao đổi thông tin giữa họ mà các mẫu câu được sử dụng cũng khác nhau
    Một số ví dụ : 「お疲れ様です」 dùng khi email cho người cùng công ty.お世話になっております」 được dùng phổ biến khi gửi cho người ngoài công ty. 「こんにちは」 dùng khi người gửi và người nhận có mối quan hệ thân thiết 「初めまし」 dùng khi gửi email lần đầu 「お久しぶりです」 hoặc 「ご無沙汰しております」 dùng khi lâu rồi mới liên lạc 「ご返信ありがとうございます」 khi nhận được thư trả lời từ người mình liên lạc lần đầu

 LƯU Ý KHI VIẾT 「自己紹介」 

  • Tự giới thiệu là một manner tối thiểu cần bảo đảm khi gửi business email.
  • Phần này bao gồm :会社名 + 部署名 +氏名
  • Ngoài ra, nếu là người bạn gửi email liên lạc lần đầu, thì một vài dòng giới thiệu về mối quan hệ giữa bạn và người gửi sẽ làm cho email trở nên thân thiện hơn với người nhận.

Ví dụ: 先日〇〇でお目にかかった株式会社みどりのファン・マイと申します。
          以前、◍◍で名刺交換をさせていただいた株式会社みどりのファン・マイです。

◆ LƯU Ý KHI VIẾT 「趣旨」 

  • Tóm tắt một cách lược, ngắn gọn nội dung muốn trao đổi, do gửi email sẽ giúp người đọc nắm bắt nhanh được câu chuyện bạn muốn đề cập, tránh bị hiểu lạc đề và sẽ dễ bắt nhịp vào nội dung chính ở phần 本文 hơn.
  • Đoạn này thường được viết ngay sau khi kết thúc tự giới thiệu và chào hỏi.

dụ : ◍◍の件についてご連絡(ご報告・ご相談・ご提案)いたします。

   本日のお打合せの結果について、ご報告いたします。

   先日のお礼を申し上げたく、ご連絡いたします。

  • Nếu bạn muốn người đọc trả lời, thì nên nói ý đó để người đọc nắm được :

dụ : お手数をおかけいたしますが、お返事を頂けると幸いです。

   お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答をお待ちしております。

  • Nếu nội dung email quá dài, thì hãy chốt 1 câu ở cuối 前文 để người đọc thông cảm:

Ví dụ : 長文になりますが、ご一読のほどお願い申し上げます。

   どうか末文までお付き合いください。

◆ VÍ DỤ VỀ MỘT ĐOẠN 前文

  株式会社あかいデパート
  仕入部  松本様

  いつも大変お世話になっております。
  株式会社みどり 営業部のファン・マイです。

  先日ご依頼を頂いた注文についてご連絡いたします。

4. Cách sắp xếp trình bày phần nội dung chính (本文)

◆ Trong phần này, cần lưu ý nhất là phài TRÌNH BÀY DỄ NHÌN, NỘI DUNG MẠCH LẠC, vì khi đọc email trên máy tính, những email dài liên miên ko xuống dòng, ngắt đoạn, đọc mãi ko thấy ý chính là một cực hình với người đọc.

◆ Khi viết 本文 cần lưu ý:

  • Một dòng ko quá 20 ~ 30 chữ (全角), hãy xuống dòng ở chỗ thích hợp.
  • Tạo ra các khoảng trống ngắt đoạn khi kết thúc từng ý để người đọc dễ xem.
    Tốt nhất nên cách dòng ngắt đoạn khi khi viết được từ 2- 5 dòng.
  • Hạn chế sử dụng quá nhiều chữ Kanji liên tiếp nhau, đặc biệt là những cụm
    từ vốn được sử dụng phổ biến hiragana như :
    有難うございます → ありがとうございます
    宜しく御願い致します → よろしくお願いいたします。

◆  HÃY THỬ SO SÁNH HAI ĐOẠN EMAIL SAU, BẠN THÍCH EMAIL NÀO HƠN?

 先日ご依頼を頂いた注文「社名入りペン」の見本が完成いたしましたので、是非松本様に現物をご確認頂き、ご意見・ご感想を聞かせていただきたいと思います。お忙しいところ恐れ入りますが、12月10日(水) 10~、12月11日(木)13時~、12月12日(金) 14時~のいずれかの日でお時間を頂けないでしょうか。

           VS

先日ご依頼を頂いた注文「社名入りペン」の
見本が完成いたしましたので、
是非松本様に現物をご確認頂き、
ご意見・ご感想を聞かせていただきたいと思います。

お忙しいところ恐れ入りますが、
12月10日(水) 10時~、12月11日(木)13時~、
12月12日(金) 14時~のいずれかの日程で
お時間を頂けないでしょうか。

5. Cách viết phần chào hỏi cuối email (末文)

 Nguyên tắc của business email là mở đầu bằng chào hỏi và kết thúc cũng là một câu chào hỏi, cảm ơn.

◆ Các cụm từ thường được dùng trong 末文

  • 「よろしくお願いいたします。」 Đây là cụm từ được sử dụng phổ biến nhất, và có thể sử dụng với bất kì đối tượng nào. Tùy thuộc vào nội dung email là 提案 hay 依頼… mà có thể chọn các mẫu biến thể phù hợp:
    以上、よろしくお願いいたします。
    ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
    ご協力のほど、よろしくお願いいたします
    引き続きよろしくお願いいたします。
  • Nếu nội dung phần 本文 khá ngắn gọn, chỉ dùng để báo cáo nhanh, thì có thể dùng:
    取り急ぎ、ご報告まで
    取り急ぎ、お知らせいたします。
6. Các phần cần kiểm tra trước khi ấn nútGửi


 Sau khi đã ấn nút gửi email, dù sau đó bạn có đọc lại và phát hiện ra nhầm lẫn hay sai sót ở đâu đó, thì cũng không thể sửa lại được nữa. Vì vậy, hãy kiểm tra thật kĩ các nội dung dưới đây trước khi ấn nút “Gửi”

– Tiêu đề email của bạn đã đủ dễ hiểu chưa
– Thông tin người gửi ở phần email đến đã hiển thị rõ ràng chưa
– Bạn có viết nhầm, viết sai thông tin gì ở phần thông tin người nhận ko?
– Bạn đã chào hỏi ở đầu email chưa.
– Bạn đã xưng tên chưa.
– Bạn đã tóm tắt nội dung email ở phần đầu chưa.
– Mỗi dòng email của bạn có trong giới hạn 20-30 chữ ko, có quá dài ko
– Bạn có ngắt đoạn mỗi 2-5 dòng ko.
– Nội dung bạn đề cập còn thiếu gì ko, đã chuẩn xác chưa.
– Bạn có sử dụng kí tự lạ khiến email dễ bị lỗi hiển thị ko.
– Bạn đã chào hỏi cuối email chưa.

  Ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm qua sách, có rất nhiều quyển hướng dẫn viết cụ thể. Những sách này hầu như đều có bán tại các hiệu sách lớn hay ở cả book-off cũng có bán. Khi đi làm chúng ta cũng nên có trong tay 1 vài quyển để dùng khi cần. Ví dụ như quyển 「誰も教えてくれなかったビジネスメールの書き方・送り方」của nhà xuất bản あさ出版 khá hay, các bạn có thể tham khảo thêm nhé.
 

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...