Giới thiệu về vòng thảo luận nhóm (group discussion) khi đi xin việc

    Thảo luận nhóm (グループディスカッション – Group Discussion) là một trong những hình thức phỏng vấn được khá nhiều các công ty Nhật áp dụng khi tuyển chọn ứng viên. Khác với vòng phỏng vấn cá nhân, vòng thảo luận nhóm thường bị giới hạn thời gian, chủ đề, đòi hỏi sự phối hợp của nhiều kỹ năng, lại có sư tham gia của nhiều ứng viên khác,…nên thường khiến các bạn sinh viên cảm thấy bối rối và căng thẳng khi tham gia. 

   Tuy vậy, nếu bạn nắm được những điểm mà công ty sẽ để ý chấm khi bạn tham gia thảo luận, đâu là những điểm nên làm và cần tránh khi tham gia thảo luận nhóm thì vòng thi này cũng không phải quá khó đâu. Hôm nay Tomoni xin tổng kết những điểm quan trọng về hình thức thảo luận nhóm để mọi người có thể hiểu rõ hơn và chuẩn bị cho tốt nhé.

Group Discussion là gì?

   Vòng thảo luận nhóm (group discussion) là một hình thức tuyển chọn ứng viên của các công ty Nhật, trong đó các ứng viên sẽ chia thành các nhóm, một nhóm có khoảng 4~8 người và cùng thảo luận về một đề tài nào đó (lên kế hoạch bán hàng, thành lập công ty mới,…) trong vòng 30~60 phút và đưa ra kết luận cuối cùng cho nhà tuyển dụng. Ở vòng thảo luận nhóm này, nhà tuyển dụng sẽ xem xét những điều mà không thể biết nếu chỉ nhìn CV và phỏng vấn, như là cách làm việc với mọi người, khả năng giao tiếp, suy nghĩ, sáng tạo, tranh luận có logic, cũng như khả năng lãnh đạo (leadership).

グループディスカッション(グルディス)のイラスト

   Thường thì các ngành xã hội 文系 khi đi phỏng vấn sẽ gặp vòng thảo luận nhóm nhiều hơn là các bạn ngành tự nhiên 理系.

Cách tiến hành của một vòng thảo luận nhóm

   Một vòng thảo luận nhóm thường diễn ra trong khoảng 30~45 phút. Tùy vào nhà tuyển dụng, mỗi nơi sẽ có một cách tiến hành khác nhau, nhưng nhìn chung thì các bước sẽ như sau.

   Ví dụ về thảo luận nhóm trong 30 phút:

 

Bước 1

 

2 phút

Phân công nhiệm vụ, công việc

Giới thiệu bản thân đơn giản rồi phân công xem ai đảm nhận trách nhiệm nào

 

Bước 2

 

2 phút

Phân chia thời gian

Tính toán, phân chia thời gian sao cho đủ làm các bước khác, để mọi người đưa ra ý kiến và có thời gian để soát lại.

 

Bước 3

 

15 phút

Đóng góp ý kiến

Tất cả các thành viên đưa ra ý kiến, càng nhiều càng tốt.

 

Bước 4

 

6 phút

Điều chỉnh lại các ý kiến

Sau khi đưa ra các ý kiến thì soát lại, điều chỉnh thứ tự xem cái gì quan trọng cần nói trước, cái gì không cần thiết thì bỏ qua.

 

Bước 5

 

5 phút

Đưa ra quyết định cuối cùng

Sau khi điều chỉnh lại các ý kiến thì đưa ra quyết định cuối cùng, chọn phương pháp như thế nào, và chuẩn bị thuyết trình.

 

※ Để các bước sau được liền mạch và thảo luận dễ dàng hơn, thì bước đầu tiên (phân chia nhiệm vụ) cần phải làm cẩn thận. Khi phân công công việc thì phải chú ý, nên có những vai trò sau:

Leader 司会・進行役. Leader là người sẽ tập trung và lo bao quát các thành viên. Là người chủ động đưa ý kiến và lắng nghe ý kiến của các thành viên khác.

Nếu được bầu làm leader, bạn cần phải chú ý lắng nghe đến ý kiến của người khác, không tự tiện bỏ qua người nào, cũng như không bắt mọi người làm theo ý mình. Đây là những điểm quan trọng để đánh giá một người có tính lãnh đạo hay không.

Người quản lý thời gian time keeper タイムキーパー. Khi cùng nhau bàn luận thì mọi người thường có xu hướng không để ý thời gian, người quản lý thời gian sẽ là người phân chia xem được bàn luận trong bao nhiêu phút, rồi xử lý lại các thông tin trong bao nhiêu phút, và luyện tập trước khi đứng lên phát biểu là bao nhiêu phút. Ngoài nhìn đồng hồ ra thì cũng có nơi cho phép bạn dùng điện thoại để bấm giờ.

Khi làm time keeper thì bạn cần phải chú ý không để bị lôi kéo theo cuộc bàn luận của mọi người, cũng như không được ngại mọi người đang bàn luận nên không nhắc là đã hết giờ.

Thư ký 書記. Thư ký sẽ là người ghi lại hết ý kiến của mọi người trong lúc bàn luận để sau đó có thể dựa vào ghi chép đó mà đưa ra ý kiến cuối cùng. Trong trường hợp nhóm đông người thì có thể có 2 thư ký.

Bạn cần phải chú ý là ngoài ghi chép ra, bạn cũng phải đưa ra ý kiến của mình nữa. Sau đó thì dù ghi sai hay đúng, bạn cũng phải chia sẻ thông tin cho mọi người để tiến hành các bước tiếp theo.

Tác phong và các điểm được đánh giá khi thảo luận nhóm
Các tác phong khi thảo luận nhóm

・Hỏi trước khi bắt đầu

Để tránh gây mất thời gian của nhóm, trước khi bắt đầu vào thảo luận bạn hãy đọc/nghe hiểu rõ đề bài, không hiểu ở điểm nào thì phải hỏi ngay. Điều này cũng có thể giúp bạn ghi điểm là người chú ý nghe hướng dẫn và phân tích nhanh, biết mình không hiểu ở đâu.

・Biết lắng nghe ý kiến của mọi người

Khi bắt đầu thảo luận thì cũng sẽ có người vì “hăng” quá nên sẽ quên mất xung quanh. Bạn cần học lắng nghe ý kiến của người khác, vì bạn biết thứ người ta không biết thì sẽ có người khác biết thứ mà bạn không biết. Ngoài ra cần phải chú ý đến thư ký xem người ta có viết kịp ý không, ý kiến của mình đã truyền tải đến mọi người hết chưa.

・Nói dõng dạc

Khi chia ra thảo luận nhóm thì thường một lần sẽ có 5~6 nhóm, trong hội trường có 20~30 người như thế thì cần phải chú ý nói sao cho mọi người trong nhóm đều nghe thấy, tránh mất thời gian vào việc lặp đi lặp lại.

・Chú ý các thói quen hàng ngày

Bình thường khi ngồi không có thể bạn sẽ quen tay mà xoay bút, vuốt tóc, rung đùi,… nhưng khi vào thảo luận nhóm thì bạn hãy chú ý đến các thói quen này nhé. Có thể bạn quen rồi, nhưng tiếng động bạn tạo ra vừa làm cho người mất tập trung, vừa làm nhà tuyển dụng có ấn tượng xấu với bạn đấy.

・Dọn dẹp sau khi thuyết trình

Sau khi thảo luận, thuyết trình xong, bạn nên dọn dẹp bàn ghế, giấy tờ còn sót lại, lau bảng, … Tuy nhiên nếu nhà tuyển dụng bảo bạn “Cứ để như thế” thì bạn cũng không cần phải cố gắng dọn hết.

Các điểm được đánh giá trong thảo luận nhóm

   Khi phỏng vấn cá nhân thì nhà tuyển dụng sẽ biết được năng lực của bạn là ở đâu, còn ở vòng thảo luận nhóm sẽ là lúc mà họ đánh giá các kĩ năng mềm khác của bạn.

・Kĩ năng giao tiếp

Khi đi làm thì một trong những kĩ năng quan trọng nhất chính là kĩ năng giao tiếp, kĩ năng đối nhân xử thế. Họ sẽ xem kĩ năng truyền đạt điều mình muốn nói của bạn tới đâu, có rõ ràng lành mạch, dễ hiểu hay không, có biết cách chào hỏi lịch sự đàng hoàng hay không. Vì vậy khi bắt đầu thì bạn nhớ giới thiệu bản thân, chào hỏi mọi người trong nhóm, và khi kết thúc thì phải biết cám ơn mọi người.

・Tính hợp tác

Biết phản biện, đưa ra những ý kiến đóng góp lỗ hỏng là tốt, tuy nhiên không phải lúc nào phủ nhận ý kiến của người khác cũng là tốt. Nếu bạn chỉ biết phủ nhận ý kiến của người khác thì sẽ bị đánh giá là người chỉ biết bàn lùi, bảo thủ. Vì vậy khi muốn đưa ra ý kiến ngược lại với một người khác thì bạn nên nói nhẹ nhàng hơn, như là “Ý kiến của bạn AAA là như vậy nhỉ, nhưng mình nghĩ…”「AAAさんの意見は△△なのですね。しかし私は…」… Sẽ làm cho không khí của nhóm dễ chịu hơn. Ngoài ra nếu bạn đồng ý với ý kiến của ai đó thì cũng nên nói ra, là “Mình đồng ý với bạn AAA về ý kiến đó”,…

Nếu bạn để ý thấy có ai đó chưa có cơ hội phát biểu thì hãy nói giúp bạn ấy một câu như là “Bạn BBB nghĩ sao?”, thì vừa ghi điểm cho bạn mà cũng vừa ghi điểm cho cả nhóm là nhóm làm việc hợp tác, biết để ý đến nhau.

・Sự hiểu biết về các thông tin, tình hình mới nhất

Khi bạn giải thích một điều gì đó dựa trên các thông tin gần đây (thời sự, báo chí,…), thì cũng là một trong những cách để nhà tuyển dụng biết được là bạn là người chăm tìm hiểu các kiến thức mới, các thông tin mới.

・Lý luận có logic

Khi bạn đưa ra một ý kiến gì đó và có những lập luận chính xác chứng minh rằng ý kiến của mình là chính xác thì cũng là một trong những điểm được đánh giá cao. Nó sẽ chứng minh rằng bạn có lập luận tốt, suy nghĩ có tính logic, biết sắp xếp thông tin trước sau.

 👉 Xem thêm bài viết: Xin việc tại Nhật: 5 lỗi cơ bản khi đi phỏng vấn

Kết

   Chỉ trong vòng 30~45 phút mà có quá nhiều thứ để đánh giá các bạn nhỉ. Nhưng các bạn đừng quá lo lắng, các bạn vẫn có thể luyện tập cùng bạn bè hằng ngày, như là đọc và xem tin tức, thời sự, rồi cùng nhau bàn luận, chỉ như vậy thôi nhưng làm hàng ngày cũng tạo ra khác biệt lớn đấy.

   Không phải ai cũng giỏi làm việc theo nhóm, thảo luận theo nhóm, làm việc một mình dễ quản lý và tiện hơn rất nhiều đúng không? Tuy nhiên khi đi làm rồi thì bạn phải biết là công ty không phải chỉ của mình bạn, mà là công sức của rất nhiều người gọp lại. Thảo luận nhóm là một trong những bài test để xem năng lực làm việc nhóm của bạn đấy. Hãy cố gắng lên nhé. Mong bài viết này có thể giúp các bạn hiểu hơn về thảo luận nhóm, và biết được mình còn yếu ở đâu để mau chóng trau dồi điểm đó.

Nguồn tham khảo nộ: MyNavi

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...