Cách viết mail chào hỏi khi nghỉ việc ở công ty Nhật

    Bạn sắp nghỉ việc và đang thắc mắc không biết phải chào hỏi mọi người trong công ty như thế nào cho phải? Nhật Bản là nơi trọng về các nguyên tắc lễ nghi và đương nhiên khi nghỉ việc cũng cần phải tuân theo những nguyên tắc riêng biệt.

   Trong bài này, Tomoni xin được giới thiệu sơ lược về cách viết email chào hỏi khi xin nghỉ việc để mọi người cùng tham khảo nhé.

Chào qua email hay chào trực tiếp?

    Mỗi người đều có một lý do nghỉ việc riêng, tuy nhiên trong trường hợp nào đi nữa, thì việc chào hỏi lần cuối trước khi nghỉ cũng rất quan trọng. Nó ảnh hưởng tới không chỉ hình ảnh của bạn, mà còn cả của người giới thiệu bạn vào công ty nữa.

    Có 2 cách chào hỏi phổ biến là: gặp mặt để chào hỏi trực tiếpgửi email chào hỏi. Gần đây, đa phần ở các công ty, viêc chào hỏi qua email đã trở nên phổ biến hơn rất nhiều nhưng bạn cũng nên linh hoạt chọn cách chào hỏi phù hợp với từng đối tượng.

  Với cấp trên hoặc những người từng trực tiếp chỉ dạy cho mình thì bạn nên gặp mặt và chào hỏi trực tiếp. Còn với đối tác hoặc các đồng nghiệp ít thân cận hơn trong công ty…bạn có thể chọn cách gửi email. Việc gửi email tới toàn bộ công ty để chào hỏi vào buổi đi làm cuối  cùng đã trở thành một nét văn hóa quen thuộc trong công sở Nhật những năm gần đây.

Nên gửi khi nào?

    Nên gửi email vào lúc nào trong khoảng thời gian từ lúc xin nghỉ việc tới ngày đi làm cuối cùng ? Điều này phụ thuộc vào văn hóa từng công ty và đối tượng mà bạn định gửi.

Đối với người ngoài công ty

Thường thì  bạn nên thông báo cho đối tác biết về việc bạn sắp nghỉ sau khi có quyết định xin nghỉ việc chính thức, khoảng 2, 3 tuần trước ngày đi làm cuối cùng.

Vì sau khi mình nghỉ thì công việc vẫn tiếp tục được thực hiện, nên những thông tin liên quan tới công việc như: phần việc bạn phụ trách đã được tiến hành tới đâu, sau khi bạn đi ai sẽ là người phụ trách,… cần được thông báo sớm để phía đối tác có thể chủ động sắp xếp cho hợp lý. Nếu để đến gần ngày nghỉ mới nói thì có thể khiến việc bàn giao không được trơn tru, và khiến bạn bị đánh giá là người thiếu trách nhiệm với công việc. Các bạn làm về 営業 hay các bộ phận phải tiếp xúc với khách hàng nhiều cần đặc biệt lưu ý vấn đề này.

Đối với người trong công ty

   Với người trong công ty, thường thì mail thông báo này có ý nghĩa như là “lời chào hỏi cuối cùng”, giống như là lần cuối bạn nói お疲れ様です với mọi người vậy. Vì thế nên đa phần mọi người sẽ gửi mail vào ngày cuối cùng đi làm.

   Tùy vào văn hóa từng công ty mà thời điểm gửi mail trong ngày cuối cùng nãy cũng khác. Có công ty thì đợi đến hết giờ làm việc mới gửi, có nơi thì gửi đầu giờ để những người khác đọc được và có thể chào hỏi trực tiếp lần cuối. <sBạn có thể hỏi senpai, hoặc là tham khảo mail mà mình đã nhận được từ những người nghỉ trước đó để tham khảo.

    Thường thì vào những ngày cuối trước khi đi làm bạn sẽ rất bận rộn để dọn dẹp, bàn giao công việc. Nên để tránh cập rập, tốt nhất bạn nên soạn sẵn mail tạm biệt để ngày cuối cùng chỉ việc nhập địa chỉ và gửi đi.

Gửi trong phạm vi nào ?

    Sau khi nghỉ việc, chuyện bạn vô tình gặp lại người ở chỗ làm cũ, dù là trên đường hay là đối tác làm việc là chuyện có thể xảy ra, nhất là khi bạn chỉ chuyển công ty nhưng vẫn làm việc cùng ngành thì việc gặp đối phương trong tư cách là đối tác cũng không ít. Để về sau không gặp phải cảnh dở khóc dở cười thì mình nên chào hỏi tất cả mọi người không kể trong hay ngoài công ty, đặc biệt là những người đã giúp đỡ, chỉ bảo mình.

Gửi mail như thế nào thì hợp lý?

    Khi gửi mail cùng một nội dung cho nhiều người, thì phải chú ý xem là địa chỉ email để ở đúng vị trí BCC hay chưa, nếu để ở To hoặc CC thì tất cả những người nhận được đều biết được bạn đã gửi cho những ai.

    Thường thì có những bước sau đây:

  • Để địa chỉ email của mình ở To, và tất cả những người mình muốn gửi để ở BCC
  • Cám ơn vì đã giúp đỡ mình trong suốt thời gian qua, chúc công việc phát triển tốt
  • Không nhất thiết phải viết lý do nghỉ việc, nếu phải viết thì viết ngắn gọn và đừng tiêu cực quá. Tốt nhất nên để lý do là: 一身上の都合により
  • Đối với những người sau này mà bạn vẫn phải liên lạc (ví dụ như bên nhân sự, kế toán, vân vân) thì chú ý ghi thêm cách thức liên lạc với cá nhân (số điện thoại, địa chỉ email, vân vân)

    Tùy công ty, mỗi nơi mỗi khác, có nơi thì bạn nên gửi BCC sẽ lịch sự hơn, có nơi thì họ cứ để CC chung cho cả bộ phận cùng đọc. Bạn để ý xem senpai trước kia họ làm như thế nào, không thì hỏi cấp trên nên phải gửi như thế nào để không gây rắc rối về sau.

Mẫu email tham khảo

    Đối với người trong hay ngoài công ty, nội dung email cũng sẽ khác nhau, bạn nhớ chú ý thay đổi nội dụng nhé. Hãy tham khảo mẫu dưới đây để viết email cho mình nhé.

Đối với người trong công ty

■ Tiêu đề:退職のご挨拶(Tên của bạn)

■ Nội dung email:

☛ ĐOẠN 1: Nêu lý do và ngày nghỉ việc. Xin lỗi vì ko thể chào trực tiếp và xin phép chào qua email.
○○部の皆様、お疲れ様です。
このたび、一身上の都合により8月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

☛ ĐOẠN 2: Cảm ơn mọi người đã giúp đỡ trong quá trình làm việc. Thể hiện rằng mình đã học hỏi được rất nhiều điều qua công việc và mong muốn sẽ có thể phát huy được những kinh nghiệm đó trong thời gian tới.

在職中はたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。
業務を通して多くの方々と関わり、さまざまなことを学ばせていただきました。
壁にぶつかるたびに、皆様からあたたかい叱咤激励のお言葉をかけていただき、本当に感謝しております。
この会社で学んだこと、経験のすべてを、今後も活かしていきたいと思います。

☛ ĐOẠN 3: Để lại địa chỉ liên lạc cá nhân (có thể bỏ qua)

今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。
メール:xxx@xxxxx
携帯:xxx-xxx-xxx

☛ ĐOẠN 4: Chốt lại email bằng câu chúc sức khỏe, thành đạt và lời cảm ơn.

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

Đối với người trong công ty

■ Tiêu đề :退職のご挨拶(株式会社△△ (tên công ty ) Tên bạn)

■ Nội dung

☛ ĐOẠN 1: Nêu lý do và ngày nghỉ việc. Xin lỗi vì ko thể chào trực tiếp và xin phép chào qua email.

株式会社○○ 営業部
◇◇◇◇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、●月●日をもって株式会社△△を退職することになりました。
◇◇様には何かとお力添えをいただき心より感謝しております。
ここにあらためてお礼を申し上げます。
本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

☛ ĐOẠN 2: Nêu rõ thông tin về người sẽ thay mình phụ trách

後任は、同じ部署の■■が務めさせていただきます。
後日改めて■■がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

☛ ĐOẠN 3: Chốt lại email bằng lời chúc thành đạt và phát triển

末筆ながら、貴社のご発展と◇◇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

※ LƯU Ý: Khác với mail gửi trong nội bộ công ty, trong email chào hỏi với người ngoài công ty, tuyệt đối không để địa chỉ liên lạc cá nhân lại

Kết

    Khi xin việc là lúc họ đánh giá mình qua khả năng thể hiện lúc phỏng vấn, còn khi nghỉ việc là lúc họ đánh giá mình sau một thời gian làm việc cùng. Đừng để những cố gắng trong khoảng thời gian của mình bị đánh giá xấu đi chỉ vì những sơ sót trong các công tác cuối cùng nhé. 😀

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...