Cách viết email xin ngừng ứng tuyển

Trong những bài trước, Tomoni đã giới thiệu cho các bạn về naitei, về việc từ chối naitei và cách viết email từ chối naitei. Vậy khi muốn ngừng ứng tuyển ngay từ giai đoạn tuyển khảo, phỏng vấn (選考・面接辞退) thì nên viết như thế nào? Trong bài này, Tomoni sẽ hướng dẫn các bạn viết và những lưu ý khi viết mail xin ngừng tuyển dụng (phỏng vấn, tuyển khảo…) nhé.

Xin việc ở Nhật: Có được từ chối naitei không?

Hướng dẫn cách viết email từ chối naitei

Lưu ý khi liên lạc xin ngừng ứng tuyển
Liên lạc bằng email – OK

Khi muốn ngừng ứng tuyển, nhiều bạn có lẽ vẫn lo lắng rằng không biết nên liên lạc, xin lỗi phía nhà tuyển dụng bằng email mà không phải bằng điện thoại hay thư tay liệu có sao không? Bạn không cần phải lo lắng quá mức, việc liên lạc bằng email là hoàn toàn không có vấn đề. Tất nhiên là trừ trường hợp bạn hủy quá đột xuất (có phỏng vấn trong ngày chẳng hạn…).

Trường hợp xin ngừng ứng tuyển vào ngày trước, hoặc trong ngày phỏng vấn

Trong trường hợp này, bạn cần liên lạc ngay bằng điện thoại cho phía công ty tuyển dụng biết. Khi có việc thay đổi đột xuất, việc liên lạc ngay bằng điện thoại là 1 trong những điều cơ bản của business manner.

Không tự ý ngừng ứng tuyển mà không thông báo

Nếu bạn tự ý ngừng ứng tuyển mà không thông báo cho phía công ty biết, có thể sẽ có những rắc rối xảy ra như việc công ty sẽ liên lạc đến trường của bạn, hoặc biết đâu sau này công ty đó sẽ trở thành đối tác với công ty của bạn chẳng hạn… Hành xử chuyên nghiệp sẽ tránh được những rắc rối sau này. Do vậy, khi đã quyết định ngừng ứng tuyển, hãy thông báo càng sớm càng tốt cho nhà tuyển dụng biết.

Có cần thiết phải liên lạc bằng thư tay không?

Có thể có bạn muốn xin lỗi nhà tuyển dụng 1 cách tử tế bằng cách gửi thư tay. Tuy nhiên, việc bạn ngừng ứng tuyển có ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng của công ty, về cơ bản thì bạn cần báo cho công ty càng sớm càng tốt. Việc gửi thư tay mất thời gian, do đó không phải là 1 cách hay.
Ngoài ra, đây không phải là việc từ chối naitei, không đến mức tỏ ý xin lỗi bằng cách viết thư tay. Liên lạc bằng email là đủ.

Mẫu email xin ngừng ứng tuyển

Các bạn có thể tham khảo mẫu email xin ngừng ứng tuyển dưới đây.

件名:選考途中辞退のご連絡
(Tiêu đề: Liên lạc về việc ngừng ứng tuyển)
Point: Nhìn tiêu đề có thể nắm được nội dung của email

株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯様
Point: ghi rõ tên công ty, bộ phận, tên người phụ trách.

いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
Point: Chào hỏi, xưng tên, trường học.

先日は、次回面接のご通知を頂きまして、誠にありがとうございました。
しかし、諸般の事情により、今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。
(Rất cám ơn vì hôm trước đã thông báo cho tôi về buổi phỏng vấn tiếp theo.
Tuy nhiên, vì một vài lý do, tôi xin phép được ngừng ứng việc tuyển khảo từ bây giờ.)
Point: Cảm ơn phía công ty vì đã liên lạc thông báo, sau đó vào ngay vấn đề chính (xin ngừng ứng tuyển). Có thể ghi lý do cũng được được.

貴重なお時間を割いて選考をして頂いたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。
(Tôi rất xin lỗi phải trả lời công ty như thế này, mặc dù công ty đã bỏ thời gian quý báu để thực hiện việc tuyển khảo cho tôi.)
Point: Chân thành xin lỗi công ty.

誠に身勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。
Point: Tỏ thành ý mong công ty thông cảm cho sự tự ý ngừng ứng tuyển của mình.

本来は、直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことを、重ねてお詫び申し上げます。
(Đáng lẽ tôi phải đến trực tiếp để nói lời xin lỗi, tuy nhiên tôi lại liên lạc đến bằng email, một lần nữa rất xin lỗi công ty.)
Point: Xin lỗi vì việc liên lạc xin ngừng ứng tuyển qua email.

末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
(Cuối thư, tôi chúc công ty ngày càng phát triển, chúc mọi người mạnh khỏe và thành đạt.)
Point: Kết thúc email bằng những câu được quy định sẵn.

Những điểm cần chú ý khi viết email
Viết tiêu đề email rõ ràng để người đọc có thể nắm được nội dung khi nhìn tiêu đề

Ví dụ: 選考途中辞退のご連絡
Tránh đặt tiêu đề khó hiểu, hay không liên quan đến nội dung, làm mất thời gian của người đọc và gây ấn tượng xấu.

Tuân thủ theo những manner khi viết business email

Đầu email phải viết đầy đủ và đúng tên công ty, bộ phận, tên của người nhận (người phụ trách).
Ví dụ:
株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯課 ◯◯様

Sau đó là câu chào hỏi, tên trường, tên bản thân.
Ví dụ:
いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。

Viết kết luận trước (việc ngừng ứng tuyển)

Trước khi vào vấn đề chính, hãy cảm ơn phía công ty vì liên lạc thông báo hôm trước. Trong business email, thông thường sẽ cảm ơn vì sự kiện hôm trước (công ty có liên lạc thông báo) rồi mới vào vấn đề.
Tiếp theo, viết luôn vấn đề chính là muốn ngừng ứng tuyển. Mục đích làm cho người đọc dễ hiểu, dễ nắm bắt nội dung, tiết kiệm thời gian cho người đọc.
Ví dụ:
先日は、次回面接のご通知を頂きまして、誠にありがとうございました。
しかし、諸般の事情により、今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。

Về lý do xin ngừng ứng tuyển, nếu bạn không bị hỏi thì không cần thiết phải nói rõ lý do. Những lý do chung chung như lý do cá nhân (一身上の都合により), hay do 1 vài lý do (諸般の事情により) đều được chấp nhận. Hoặc những lý do khách quan như vướng lịch thi ở trường Đại học.. thì cũng có thể được.

Xin lỗi vì đã không đáp lại được thành ý của công ty

Ví dụ:
貴重なお時間を割いて選考をして頂いたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。
Mong sự thông cảm, thứ lỗi từ công ty

Khi không đáp lại được thành ý của công ty, việc chỉ đơn giản xin lỗi (申し訳ありません) là chưa đủ. Còn phải chân thành mong công ty thông cảm, thứ lỗi (何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます).
Ví dụ:
誠に身勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。

Xin lỗi vì đã liên lạc ngừng ứng tuyển với công ty bằng email

Việc liên lạc để xin lỗi, cách tốt nhất là đến gặp trực tiếp. Việc liên lạc qua email được coi là cách liên lạc đơn giản, cũng có những người khó tính không chấp nhận việc này. Do vậy cần phải thêm câu xin lỗi vì đã liên lạc bằng email.
Ví dụ:
本来は、直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことを、重ねてお詫び申し上げます。

Kết thúc email bằng câu được định hình sẵn

Business email thường có những câu văn được có sẵn theo mẫu. Bạn nên sử dụng những câu đó để kết thúc email.
Ví dụ:
末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...