5 điều cần chú ý khi gọi điện trong khi xin việc

  Trong quá trình đi xin việc, sẽ có một số tình huống mà chúng ta phải gọi điện trực tiếp chứ không trao đổi qua email được: ví dụ như gọi lại cho công ty khi xin phép đến muộn phỏng vấn vì chậm tàu, gọi lại cho cuộc gọi nhỡ từ phía nhà tuyển dụng,…. Với các bạn du học sinh vốn chỉ quen liên lạc với thầy cô, bạn bè, việc gọi điện này chắc chắn sẽ không tránh khỏi nhiều bỡ ngỡ. 

  Trong bài viết dưới đây, Tomoni sẽ tổng hợp lại một số điểm cần chú ý khi gọi điện thoại trong quá trình đi shukatsu để các bạn thêm tự tin hơn khi gọi điện nhé. 

Các tình huống phải gọi điện khi shukatsu 

  Trong quá trình đi shukatsu, sẽ không tránh khỏi những tình huống mà chúng ta không thể nghe máy vì nhiều lý do: đang dự setsumeikai ở 1 công ty khác, điện thoại bỏ vào cặp và không để ý, đang đi baito,…Khi đó chúng ta sẽ phải gọi lại cho các số gọi nhỡ đó để không bỏ lỡ các thông tin quan trọng và nhiều khi là cần gấp. 

  Hoặc cũng có những khi chúng ta phải chủ động gọi điện cho phía công ty để liên lạc về việc mình đến trễ phỏng vấn do tàu dừng đột ngột, …

   Tóm lại, là sẽ có nhiều tình huống cụ thể khác nhau mà chúng ta phải gọi điện, nhưng tựu chung lại có 3 tình huống chính sau đây: 

  • Điện thoại để đặt lịch hẹn OB-OG訪問 với sempai (Nếu bạn nào chưa hiểu khái niệm này hãy tham khảo link)
  • Gọi lại khi có cuộc gọi nhỡ từ số máy của nhà tuyển dụng 
  • Liên lạc khi trễ, hay đổi lịch phỏng vấn
5 điều cần chú ý
Sau đây là 5 điều mà các bạn cần lưu ý khi gọi điện cho phía công ty hoặc sempai trong quá trình đi shukatsu. 
Chú ý thời gian gọi

Có 2 điều cần chú ý ở mục này là

  • Gọi trong khoảng thời gian công ty làm việc. Nếu công ty có thời gian làm việc là 9h~17h30 mà bạn lại điện cho công ty lúc 18h, dù có người nhấc máy đi nữa thì bạn cũng đã phạm phải lỗi manner cơ bản.
  • Không gọi trong khoảng thời gian 1 tiếng sau khi bắt đầu, và 1 tiếng trước khi kết thúc thời gian làm việc. Vì lúc đó các công ty thường rất bận. Ví dụ: nếu công ty làm việc từ 9h~18h thì thời gian không nên gọi là từ 9h~10h, và 17h~18h.
Chú ý tiếng ồn xung quanh

Tốt nhất nếu có thể, bạn hãy gọi điện khi ở nhà để tránh tiếng ồn có thể làm nhiễu cuộc gọi. Còn nếu bạn cần phải gọi điện gấp trong khi đang ở ngoài thì hãy cố gắng chọn nơi yên tĩnh và ít người qua lại để có thể nghe rõ hơn, tránh sai sót khi nghe nhé.

Chuẩn bị sẵn bút, sổ tay và lịch của bản thân

Tùy theo tình huống hay nội dung mà cuộc điện thoại có thể dài hay ngắn. Để đảm bảo không có sai sót thì hãy chuẩn bị sẵn một quyển ghi chú có sẵn lịch của các bạn. Vì khi nội dung của cuộc gọi quá dài, có quá nhiều thứ phải ghi chú, và đôi khi lịch trình phải thay đổi liên lục, vậy thì một quyển ghi chú có sẵn lịch của các bạn thì quá tốt phải không nào!

Nhiều bạn có thói quen ghi chú vào điện thoại, và khi nghe điện thoại thì rất khó vừa nghe vừa ghi chú được, nên hãy chuẩn bị cho mình một quyển sổ tay nhé.

Chuẩn bị sẵn các nội dung cần nói

Sau khi thực hiện các bước trên các bạn vẫn có thể điện thoại cho nhà phỏng vấn, nhưng khi điện thì chắc hẳn bạn nào cũng run phải không?  Khi run quá thì có thể phạm phải những lỗi không đáng, vậy để tránh những lỗi không đáng có, và để có thể nói một cách tự nhiên hơn thì việc chuẩn bị sẵn nội dung cần nói là rất quan trọng.

Dưới đây là cấu trúc cơ bản nhất khi điện thoại, nếu bạn thực hiện đủ các bước dưới đây nhất định sẽ tạo ấn tượng trong mắt người tuyển dụng nhất là khi các bạn là du học sinh.

  • Xưng tên
  • Hỏi tên và bộ phận của người mà mình cần liên lạc
  • Truyền đạt nội dung cần nói
  • Cảm ơn và xác nhận lại một lần nữa

Mẫu tham khảo 

  • お忙しいところ、失礼致します。◯◯大学の△△と申します。
  • ✕✕の件でご連絡させていただきました。◯◯部△△課の□□様はいらっしゃいますでしょうか。
  • お世話になっております。◯◯大学の△△です。✕✕の件でご連絡させていただいたのですが、いま5分程度お時間よろしいでしょうか?面接日程の打診をいただきましてありがとうございました。7月1日の15時でお願いできればと思っておりますが、ご都合いかがでしょうか。
  • ありがとうございます。では7月1日の15時御社の新宿本社ビルに□□様宛に伺わせていただきます。宜しくお願いいたします。お忙しい中ご対応いただき、ありがとうございました。失礼致します。

Khi chưa quen thì các bạn nên ghi cụ thể và theo tuần tự này, nhưng nếu quen rồi thì bạn có thể chỉ chuẩn bị bước 3 đó là nội dung cần nói thôi

Xác nhận lại trước khi cúp máy

Khi bạn ghi chú quá nhiều thông tin, để tránh sai sót thì hãy xác nhận lại nội dung mà bạn đã nghe được. Chú ý sự giống nhau giữ 「4(し)」「7(しち)」hãy đọc 7 bằng (なな). Để tránh sai xót thì nên sử dụng thời gian 24h.

Ví dụ trong các trường hợp cụ thể

先方:お電話ありがとうございます。◯◯(社名)の△△でございます。
あなた:お忙しいところ、失礼致します。◯◯大学の△△と申します。✕✕の件でご連絡させていただいたのですが、◯◯部△△課の□□様はいらっしゃいますでしょうか。

Trường hợp gọi lại khi có cuộc gọi nhỡ

◯◯部△△課の□□様から本日11時頃にお電話いただいた件で、ご連絡させていただきました。(折り返しご連絡させていただきました。)

Trường hợp người bạn muốn gọi đã nhấc máy

あなた:気がつかず大変失礼致しました。お世話になっております。✕✕の件でご連絡させていただいたのですが、いま5分程度お時間よろしいでしょうか?

Trường hợp không phải người bạn muốn gặp và phải chuyển máy

先方:少々おまちくださいませ。
あなた:ありがとうございます。(あるいは、恐れ入ります。)

(Bạn giữ máy)

ご担当者:お電話変わりました。□□でございます。
あなた:お忙しいところ、失礼致します。◯◯大学の△△です。✕✕の件でご連絡させていただいたのですが、いま5分程度お時間よろしいでしょうか?
ご担当者:はい。お願いいたします。

Trường hợp muốn hẹn gặp OB-OG

あなた:突然のご連絡で失礼致します。大学のキャリアセンターの◯◯様から□□様のご紹介を受け、ご連絡致しました。ぜひ御社のお仕事についてOB訪問でお伺いできればと思っております。ご検討いただけますでしょうか。

Trường hợp đổi lịch phỏng vấn

あなた:先程は二次面接のご連絡をいただきありがとうございました。いただいた日程の7月4日、10時に伺えればと思いご連絡させていただきました。

Điện thoại lại để xác nhận thông tin

あなた:お電話いただいたのですが、日程の部分を聞き取ることができず、確認でご連絡させていただきました。7月4日、7月5日、7月6日の10時で打診いただいたということで間違いないでしょうか。では、7月4日の10時でお願いできればと思います。宜しくお願いいたします。

Khi người bạn muốn gặp không ở công ty

あなた:かしこまりました。□□様は何時頃お戻り(かご存じ)でしょうか。その時間に改めさせていただきます。(改めさせていただければと思います。)
先方:14時頃戻り予定となっております。
あなた:ありがとうございます。ではその時間に改めさせていただきます。
先方:お手数おかけしますが、宜しくお願いいたします。
あなた:ありがとうございます。失礼致します。

Thông thường, trong trường hợp người bạn muốn gặp không có mặt ở công ty thì bạn không cần phải để lại lời nhắn, nhưng nếu bạn đã liên lạc nhiều lần nhưng không gặp được người đó, hay từ phía người nghe hỏi bạn có muốn để lại lời nhắn hay không, thì lúc đó hãy nói câu : 「用件をメールさせていただきますので、□□様にそのように伝えていただけますでしょうか。」(nếu bạn đã có mail của người cần liên lạc)

Các từ vựng thường được sử dụng

Khi gọi điện cho nhà tuyển dụng thì các từ ngữ bạn cần dùng cũng phải là kính ngữ, không giống như gọi điện thoại trong cuộc sống hằng ngày. Để tránh nhầm lẫn thì hãy note lại những từ thường dùng trong các cuộc hội thoại mang hơi hướng business dưới đây và luyện tập thường xuyên nhé.

・貴社→御社
・かけなおす→折り返し
・失礼します。→失礼致します。
・こんにちは。→お世話になっております。
・またかけなおします。→改めさせていただきます。
・突然すみません。→突然のご連絡、失礼致します。
・すみません(ありがとうございます)→恐れ入ります。
・わかりました、了解です。→かしこまりました、承知致しました。
・親切にありがとうございます。→ご丁寧にありがとうございます。
・すみませんが、伝言をお願いできますか?→恐れ入りますが(お手数ですが)、伝言をお願いできますでしょうか?
・電話番号を教えてください。→お電話番号を頂戴できますでしょうか。(お電話番号を伺えますか。)

Trong câu ở trên có các kiểu câu như「~できますでしょうか。」「~できませんでしょうか。」là sử dụng 2 loại kính ngữ chồng lên nhau. Mặc dù các bạn có thể sử dụng「です」「ます」nhưng trong ngôn ngữ kinh doanh hiện tại thì họ hay dùng kính ngữ chồng lên nhau như thế này để tăng thêm phần lịch sự. 

Mẹo để tạo ấn tượng tốt đối với đối phương
  • Hãy nói rõ ràng vừa phải, không nên nói quá nhanh.
  • Hãy để ý đến biểu hiện của đối phương khi nghe máy, nếu họ có vẻ bận thì nên giữ ý, tỏ ý sẽ gọi lại sau để thể hiện mình là người khéo léo, biết nghĩ cho đối phương. 

 

「いま2、3分程度お時間よろしいでしょうか?」Hay「ご都合よろしくなければ、また改めてご連絡致します。(何時頃がご都合よろしいでしょうか。)」

Tiếng Nhật trong kinh doanh rất khác với tiếng Nhật trong cuộc sống hằng ngày, để tránh sai xót thì hãy chuẩn bị thật kĩ và luyện tập thật nhiều. Việc tập gọi điện trong quá trình đi shukatsu thế này cũng sẽ giúp các bạn tự tin hơn nhiều khi đi làm sau này, nên hãy chú ý học hỏi thật nhiều và thực hành cho tốt để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng nhé. 

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

Bình luận

Loading...